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Todas las empresas, sin importar su tamaño o su sector de actividad, pueden acceder a una mejor gestión de las cuentas por pagar y a descomplejizar este proceso. ¿Cómo? Gracias a las tecnologías de digitalización y automatización que pueden transformarlas en simples, sencillas y ágiles de gestionar; desde la compra hasta el pago de la misma de forma total.

¿En qué consiste el proceso de las cuentas por pagar y cómo podemos mejorarlo?

En el proceso de las Cuentas por pagar de una empresa circulan a diario una gran variedad de documentos: facturas, albaranes, órdenes de compra, recibos, etc y el pago de las facturas hay que saldarlo en tiempo y forma. Todos son parte del proceso que implica desde que se hace una compra en una empresa hasta que se hace el pago de la factura del proveedor.

En muchos casos, las cuentas por pagar se gestionan manualmente y se maneja un gran volumen de documentos. Esto implica que el documento circula sin cesar por toda la empresa, las aprobaciones se hacen personalmente y, un proceso gestionado así es agotador y no es para nada eficiente. El proceso de las cuentas por pagar manual es costoso y una fuente de problemas para el departamento financiero y para la empresa en general.

Registrar documentos físicos también traen el problema del archivo de estos documentos porque hay que guardarlos en un lugar seguro en la empresa. Archivar documentos trae gran complejidad al tener que buscarlos o trazar todas las acciones que se realizaron sobre una factura. ¡Y no podemos olvidarnos de ese momento en que se perdió la factura! Eso también tiene un precio que se paga muy caro.

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La mejor forma de gestionar las cuentas por pagar es desterrar de una vez el aspecto manual y pasar a la automatización de las cuentas por pagar. Las nuevas herramientas existentes hacen posible que instalar un software de este estilo sea rápido, sencillo y accesible y, por lo tanto, son capaces de mejorar la gestión de las cuentas por pagar para tener un mayor control contable, y aumentar el ROI. Contar con procesos más eficientes permite reenfocar los recursos humanos a tareas de mayor valor, lo cual tiene un impacto directo en la mejor del servicio que brinda la empresa, mayores ventas y la mejora de la experiencia del cliente también.

Por este motivo es que la inversión en estas aplicaciones no puede verse como un gasto a saldar y listo. ¡Es mucho más! Es una inversión que es capaz de garantizar la continuidad del servicio a distancia.

«Lograr ganancias rápidas facilita la aceptación de los cambios y el compromiso de los empleados: la automatización de facturas suele ser una de ellas.»

Pascal Bigard, Director de Sistemas Informáticos de la GCC.

Claves para automatizar las cuentas por pagar

Hoy en día, la automatización de las cuentas por pagar resulta atractiva, pero hay que tener en cuenta ciertas consideraciones para seleccionar la herramienta correcta y comenzar bien y con éxito, la implementación de estas tecnologías.

Algunos aspectos claves para autoamatizar las cuentas por pagar en una empresa son, conocer los desafíos que enfrenta la función financiera de su empresa. Lo siguiente es identificar los aspectos modificables, crear objetivos cuantitativos y cualitativos para poder hacer un seguimiento riguroso del plan en todo momento para respetar el plazo de implementación e involucrar al equipo del departamento financiero en la toma de decisiones. Hacer un tender de las diferentes opciones existentes puede generar una mejor idea de cuál se debe seleccionar y cuál puede asentir mejor con los otros sistemas que ya se tienen.

Los pasos clave

1. Comprenda los desafíos y cuáles son las prioridades
¿Cuáles son los aspectos que el departamento financiero debe tener en cuenta para automatizar las Cuentas a pagar?

2. Pregúntese «¿Qué partes del proceso necesitan mejorarse?»
– Ingreso manual de datos e ineficiencias del proceso
– Flujos de aprobación de facturas manuales
– Documentos en papel que conllevan a la pérdida de facturas y otras ineficiencias

3. Consulte al equipo financiero y quienes están involucrados en el proceso
Incluya el departamento de Tecnología también

4. Defina objetivos y metas cuantitativas
– Reducir los costos de procesamiento de facturas
– Reducir el tiempo promedio de procesamiento de una factura; desde que se recepciona hasta que se archiva
– Aumentar la cantidad de facturas que puede procesar el departamento financiero

5. Defina objetivos cualitativos
– Cumplimiento legal
– Reducir el riesgo de fraude
– Mayor visibilidad del proceso de las Cuentas a pagar

6. Elija una solución especializada y adaptada a sus necesidades
– Configurable para casos complejos
– Disponible en SaaS
– Integrada con el ERP o sistema contable de su empresa

7. Comience con la captura inteligente de documentos, reconocimiento avanzado de caracteres y extracción de datos inteligente
– Captura documentos en papel o digital a través cualquier canal (correo postal, e-mail, FTP)
– Permite procesar documentos forma eficiente constante
– Ofrece una búsqueda tipo Google full-text

8. Resaltar los beneficios automatización las Cuentas pagar Cloud
– Permite aprobar hacer seguimiento del proceso desde cualquier lugar en cualquier momento
– Trazabilidad cada documento principio fin

9. Elija una sola herramienta pueda automatizar todo el proceso las Cuentas pagar. Priorice simplicidad

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Otro aspecto relevante es la interoperabilidad entre el software de automatización de las cuentas por pagar y el ERP o sistema contable de la empresa (Microsoft, SAP, Oracle, y otros también). Esta conexión debe funcionar perfectamente porque es fundamental que el ERP pueda recibir información del sistema de cuentas por pagar, que pueda registrar la información y en el sentido inverso también se debe aplicar.

Ambos sistemas deben conectarse y retroalimentarse de información. Los software de automatización no vienen a remplazar el ERP sino que a hacerlo aún más potente y afinar su capacidad de digitalizar y automatizar procesos. El OCR utilizado para la lectura automática de documentos debe ser eficaz y capaz de garantizar el más alto nivel de automatización para poder desarrollar un proyecto de gestión de las cuentas por pagar exitoso y que dure en el tiempo.