Que deviennent les obligations d’archivage avec la réforme Facturation Electronique ?

L’archivage électronique ne se limite pas à une simple conservation des documents : il s’agit d’une obligation légale et d’un véritable gage de conformité pour les entreprises. Pour y répondre, certaines règles fondamentales doivent être respectées afin de garantir la valeur probante, la sécurité et la conformité fiscale des factures électroniques. Les principales sont les suivantes :

Respect des règles fondamentales

• Authenticité
• Intégrité
• Lisibilité
• Traçabilité

Respect des réglementations en vigueur

• Protection des données personnelles : les données doivent être archivées dans le respect du RGPD.
• Conformité fiscale : les exigences de l’administration fiscale imposent des preuves d’intégrité et de conservation fiables.

Respect des durées légales de conservation

Les entreprises ont l’obligation de conserver les factures électroniques pendant 6 à 10 ans (selon les règles fiscales et commerciales)

Sécurité des documents

L’archivage légal constitue aussi un moyen fiable de conserver les documents dans un environnement sécurisé, pérenne et neutre. Il a pour objectif de conférer à un document une valeur probante et une fiabilité incontestable.

S’il n’est pas expressément exigé par l’administration fiscale, il constitue néanmoins un atout stratégique : en cas de litige, il permet à l’entreprise de démontrer devant un juge que le document présenté est authentique, intègre et recevable comme preuve

Garantie de traçabilité, d’intégrité et de valeur probante

L’archivage légal, lorsqu’il est conforme aux normes reconnues (NF Z42-013, RGS 2*, EiDAS), permet de :

• Prouver l’authenticité d’un document archivé dans le temps : aucune modification possible sans trace.
• Assurer une traçabilité complète : chaque action est horodatée et journalisée (qui, quoi, quand).
• Maintenir la valeur probante des factures électroniques.

Meilleure préparation aux contrôles fiscaux

En cas de contrôle par l’administration fiscale, l’entreprise doit être capable de :

• Restituer rapidement les factures dans un format lisible.
• Prouver leur authenticité et leur intégrité.
• Montrer un historique fiable des opérations effectuées sur les documents.

Sécurité des données renforcée

L’archivage légal permet de répondre aux enjeux de cybersécurité et de continuité d’activité :

• Contrôle strict des accès : authentification forte, gestion des droits
• Audit : possibilité de prouver à tout moment que les documents n’ont pas été altérés

Les plateformes agréées, anciennement PDP, ne sont pas tenues de proposer un service d’archivage. Toutefois, certaines choisissent de fournir un archivage à valeur probante, offrant ainsi une réelle valeur ajoutée. La durée de conservation peut varier selon la plateforme agréée, et les modalités de restitution des archives doivent être clairement définies.

Au-delà de l’archivage, certaines plateformes agréées (ex-PDP) enrichissent leur offre en intégrant des services complémentaires, visant à optimiser la gestion et la fluidité des échanges de factures. Ces fonctionnalités additionnelles peuvent couvrir l’ensemble du cycle de vie du document et s’adapter à différents contextes, comme le détaille la section suivante.

Services additionnels pouvant être proposés par les plateformes agréées :

• Emission et réception de tous les types de facture (hors périmètre e-invoicing : factures internationales, BtoC…)
• Conversion vers les formats du socle (Factur-X, CII)
• Traitement de factures aux formats autres que ceux du socle minimal (pour les flux hors e-invoicing)
• Panel de services ajoutée en amont ou aval des factures (demande d’achat, intégration comptable, validation, paiement, etc …)
• Être au cœur des flux pour un meilleur partage des transactions entre utilisateurs et experts comptables