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Digitalización de facturas

¿Qué es la digitalización certificada? - La explicación para mortales

por Yooz el 19.03.2021

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La digitalización de documentos de forma certificada implica el proceso por el cual se convierte una imagen de un documento en papel a una imagen digital que es conforme con los estándares requeridos por la Agencia Tributaria (AEAT). Para poder aplicar este proceso tecnológico en nuestros documentos en papel es necesario contar con un software para digitalizar documentos que esté certificado y homologado con los estándares de la AEAT.

 

La Orden EHA/962/2007 definió este proceso como “la obtención de una imagen digital fiel e íntegra del documento original en papel que se pretenda sustituir, cumpliendo con las especificaciones técnicas que se publiquen por Resolución de la Agencia Estatal de Administración Tributaria”.

 

Esta técnica no es nueva pero es cierto que se ha convertido en una necesidad vital desde que la circulación de facturas y otros documentos electrónicos comenzó a extenderse y se empezaron a ver los grandes beneficios asociados al uso de documentos digitales en lugar de en versión papel. Gracias a la digitalización de facturas se reducen los tiempos y los gastos de gestión, se optimizan los procesos y se centraliza toda la información. ¡Ya no más papeles perdidos!

 

Yooz propone un software para la digitalización y automatización del proceso de las Cuentas a pagar que podrá, a su vez, eliminar del todo los flujos de papel en su empresa sin que sus documentos pierdan valor legal y quedarán archivados en Cloud de forma segura.

 

¡Conozca Yooz en un pantallazo!

 

Los formatos estándar que podemos utilizar para codificar la imagen de acuerdo con los requisitos de la digitalización certificada son los siguientes:

  • ISO 19005 PDF/A
  • PNG
  • JPEG2000
  • Acrobat 5 PDF 1.4 o superior
  • TIFF 6.0 o superior

 

¿Por qué es necesario que el software de digitalización esté certificado?

 

Al digitalizar un documento en papel y convertirlo en digital con un software certificado por la AEAT, el documento en versión digital tiene el mismo valor legal que el documento original en papel; es decir, se lo considera copia fiel. Sin esta certificación, el software podrá digitalizar los documentos de todas formas pero los documentos digitales no tendrán valor legal y en consecuencia, se deberá guardar la versión original del documento en papel en caso de ser auditados por la Agencia Tributaria.

 

Para poder contar con la digitalización certificada de documentos se necesita:

 

  • Un certificado digital (certificado electrónico). Este certificado tiene todos los datos del emisor, el periodo de validez, etc. Y certifican la identidad de quien firma y el tiempo en el cual fue sellado ese documento (TSA – Time Stamp Authority). De esta forma también se garantiza que el documento no ha sido modificado desde esa fecha.
  • Una firma digital: una firma que garantice la identidad de quien firma y que tenga las siguientes características:

     

    • Que sea íntegra; es decir; que muestre que el documento no se modificó luego de la firma

    • Que identifique a quien firma.

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Para esto se necesita que la firma digital tenga criptografía asimétrica y funciones hash. Al documento en cuestión se le aplica el hash y se le envía al destinatario. Este también aplica el hash en el texto recibido y las compara para detectar cualquier modificación. Si son iguales, no ha sido modificado.

 

Si todo esto le es muy complicado de entender y visualizar:

 

¡Conozca Yooz en un pantallazo!

 

¿Cómo sé si una solución está homologada por la AEAT para la digitalización certificada?

 

Normalmente, el software comunica si está o no homologado por la AEAT pero si no lo dice, ¡no dejéis de preguntarle!

 

Además, se puede verificar en el sitio de la Agencia Tributaria en un listado donde están todos los software homologados.

 

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¿Cuáles son los beneficios de la digitalización de documentos?

 

Los beneficios asociados a la digitalización certificada de documentos están directamente asociados con los beneficios generales que aporta la digitalización de documentos en general.

 

Contar con documentos digitalizados es bueno porque:

 

  • Los documentos ya no ocupan espacio físico porque quedan archivados en formato digital
  • Buscar documentos en archivos digitales es más fácil y rápido que buscar un documento en papel
  • Mayor productividad del equipo porque se cuenta con acceso en todo momento a los documentos digitales
  • Aumenta la seguridad que se le aporta a los documentos porque están en repositorios seguros digitalmente.
  • Se reduce el porcentaje del error humano drásticamente al ingresar la información del documento en el sistema. Este caso es clave en los procesos contables y financieros donde el error humano debe estar reducido al máximo posible.
  • Contar con los documentos digitales también permite automatizar los procesos
    a los que pertenecen. Por ejemplo, si son facturas, se puede automatizar el proceso de las Cuentas a pagar.
  • Se reducen costos de gestión como la impresión, el papel, etc
  • Nos podemos deshacer de la versión documental en papel porque al tener valor legal la versión digital podemos eliminar el papel de nuestros flujos.
  • Por último, se logra estar conforme con el marco regulatorio impuesto por la AEAT y nuestras operaciones están segurizadas.

 

 

Yooz: el software para la digitalización certificada de facturas de proveedores, homologado por la Agencia Tributaria (AEAT).

 

Como decíamos anteriormente, uno de los procesos más engorrosos y que aún está cargado de documentos en papel es el proceso contable de las Cuentas a pagar; es decir, todo lo que sucede en una empresa desde que se hace una compra hasta que se paga la factura del proveedor y se realiza el asiento contable.

 

Yooz propone un software para digitalizar facturas y ordenes de compra que está homologado por la AEAT (version Expert y versión Business). Sin embargo, la tarea de Yooz no termina ahí. Aparte de digitalizar los documentos de este proceso, se automatiza los flujos de aprobaciones internos y se obtiene toda la información relevante para realizar el asiento contable en coordinación con el ERP de la empresa.

 

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De esta forma, Yooz permite agilizar un proceso que es conocido por lo tedioso y consumidor de tiempo que es y además, se obtienen todos los beneficios mencionados previamente de la digitalización certificada de documentos. Con Yooz, puede deshacerse de la factura en papel y conservar solamente la versión digital porque esta contará con el mismo valor legal que el documento en papel original.

 

Yooz cuenta con un módulo de captura de documentos que se adapta a los diferentes flujos que existen hoy en el proceso de las Cuentas a pagar. Ya sea el scan, email, EDI, móvil o en papel, Yooz captura toda esta diversidad de formatos y los unifica en su aplicación para homogeneizar las Cuentas a pagar y centralizar todo desde la solución.

 

De esta forma, se logra también tener total trazabilidad de cada documento y también, contar con mayor visibilidad de los datos contables.

 

Por otra parte y no menos importante, las facturas capturadas por Yooz son reconciliadas automáticamente con su orden de compra y registra la información contable en el ERP o sistema contable que se tenga. Yooz se integra con más de 250 ERP del mercado y se lo puede implementar de forma fácil, rápida y accesible.

 

Si quiere saber más sobre Yooz y su software para la digitalización y automatización de las Cuentas a pagar homologada por la AEAT, no te pierdas este webinar en replay.

 

¡Conozca Yooz en un pantallazo!