Antes de comenzar a acelerar el proceso de validación de Facturas lo más conveniente es saber qué es realmente un workflow, definiéndose este como un conjunto de tareas y procedimientos necesarios para llevar a cabo un proceso específico en una organización.
Estas tareas y procedimientos están conectados entre sí y se realizan en un orden específico para lograr un objetivo común. El objetivo de un workflow es automatizar y optimizar procesos en una empresa para mejorar la eficiencia, reducir los errores y aumentar la productividad.
Un workflow puede ser representado gráficamente como un flujo de trabajo, mediante esta representación, se muestran las tareas y procedimientos y la dependencia de cada una de ellas, así como los posibles caminos y relaciones entre ellos. Un workflow de validación puede ser automático o manual, y puede ser utilizado en una amplia variedad de procesos, como la gestión de proyectos, la gestión de documentos, la gestión de pedidos o de facturas, entre otros.
¿Cómo funciona un workflow?
Un workflow funciona mediante la automatización y secuenciación de tareas y procedimientos necesarios para llevar a cabo un proceso específico en una organización. Una vez que se ha definido un workflow, las tareas y procedimientos se activan automáticamente en el orden especificado, lo que permite que el proceso se lleve a cabo de manera eficiente y sin errores.
Hay que tener en cuenta que para que funcione, un workflow necesita una plataforma, herramienta o aplicación de automatización que permita la gestión y el seguimiento del proceso. Estas herramientas permiten la creación de un flujo de trabajo, la asignación de tareas y responsabilidades a cada usuario, la configuración de reglas y condiciones, y la monitorización del estado del proceso.
En términos generales, un workflow funciona de la siguiente manera:
- Se inicia un proceso: un proceso se inicia a la recepción de una solicitud o una tarea específica.
- Se activan las tareas: a medida que el proceso avanza, las tareas se activan automáticamente en el orden especificado.
- Se asignan responsabilidades: cada tarea se asigna a una persona o un departamento específico para su ejecución.
- Se realizan las tareas: las tareas se llevan a cabo según las instrucciones especificadas en el workflow, una acción trás otra.
- Se revisan las tareas: una vez completadas, se revisan las tareas para asegurarse de que se han llevado a cabo correctamente.
- Se completa el proceso: una vez que todas las tareas se han completado correctamente, el proceso se considera completo.
- Se registra el proceso: todo el proceso se registra para su seguimiento y análisis.
Es importante mencionar que un workflow puede ser modificado o adaptado a las necesidades de la organización, y puede ser monitorizado y supervisado en tiempo real para detectar y solucionar problemas o incidencias.
¿Pero, que es un workflow de validación de facturas?
Un workflow de validación de facturas es un proceso contable automatizado que se utiliza para validar y verificar que se han registrado de forma precisa las facturas completas antes de su pago.
Este proceso puede incluir varias etapas, como la verificación de la información del proveedor, la comparación de precios y cantidades con los contratos existentes, la aprobación por parte de los responsables de compras y finanzas y la verificación de la conformidad con las políticas y regulaciones fiscales.
El objetivo de un workflow de validación de facturas es asegurar que los documentos pasen por las manos de quienes deben validar esas facturas sin que se pierdan los documentos y pudiendo saber, en todo momento, en qué estado está cada factura o entre las manos de quién se encuentra bloqueada.
Además, un workflow permite que se paguen solo facturas precisas y legítimas, lo que ayuda a evitar errores y fraude, aportando las siguientes ventajas:
- Reducción de errores: un workflow automatizado ayuda a reducir los errores humanos al eliminar la necesidad de verificar manualmente cada factura.
- Mejora de la eficiencia: también permite el procesamiento rápido y eficiente de las facturas, lo que agiliza el proceso de pago.
- Mayor transparencia y visibilidad: un workflow de este tipo permite un mayor seguimiento de las facturas, lo que ayuda a detectar cualquier problema o irregularidad.
- Mayor cumplimiento: un workflow automatizado ayuda a cumplir con las regulaciones fiscales y las políticas internas de la empresa.
- Reducción de costes: por último, ayuda a reducir los costes asociados con el procesamiento de facturas al eliminar la necesidad de realizar de forma manual esta tarea y optimizar más el tiempo de los trabajadores dedicados a esta tarea.
¿Y cómo se puede establecer este proceso?
Establecer una facturación automatizada con un workflow es un proceso de varios pasos. A continuación, se describen algunos de los más recurrentes:
- Análisis de requisitos: es necesario analizar los requisitos de la empresa para establecer cuáles son las tareas y procedimientos necesarios para automatizar el proceso de facturación. También se deben determinar las reglas de validación; es decir, quién debe validar qué y en qué plazos.
- Selección de una solución de automatización: hay que investigar las diferentes herramientas de automatización disponibles en el mercado y elegir la que mejor se adapte a las necesidades de la empresa.
- Configuración de la herramienta: una vez seleccionada la herramienta, debe ser configurada para cumplir con los requisitos de la empresa y establecer los procedimientos necesarios para automatizar el proceso de facturación y el tratamiento de datos.
- Integración con sistemas existentes: conviene integrar el nuevo software de automatización con los sistemas existentes de la empresa, como el sistema de contabilidad, el sistema de compras, entre otros.
- Pruebas: es fundamental realizar pruebas para asegurarse de que el sistema está funcionando correctamente y que cumple con los requisitos de la empresa.
- Capacitación: es importante también capacitar al personal de la empresa en el uso de la herramienta de automatización para garantizar un uso correcto y eficiente del sistema.
- Implementación: una vez que se ha completado el proceso de configuración, se debe implementar el sistema en la empresa y establecer los procedimientos necesarios para su uso diario.
- Seguimiento y mantenimiento: por último, es recomendable monitorizar y hacer un mantenimiento regular del sistema para asegurar su funcionalidad y realizar las actualizaciones o mejoras necesarias.
Y las facturas con firma electrónica, ¿es posible procesarlas dentro de un workflow de automatización de facturas?
Sí, es posible procesar una factura con firma electrónica en un proceso de facturación automatizada con un workflow. La firma electrónica es un mecanismo de seguridad que permite garantizar la autenticidad y la integridad de un documento electrónico, como una factura.
Para procesar una factura con firma electrónica en un proceso de facturación automatizado con un workflow, se debe incluir una etapa de verificación de la firma electrónica en el flujo de trabajo. Esta etapa puede ser automatizada utilizando herramientas especializadas que permiten la verificación de firmas electrónicas; como la verificación de la validez de la firma, la identidad del firmante y la integridad del documento.
Una vez que se ha verificado la firma electrónica, el workflow puede continuar con las demás etapas; como la verificación de la información del proveedor, la comparación de precios y cantidades con los contratos existentes, la aprobación por parte de los responsables de compras y finanzas, y la verificación de la conformidad con las políticas y regulaciones fiscales.
Es importante mencionar que para que una factura con firma electrónica sea aceptada por la organización, debe cumplir con las normativas legales y regulaciones que apliquen en el país o región donde se encuentra la empresa.
