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Gestión de proveedores

¡Un proveedor es un amigo! Cómo mejorar la relación con los proveedores

por Yooz el 1.10.2021

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En artículos anteriores, hemos destacado la importancia primordial que tiene la gestión de proveedores en una empresa hoy en día, y el hecho de que muchos actores internos ahora comparten la responsabilidad en torno a los departamentos esenciales de compras y finanzas. En este contexto, la pregunta que surge es saber qué medios tiene la empresa para optimizar su relación con los proveedores y convertirla en una fuerte palanca de su desempeño.

 

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La correcta gestión de proveedores es vital para la toda empresa

 

Mayoritariamente tres sectores sufren estructuralmente la morosidad en el plazo de pago de sus clientes: la construcción, el apoyo empresarial y la información y comunicación.


En cuanto al retraso medio en el pago de proveedores, hace ya varios años que la media se encuentra en 11 días; lo cual podemos decir que es ligeramente mejor que la media europea (13 días) pero sigue siendo un problema y aún estamos lejos de países como Alemania o Holanda.

 

 

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¿Cómo puedo mejorar la relación con mis clientes a través de las TIC?

 

Aquí le dejaremos algunos consejos porque sus proveedores serán sus Partners:

 

A lo largo de su relación con la empresa, los proveedores se deben relacionar con una multiplicidad de interlocutores, desde el originador de la necesidad que primero los solicita, hasta el departamento de contabilidad que saldará su factura, así como también el departamento legal, logístico e incluso el de seguridad. Una de las dificultades para mantener una relación simple, eficaz y coherente es, por tanto, vincular de manera fluida y armoniosa estas interacciones de muy diferente naturaleza que marcan el proceso denominado Procure-to-Pay (P2P).


Hoy en día, la tecnología permite digitalizar y automatizar este proceso, integrarlo de punta a punta y, por tanto, reunir a todos los actores en torno a una misma herramienta y la misma información. Esta solución permite, en primer lugar, crear la expresión de la necesidad, luego la solicitud de compra y el compromiso presupuestario asociado. Una vez generado el pedido, un workflow permite validar su recibo y, finalmente, activar el pago.

 

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Dado que la factura es la piedra angular de la relación con el proveedor, es su digitalización y automatización lo que está en el corazón de esta digitalización del proceso de las Cuentas a pagar. Esto tiene muchas ventajas que se combinan para optimizar la relación con el proveedor. Para empezar, los diferentes actores ganan visibilidad ya que pueden seguir el avance del proceso. Como resultado, todos intervienen únicamente en el momento que es necesario que participen.

 

De esta forma se mejora la eficiencia, lo que también beneficia al proveedor, que ya no es llamado en el momento equivocado o se le pide información que ya ha dado, por ejemplo. De esta forma también se mejora su experiencia, aumenta su compromiso y puede concentrarse plenamente en su profesión, la calidad de su producto/servicio y en el beneficio de su cliente.

 

¿Se pregunta por qué sería beneficioso e importante tener una buena relación con sus proveedores?

 

El ahorro de tiempo en todos los niveles y la drástica reducción de errores de reingreso y duplicados de las facturas también se traducen en menores costes y en la liberación de recursos que pueden reasignarse a tareas de mayor valor agregado. A medida que la información es más clara, también es más fácil de controlar y la digitalización se convierte también es un arma contra el fraude y los riesgos regulatorios.

 

Según el estudio de Michael Page y Procurious, los equipos de compras siguen realizando tareas de bajo valor añadido, estando su carga de trabajo compuesta por el 49% de las tareas operativas (frente al 51% de las estratégicas). Sin embargo, algunas de estas misiones podrían encomendarse a nuevas tecnologías, y esto, con una mejor relación coste / beneficio.

 

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Finalmente, una herramienta que cubre el ciclo de punta a punta, permite crear cuadros de mando, cuadrículas de análisis y sistemas de alerta basados ​​en diversos indicadores operativos (trabajos en curso, retrasos, etc.) o consolidados (por tipo de factura, importe, proveedor, centro de coste, etc.). Esto permite a las compras contar con una herramienta para monitorear y administrar la relación con el proveedor de manera más precisa sobre la base de criterios mucho más ricos que la mera minimización de costes. La digitalización del proceso de Cuentas a pagar proporciona a toda la empresa los elementos que le permiten poner en marcha una política verdaderamente global de control y evaluación con respecto a su ecosistema de proveedores y, por tanto, sacar todo su potencial.

 

La relación con proveedores, a simple vista, no parece ser un aspecto primordial en la estrategia de la empresa pero, los tiempos cambiaron y hoy, todo lo que podamos hacer mejor y más eficiente es necesario para tener una gestión empresarial en tiempo real y productiva. Una relación sana hace posible que podamos negociar mejor precios a nivel comercial y que nuestro proveedor quiera cumplir con nosotros porque somos "buenos pagadores" y por tanto, aportamos al desarrollo de su negocio. Un proveedor contento con nosotros va a querer ayudar a nuestra empresa para asegurar la producción y que sigamos comprándole a él.

 

Si quiere conocer mejor las tecnologías que están a disposición para la digitalización y automatización de las facturas de proveedor, ¡no se pierda este webinar en replay! De forma rápida, fácil y accesible se las puede integrar para contribuir a un mejor relacionamiento con proveedores.

 

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