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Gestión de compras

Software para salvar la complejidad de la gestión de compras

por Yooz el 11.08.2021

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Es real que la gestión de las compras en una empresa es muy complejo por varios motivos. En muchas organizaciones es aún un proceso manual donde cada orden de compra debe generarse a mano en papel, el proceso de aprobación es manual y esto es una gran fuente de errores, de retrasos en pagos a proveedores, entre otros que no contribuyen al correcto funcionar de la empresa.

 

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A continuación te contamos más funcionalidades de estas herramientas y qué ventajas puede tener en tu negocio.

 

La falta de visibilidad de los compromisos de gasto con impacto directo en la gestión de caja de la empresa.

 

Las empresas en general pero las que tienen varias sucursales se enfrenta a numerosas especificidades contables, con varios centros de gestión que gestionar: esto es aún más problemático para los responsables de la toma de decisiones financieras que deben abordar más específicamente la venta,  la volatilidad de los precios y servicios adquiridos según la estacionalidad y, por tanto, los márgenes brutos. El control de los compromisos de gastos se vuelve vital.

 

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La falta de confiabilidad e integridad de los datos.

 

Hay muchas limitaciones vinculadas a la distancia geográfica y la multiplicidad de partes interesadas: duplicados o incluso perdida de documentos que a veces se procesan y / o reciben en la oficina central o en los sitios, dificultad para acceder a los documentos, falta de exhaustividad de los datos ...

 

El impacto negativo de las tareas administrativas que consumen mucho tiempo en el desempeño y el tiempo de los administradores de instalaciones

 

Algunas de las principales limitaciones son los tiempos de entrada y procesamiento manual de documentos de compras y los procesos de validación ineficientes y poco claros.

 

A esto se pueden sumar especificidades relacionadas con determinadas configuraciones como, por ejemplo, las redes de franquicias, en las que interactúan a diario varias personas jurídicas, muchas veces para tramitar la misma factura. De hecho, es muy difícil mapear todos los flujos, los procesos enredados y las interacciones entre entidades. Y cuando lo hace, se da cuenta de que todo parece un laberinto en el que los costes, los tiempos de procesamiento y la seguridad de los datos se vuelven inmanejables.

 

La buena noticia es que hoy existen diversos softwares de gestión, con tecnologías sencillas que se pueden adaptar a todos los tamaños de empresa, sectores de actividad, y necesidades concretas. Estas herramientas están pensadas para poder conectarse con todas las otras herramientas de la empresa como puede ser el ERP, un sistema de facturación, un CRM, etc.

 

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Software para la gestión de compras en la nube

 

Si bien la mayoría de las empresas tienen soluciones para capturar y escanear documentos, enrutarlos automáticamente y ponerlos en el flujo de trabajo de aprobación, solo el 41% de las empresas utilizan actualmente la automatización completa del proceso de las Cuentas a pagar según la última versión de "State del informe ePayables "de Ardent Partners.

 

Los investigadores de mercado ven algunas señales alentadoras de que la adquisición de pagos electrónicos B2B está aumentando en base a aproximadamente el 43% de los departamentos financieros que encuestaron en 2020.

 

Ese aumento es producto de la pandemia de COVID-19, ya que la mejora de la gestión de la tesorería en la empresa se ha convertido en el centro de atención. Como dice Ardent, "existe un valor significativo sin explotar en la cadena de suministro financiero, en particular la operación de pago a proveedores, que está disponible solo para las empresas lo suficientemente inteligentes como para aprovechar las herramientas y capacidades para desempolvarlo". Es un proceso de aprendizaje y cada vez más empresas están viendo la necesidad de comenzar a centrarse más en los pagos a proveedores.

 

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Las tecnologías en la nube han tenido un “boom” en estos últimos años y la pandemia ha estimulado aún más su implementación en empresas de todo tipo y tamaño porque el trabajo de distancia necesita que podamos seguir con nuestra actividad desde cualquier lugar en cualquier momento.

 

En el caso de la gestión documental y particularmente de las compras, un software en Cloud tiene varios beneficios y funciones:

 

  • Es una plataforma que se la puede implementar rápidamente y muchas tienen acceso desde una aplicación
  • No se necesita gran desarrollo tecnológico para comenzar a usarlo; solo una conexión a internet para abrir la web con un usuario y código
  • El modelo de económico es muy conveniente y accesible para cualquier empresa
  • Son plataformas fáciles de usar

 

¡Y lo más importante es que podemos seguir teniendo acceso a todos los documentos a distancia y de forma digital! Esto es un aspecto clave que cumple con los nuevos desafíos que nos propone la “nueva normalidad”.

 

La gestión de las compras en Cloud es esencial para que el funcionamiento de la empresa continúe y sea líneo más allá de las circunstancias externas y para poder tener un seguimiento preciso de todos los compromisos de la organización con diferentes proveedores.

 

Hoy en día, hay algunas cifras alarmantes con respecto a la gestión de las compras en una empresa como, por ejemplo:

 

  • Hay un 31% de retrasos en pagos a proveedores en la empresa lo cual genera malas relaciones y rispideces que no son favorables para la gestión de la empresa en general
  • Hay una enorme falta de visibilidad con un 3.5% de errores en pagos. Ya no podemos seguir pagando por este tipo de errores humanos que terminan teniendo un altísimo coste para las organizaciones.
  • Hay un 70% de intentos de fraude documental y las tecnologías de gestión de compras son capaces de detectar estos intentos para evitar tener que pasar por malos momentos y costes extras que no estaban previstos.

 

El software en la nube, para el uso que sea, pero sobre todo para la gestión empresarial y de las compras es fundamental para un funcionamiento sano de la organización.

 

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La clave del éxito: Contar con un software con funcionalidades extensas

 

Las empresas, grandes y pequeñas, tienen buenas razones para optar por una solución con la mayor cantidad de funcionalidades posibles desde la compra hasta el pago. En pocas palabras, deshacerse de las facturas y los cheques en papel es una forma segura de aumentar la eficiencia, reducir los costes y generar nuevas fuentes de ingresos al momento de comprar.

 

Sin embargo, en la ambición de querer adentrarse en la Transformación Digital, las empresas a veces integran tecnologías porque sí, sin un verdadero análisis de los beneficios, los aportes, cómo se pueden integrar entre sí y entonces, en lugar de tener menos problemas, ahora tenemos más…

 

En el caso de la gestión de las compras, la clave está en tener una tecnología en la nube lo más completa posible, que sea capaz de, no solo digitalizar (transformar el papel en versión numérica) sino también automatizar el proceso de comprar.

 

¿Porqué?

 

Porque ya no es solo una cuestión de contar con los documentos digitalizados y archivados en ficheros digitales, sino que la automatización, el uso de RPA para agilizar y simplificar el proceso de comprar: generación de la orden de compra, su aprobación, su envío al proveedor y su respectiva conciliación con la factura, es fundamental para poder tener un proceso mucho más ágil y eficiente.

 

Ahora, ¿por qué es necesario entonces contar con un software que pueda gestionar las compras de principio a fin?

 

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Cuanto más abarque un software de gestión dentro de un mismo proceso mejor porque nos evitamos de tener diversos software que tienen que interconectarse entre sí. Menos software de administración de diferentes proveedores reduce la necesidad de relacionarnos con distintos proveedores y tener que pedirles que se relacionen entre sí para lograr la mejor interconexión entre todas las herramientas.

¡Para comprar mejor hay que abrirse a la automatización!

 

Automatización de las órdenes de compra con Yooz

 

¿Y si la automatización de sus compras y las facturas de sus proveedores fuera la solución a los problemas de su empresa?

 

  • Establece una trazabilidad exhaustiva de datos, acciones y documentos, superando cualquier distancia y cualquier elemento físico y crea las condiciones para el cumplimiento normativo: copia confiable, firma electrónica, archivo legal,
  • Aumenta la productividad administrativa en los bajos valores agregados de cada actor en la cadena y libera el potencial operativo de los equipos de campo.
  • Simplifica y agiliza los circuitos de aprobación al momento de comprar reduciéndolos a un solo clic, homogeneizándolos y haciéndolos móviles.

 

Con Yooz, puede tener control total de la gestión de las compras, desde la primer expresión de necesidad en la empresa hasta la recepción de la factura del proveedor, el pago y su integración en el ERP. Yooz es una herramienta con funciones abarcativas el proceso de las Cuentas a pagar.

 

Gestión de compras

 

En general, la automatización completa de las Cuentas a pagar aumenta la eficiencia y reduce los tiempos de aprobación de un promedio de 28 días a solo 3 días. También reduce los costes operativos hasta en un 80% en comparación con los métodos de pago manuales y / o en papel. Es más, las empresas ahora pueden generar nuevos ingresos pagando a sus proveedores electrónicamente y obteniendo reembolsos en efectivo mediante el uso de una tarjeta virtual.

 

Todo esto no solo con uso de tecnologías de digitalización sino también con tecnologías de RPA y automatización inteligente que le podrán ayudar a reducir costes, contar con un proceso de compras mucho más ágil que pueda contribuir a tener una buena y sana relación con los proveedores.

 

Conozca la potencia de la automatización inteligente:

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Agilizar y mejorar los engorrosos pasos de la gestión de pagos a proveedores tiene beneficios adicionales para el resultado final de la empresa. Permite a las organizaciones priorizar los pagos para asegurar los descuentos por pago anticipado y mejora las relaciones con los proveedores, ya que sus socios tienen una mejor visibilidad de los pagos que reciben. Podemos confirmar que es necesario y muy beneficioso lanzarse a la automatización total de la gestión de compras y facturas de proveedor.

 

 

Yooz cuenta con un OCR de última tecnología que aplica Inteligencia Artificial y Machine Learning al proceso de digitalización y automatización de la gestión de todo el proceso de las Cuentas a pagar que comienza con la gestión de las compras en la empresa. De forma automatizada, es capaz de conciliar la orden de compra con su respectiva factura y, en casos de compras recurrentes donde no hay una orden de compra específica, también es capaz de automatizar el proceso.

 

¿Por qué lanzarse a esta aventura?

 

Para recuperar el oxígeno financiero y reducir los costes fijos de la empresa, la función financiera debe volverse más productiva. Gracias a la automatización, el Director de Compras y el Director Financiero puede dar ejemplo al obtener rápidamente ganancias sustanciales. Además de un importante ahorro de materiales (papel, almacenamiento, franqueo, etc.), la automatización de las facturas ahorra un tiempo considerable en tareas de bajo valor: entrada, clasificación, investigación, etc. La automatización de la gestión de las compras también permite automatizar y, por tanto, acelerar los procesos. En total, se estima que es posible dividir todo el ciclo de procesamiento de las órdenes de compra y facturas por un factor de dos a cinco.

 

Veamos los 4 principales motivos por los cuales es imperativo lanzarse a la automatización de la gestión de las compras y facturas de proveedor:

 

  • Gane visibilidad al momento de comprar

En un entorno de incertidumbre, la empresa debe conocer más que nunca su situación financiera en todo momento: flujo de caja, saldos, nómina, etc. Gracias a la desmaterialización y reconocimiento de caracteres, el departamento de contabilidad puede capturar directamente la información que aparece en las facturas, e inyectarlas. sin demora ni riesgo de error en el sistema de gestión. Las cifras se acercan lo más posible a la realidad y se multiplican las posibilidades de análisis.

 

  • Esté preparado para el teletrabajo

El confinamiento ha demostrado que es vital que el teletrabajo sea ahora parte de la operativa de la empresa. No puede permitirse depender del acceso a un documento en papel cuando su eficiencia y capacidad de respuesta son primordiales. Por el contrario, la automatización de las compras y de las facturas permite digitalizar procesos de extremo a extremo y, por lo tanto, poder intervenir de forma remota si es necesario.

 

  • Domine mejor los riesgos al comprar

Cuando la empresa se debilita, debe protegerse contra el más mínimo impacto adicional y, por lo tanto, estar especialmente atento a sus riesgos. Con la automatización de la gestión de las compras y el registro automático de la información que contienen, los datos son fiables, rastreados y seguros. Esto reduce drásticamente el riesgo de litigios y retrasos, que son costosos y consumen mucho tiempo. Además, contar con todo digitalizado nos permite llegar un riguroso seguimiento de inventario para evitar caer en compras exesivas o en falta de ciertos productos que puede resultar en un impacto comercial. El rigor de la tramitación sin papeles también facilita enormemente las tareas de auditoría y control, en particular las que realiza la administración tributaria.

 

  • Reduzca los retrasos y posibles litigios de compras

Un proveedor descontento es un proveedor que llama y le consume su tiempo. Para el departamento de compras y también el departamento financiero, eso significa dedicar tiempo a responder y solucionar el problema (sin mencionar los inconvenientes y las sanciones si resulta ser correcto). Se estima que el manejo de las llamadas de los proveedores ocupa el 41% del tiempo de un contador y la morosidad el 31%. La automatización reduce drásticamente el riesgo de retrasos y errores. No solo eliminan el riesgo de (re) entradas manuales, sino que los dispositivos de monitoreo integrados permiten alertar en caso de un problema, por ejemplo, si detectan un duplicado. A su vez, contar con un proveedor contento nos permite ser un buen cliente y tener la capacidad de negociar mejor cualquier tema vinculado a precios, pedir descuentos por pronto pago, etc.

 

  • Ponga fin al fraude

Entre los riesgos para el negocio, el fraude está en la parte superior de la lista, especialmente en una época agitada como la actual. En 2018, según la firma Euler Hermes, el 70% de las empresas ya habían declarado que habían sido víctimas de un intento de fraude durante el año anterior, y el 10% de ellas sufrían más de 100.000 €. La digitalización y automatización de órdenes de compra y facturas permite aplicar métodos de análisis automático y emitir una alerta ante la más mínima anomalía sospechosa. Frente a estafadores cada vez más hábiles, la tecnología es un arma esencial para que el CFO proteja los intereses de la empresa.

 

¡Conozca la tecnología de automatización inteligente de las cuentas a pagar que propone Yooz!

 

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