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Digitalización de facturas

¡Escanear y contabilizar facturas en tiempo real es posible!

por Yooz el 28.05.2021

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Las empresas que aún no cuentan con un software de contabilidad que les permita escanear rápida y fácilmente sus facturas, no sólo para la digitalización de facturas sino también para procesar automáticamente los datos que que aparecen en el documento, están enfrentando grandes riesgos. La automatización de este proceso mediante un software adecuado, permite escanear facturas recibidas en distintos formatos, como por ejemplo pdf, y de distinto tipo, ya sean de venta o de gasto.

 

Pero, sin duda, una de las aplicaciones más importantes de estos programas informáticos es que permiten escanear las facturas, procesarlas y realizar el asiento contable automáticamente. Realizar todo este proceso de forma automática permite ahorrar tiempo, reducir el gasto de gestión y aumentar la producividad del departamento financiero. Además, estas soluciones son fáciles y rápidas de programar.

En este artículo veremos porqué es necesario contar con una herramienta de OCR eficiente e inteligente en el departamento financiero para poder aumentar la productividad del equipo, acceder a datos financieros en tiempo real y poder gestionar la empresa de forma estratégica.


¿Por qué es importante optar por un escáner con OCR?

 

El OCR es el Reconocimiento Óptico de Caracteres, es decir, un proceso por el cual se convierte una imagen con texto en un formato de texto que pueden leer los ordenadores.

 

En el mercado hay todo tipo de escaners de facturas, pero hay dos características que son especialmente importantes y hay que tener en cuenta al elegir la herramienta de contabilidad con la que se implantará el proceso de digitalización de documentos: que cuente con un OCR y la integración con su ERP.

CTA-SP-webinar-La revolución digital de las asesorías contables con la automatización de facturas

La primera característica es que cuente con un OCR. Los escáneres más potentes de hoy en día son los que contienen un OCR que, además, incorpore inteligencia artificial porque se invierte en un sistema que, al programarlo, aprende y no es necesario tener que volver a enseñarle cada pauta. Es importante siempre preguntarle al proveedor del software qué tasa de lectura automática tiene su OCR, qué tecnologías lo componen, etc.

 

Sin embargo, muchos creen que cualquier OCR sirve, que son todos iguales, que todos sirven para lo mismo, y cometen el grave error de pensar que no aporta mucho valor y es "solo un escaneo simple de documentos". La incorporación de un OCR no puede ser visto como un gasto, sino como una inversión que nos va a ayudar en el proceso de contabilidad. El OCR es la base de todo lo que sucederá después en el proceso contable de procesar, contabilizar y facturar ese documento.

 

Si se prioriza pagar un precio económico por encima de la calidad y aplicaciones del OCR que se está adquiriendo, se corre el riesgo de que los documentos no sean escaneados y contabilizados eficientemente y se tenga que poner a trabajar al equipo financiero para verificar los procesos que hizo el software. En definitiva, sería reemplazar una carga de trabajo por otra, pero no se ahorraría tiempo ni se terminaría con el proceso manual. 

 

La otra aplicación práctica con la que debe contar el escáner es la integración al ERP. Es muy útil trabajar con un software de escaneo que esté conectado de forma nativa a su ERP para poder obtener los datos de la factura y contabilizar la información automáticamente en su sistema de pago. Es decir, que su ERP pueda recibir la información escaneada y la integre automáticamente en el sistema, ya sea una factura de un proveedor (un pago) o de un cliente (un cobro).

 

De esta forma podemos olvidarnos de la facturación en papel y pasar a la facturación digital, para tener un procesamiento más eficiente de los documentos. La tecnología ha llegado al departamento financiero para ayudar a digitalizarse, gestionando mejor los recursos y optimizando operaciones.

 

¿Por qué elegir un OCR con Inteligencia Artificial y Machine Learning?


La extracción de datos mediante Inteligencia Artificial y Machine Learning es capaz de leer y "entender" qué información de un documento o factura se necesita utilizar y, lo que es más importante, qué se debe hacer con dicha información para que sea un dato relevante. Por ejemplo, el software que utiliza el aprendizaje automático puede completar el "Monto total" de una factura sin que se le enseñe o se le muestre en qué lugar de la factura obtener los datos y con qué campo asociarlos dentro de su sistema contable. Debido a que la herramienta ha visto miles de ejemplos de documentos, puede basarse en experiencias pasadas para sacar conclusiones y digitalizar la información correctamente.


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El software de automatización de Cuentas por pagar que propone Yooz, por ejemplo, cuenta con tecnología de extracción de datos inteligente mediante un OCR que extrae la información de las facturas escaneadas, ya sea mediante una foto de una factura en papel o un pdf de una factura recibida por correo electrónico. Trás escanear la factura, interpreta la información, extrae los datos relevantes, los ingresa en el campo correspondiente dentro de la aplicación y, a continuación, sólo deben ser revisados ​​y enviados para su aprobación.

 

 

Finalmente, los datos se exportan a un ERP o sistema contable. Si hay datos que no se pueden interpretar en un documento, el software de Yooz enviará una notificación solicitando ayuda para ese dato en concreto. La próxima vez, ya no necesitará ayuda, trás procesar el documento reconocerá ese dato. Esto se conoce como aprendizaje automático y funciona con inteligencia artificial.


En conclusión, las mejoras son constantes y nadie tiene que involucrarse en la enseñanza del software. El personal pasa de la entrada manual de datos y la verificación de terceros a simplemente revisar los datos recuperados para verificar su precisión. Si hay un error, el revisor puede hacer clic dentro de la aplicación Yooz para corregirlo introduciendo la información que falta rápida y fácilmente. Al utilizar optimizaciones de aprendizaje automático, el sistema se volverá más inteligente con el tiempo, reduciendo la cantidad de errores.

 

Pero... ¿qué implica todo esto para un CFO o para el equipo financiero?

 

Contar con una herramienta automatizada para el escaneo de facturas que, además, pueda procesarlas, recibir los datos y trasladarlos a los asientos contables adecuados, es de gran ayuda para agilizar y simplificar los complejos procesos de contabilizar todas las facturas que llegan al departamento financiero de las empresas. 
Mark Brousseau, consultor y portavoz del Instituto de Gestión Financiera (IOFM) lo expresa claramente en una entrevista con el Instituto de Gestión Financiera.

“Las empresas de hoy esperan más de su función financiera, sobre todo en cuestión de las Cuentas por pagar. Se dan cuenta de que si pueden acceder a la información y los datos alojados en su departamento de cuentas por pagar, pueden usarlos para respaldar una mejor gestión de su capital de trabajo, mitigar los potenciales riesgos y tomar decisiones más estratégicas".

 

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Esto permite a las empresas transformar los datos en conocimiento para tomar decisiones comerciales informadas y agilizar sus procesos comerciales. Y es posible gracias a la combinación de un OCR con extracción inteligente de datos, un aspecto fundamental a tener en cuenta al momento de elegir una solución de automatización de las Cuentas por pagar. 

Para conocer cómo funciona el software de automatización de Cuentas por pagar de Yooz, el cual integra OCR, Inteligencia Artificial y Machine Learning, descargue el webinar en replay y conozca la herramienta de automatización más potente del mercado!

 

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