La maîtrise du processus de gestion des factures est vital pour l’entreprise. Peu à peu, tous les services tendent à se dématérialiser : c'est le cas de la comptabilité, dont les bénéfices de cette transition sont sans équivoque. Mais en quoi consiste L’automatisation de la comptabilité, concrètement ?
L'automatisation de la comptabilité : fonctionnement et bénéfices
Le processus d'automatisation consiste à permettre l'exécution d'une tâche de manière autonome. En comptabilité, c'est le workflow complet du processus d'achat, depuis la demande jusqu'à la facturation de celui ci qui est concerné.
La première étape remplace la saisie manuelle des factures, grâce à l'OCR ("Optical Character Recognition", la technologie de reconnaissance de caractères à partir d'un image). Une fois les factures scannées, l’outil extrait automatiquement les données de chaque ligne, empêchant notamment les erreurs manuelles presque inévitables. A L'étape suivante, intervient l’intelligence artificielle (IA), capable d'interpréter ces données et montants et de leur conférer un sens.
Ainsi, le processus de traitement est placé sous contrôle tant du point de vue des risques associés (fraudes, litiges, non-conformités…) que celui de son coût intrinsèque (productivité…) et ne requiert une intervention humaine que là ou elle serait nécessaire. Libérés des tâches chronophages, les directeurs administratifs et financiers sont propulsés vers un rôle davantage tourné vers des missions à forte valeur ajoutée. Ils ont par exemple désormais du temps pour se consacrer à l'exploitation des données en temps réel ou encore implémenter de nouveaux projets qui pourront renforcer leur relation client.
Comment choisir la solution adaptée ?
Plusieurs besoins sont à privilégier. Ainsi, la performance, la sécurité de l’infrastructure, le niveau d’automatisation apporté (qui doit atteindre au moins 80%), son évolutivité doivent constituer des critères de choix fondamentaux, tout autant que la pérennité et la capacité d’accompagnement du fournisseur.
Mais si ces critères sont requis, ils ne sont pas suffisants pour garantir le succès du projet. La solution qui retiendra votre attention devra s'intégrer avec votre ERP ou logiciel comptable : une solution de dématérialisation doit nécessairement coexister avec des logiciels existants, souvent hétérogènes, de manière transparente pour les utilisateurs, notamment pour l’exportation des données.
Une automatisation avec votre ERP
Une intégration native avec votre outil comptable représente un gain de temps important. C’est également un prérequis pour assurer la cohérence des données dans l’ensemble du système d’information. Si votre entreprise utilise un logiciel plus spécifique pour sa comptabilité, la possibilité de développer simplement des connecteurs sur-mesure vous permettra de ne pas sacrifier cette interopérabilité.
La solution Yooz assure l’enregistrement automatique des factures, permettant ainsi de retrouver les données retranscrites dans Sage 1000, avec à la clé, un gain de temps précieux et une amélioration de la productivité, et ce, sans aucun paramétrage préalable. Le connecteur Yooz/Sage 1000 dispose des fonctionnalités suivantes :
- Synchronisation des référentiels issus de Sage 1000 vers Yooz.
- Génération des écritures comptables de Yooz vers Sage 1000.
- Génération du Bon à Payer de Yooz vers Sage 1000.
- Suite des étapes de validation
- Mise à jour du statut de mise en règlement et du n° de pièce comptable Sage 1000 vers Yooz.
Yooz combine le plus haut niveau d’automatisation de traitement à une simplicité de démarrage et d’utilisation inégalée, pour aider les décideurs financiers et comptables à rendre leurs processus plus productifs et sûrs de la demande d’achat jusqu’au paiement.
Vous souhaitez savoir comment fonctionne l'intégration Yooz / Sage 1000 et quels sont les avantages ?
Et si vous constatiez par vous-même ?
