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Cuentas por pagar

10 Buenas prácticas para una mejor gestión de las cuentas por pagar

por Yooz el 16.12.2020

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La correcta gestión de las cuentas por pagar en el departamento de finanzas es importante para tener un registro al día y representativo de todos los compromisos con los que cuenta la empresa, los plazos de pago disponible y así poder prever de contar con el flujo de caja necesario para cumplir con dichos compromisos.

 

En muchas empresas, la gestión de las facturas a pagar se hace de forma manual, es decir, se siguen usando documentos en papel y la aprobación de las órdenes de compra y las facturas sigue siendo de forma manual. Esto resulta muy engorroso, es una gran fuente de errores y de gastos, los documentos se pierden, hay retrasos en los pagos, la gestión de estratégica de proveedores es imposible y resulta muy ineficiente en términos de tiempo y dinero para el departamento de finanzas.

 

Por este motivo es que ya varias empresas han implementado tecnologías de automatización para la gestión del proceso de las cuentas por pagar gracias a su alta capacidad de mejorar la productividad y el rendimiento. El paso más importante que hay que dar hacia una buena gestión de las cuentas por pagar es entonces, la incorporación de tecnologías de automatización en la nube. Este tipo de herramientas son fáciles y rápidas de implementar, accesibles, y permiten tener total visibilidad, trazabilidad y control de las cuentas por pagar.

 

Claves para automatizar la gestión de las cuentas por pagar

 

1. Conocer los desafíos y las prioridades de la gestión

 

En primer lugar, hay que identificar los problemas que enfrenta el departamento de administración y finanzas con el proceso de las cuentas por pagar. Muchos documentos en papel, se pierde mucho tiempo en aprobar facturas, alta tasa de pérdida de documentos, falta de claridad en el proceso, falta de visibilidad contable, imputación contable en la cuenta equivocada, entre otros.

 

2. Identificar qué se puede modificar

 

Hay que describir la situación actual del departamento de finanzas y conocer dónde hace falta tener mayor control de la actividad en el proceso de las cuentas por pagar: cuáles son los tipos de documentos que deben procesarse y su volumetría, qué circuitos siguen las facturas, cuáles son los intervinientes y en qué fase del proceso, cuáles son los informes utilizados, etc. Identificar correctamente las reglas de control y sus posibles excepciones (sin, no obstante, perder de vista el objetivo de simplificación), permite ganar tiempo en la implantación del proyecto y la minimización de los riesgos de no alineación de la solución considerada con las expectativas de la empresa.

 

 

3. Consulte al departamento de finanzas involucrado en el proceso 

 

Es importante consultar a los diferentes interesados del proceso (Director financiero, contables, compradores, validadores, dirección general de la empresa, etc.), con el fin de comprender los problemas existentes a resolver, las prioridades que tienen y recopilar toda la información de las cuentas por pagar. Al contar con la participación de los usuarios en el diseño de la solución se consolida su adhesión al proyecto. A su vez, es muy importante incorporar al departamento de tecnología para que esté al tanto y haga seguimiento de todo el proyecto.

 

4. Defina objetivos y metas cuantitativas

 

Elegir los indicadores correctos es importante para poder medir su retorno de la inversión con la información correcta y tener control de las cuentas por pagar. En un proyecto de automatización de las cuentas por pagar, generalmente hay 4 indicadores que resultan ser especialmente pertinentes:

  • El tiempo y el coste del procesamiento de una factura.
  • El plazo medio de procesamiento de una factura, desde su recepción hasta su archivo.
  • El número de facturas procesadas por contable.
  • El número de litigios con los proveedores y el tiempo medio de procesamiento correspondiente.

Los objetivos pueden ser: Reducir el plazo de tratamiento de una factura, aumentar la cantidad de facturas que puede procesar el departamento de finanzas, relacionar la factura con la orden de compra, entre otros.

 

5. Defina objetivos cualitativos 

 

Los objetivos cualitativos están ligados directamente con aquellos puntos débiles o problemas que se detectaron en el primer paso. Por ejemplo; si se detectó el problema del incumplimiento legal, un objetivo cualitativo sería entrar en cumplimiento legal. Otro ejemplo puede ser la falta de visibilidad del proceso y como objetivo cualitativo tener la total visibilidad del proceso de las cuentas por pagar en tiempo real.

 

6. Elija una solución especializada y adaptada a sus necesidades que se integre con su ERP

 

En primer lugar, hay que asegurarse que la solución que se elija sea compatible y se integre perfectamente con el ERP que se tenga ya que ambos sistemas se nutrirán de datos de forma bidireccional.

 

Los datos contenidos en las facturas son la esencia del proceso. La tecnología de reconocimiento de los caracteres empleadas (OCR) debe ser lo suficientemente eficaz y competente para garantizar la automatización del proceso de las cuentas por pagar y garantizar su fiabilidad.

 

 

Para que sea instantáneamente eficaz, competente, y para que el resultado perdure en el tiempo, la tecnología debe utilizar preferentemente un sistema de localización de los datos "fulltext" que extrae automáticamente los datos pertinentes, con independencia de su ubicación en el documento. Este sistema presenta la ventaja de liberarse de cualquier configuración inicial en el momento de arrancar el proyecto ya que la calidad del reconocimiento no está relacionada con un formato de factura, sino que utiliza un razonamiento inteligente para localizar la ubicación de la información pertinente. Esta independencia de la ubicación de la información en el documento permite liberarse también de las evoluciones en la presentación de las facturas con el paso del tiempo.

 

Para concluir, busque una solución que resuelva sus problemas y que no se convierta luego, en un problema en sí mismo. Optar por tecnología de automatización de Cuentas por pagar inadecuada o que no se intregre bien con el ERP puede resultar en bajo ROI, tensión con los empleados, entre otras. Son varias las razones por las cuales una empresa puede terminar invirtiendo en la tecnología incorrecta, pero, sobre todo, la principal razón, es la confusión frente a una oferta tan variada.

 

7. Comience con la captura inteligente de documentos, reconocimiento avanzado de caracteres y extracción de datos inteligente

 

La calidad del reconocimiento automático de los datos permite minimizar considerablemente las intervenciones de los colaboradores, automatizar la conciliación entre las facturas y los pedidos, así como automatizar las cargas contables o detectar las duplicaciones. Gracias a la tecnología innovadora de reconocimiento de caracteres, no es necesario intervenir cada vez que se añade un nuevo proveedor, o cada vez que uno de sus proveedores cambia el formato de sus facturas. En otras palabras, no se necesitan modelos preestablecidos.

 

Aunque usted tenga una parte importante de facturas en papel, en la actualidad predomina el formato electrónico. Por consiguiente, la solución que usted considerará debe ser capaz de capturar tanto las facturas en papel (a través de cualquier escáner o equipo multifunción) como las electrónicas (PDF, EDI, ofimáticas, XML) que le lleguen a través de todos los canales existentes: correo postal, correo electrónico, FTP, etc.

 

Debe poder gestionar los diferentes flujos de facturas de una manera homogénea e industrializada.

 

Los datos deben estar accesibles en todo momento desde cualquier lugar para poder controlar todo el proceso de las cuentas por pagar eficientemente.

 

8. Elija una tecnología Cloud

 

Las soluciones en modo Cloud constituyen una ventaja fundamental.

De hecho, gracias a este modo de distribución de las soluciones informáticas, las empresas tienen rápidamente de una solución operativa al estar la aplicación alojada en el editor (o en un proveedor de hosting especializado) a la cual puede accederse desde un simple navegador de Internet.

Para utilizar la aplicación no se necesita ninguna inversión previa en material o en programas informáticos (compras de licencias). De este modo, tampoco se necesitan competencias específicas, recursos especiales o experiencia técnica para garantizar la gestión, dado que son asumidos por el proveedor de hosting las 24 horas del día.

 

9. Elija una sola herramienta para todo el proceso de las cuentas por pagar

 

Para tener todos los beneficios esperados de un proyecto de automatización, es preferible optar por una única solución que abarque el proceso de Cuentas por pagar de principio a fin, es decir, desde la realización de la compra hasta el pago de la factura del proveedor.

 

10. Priorice la trazabilidad total de los documentos

 

El sistema de automatización debe seguir todo el ciclo de vida de los documentos, desde la creación de una petición de compra hasta el envío del pedido, la gestión de su recepción, la conciliación de la factura con el pedido, las fases de validación, etc. Las herramientas de trazabilidad hacer un seguimiento de la auditoría fiable y constituyen una herramienta pertinente para la detección de fraudes.

 

Si le interesa saber más sobre la automatización la contabilidad y cómo implementar un proyecto de automatización, puede ver este webinar en replay. 

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