S’il est un domaine où le principe "Travailler moins pour gagner plus", est populaire, c’est celui de la dématérialisation des factures fournisseurs. D’un côté, elle réduit considérablement les tâches chronophages et, de l’autre, contribue à augmenter les marges des cabinets d’expertise comptable grâce à l’automatisation de leur tenue de comptes. Comment est-ce possible ? Cela ne relève évidemment pas du miracle mais, plus simplement, de l’application du bon sens. Ce que l’on appelle, en matière de management, les bonnes pratiques.
L'automatisation du traitement des factures
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, il reste des marges de progression pour dématérialiser encore plus. Il n’existe pas de statistiques consolidées pour mesurer cet écart entre la réalité et les actions de dématérialisation en fonction des volumes de factures produites et traitées, mais il reste significatif.
Il y a seulement dix ans, seulement 12 % des cabinets d'experts comptables étaient équipés de solutions de dématérialisation des factures fournisseurs, selon une étude d’IDC présentée lors du 65ème Congrès national de l'Ordre des experts-comptables (1).
Même si l’on admet l’hypothèse, très optimiste, que, depuis dix ans, le parc de cabinets d’expertise comptable qui s’équipent pour la première fois d’au moins une solution de dématérialisation des factures fournisseurs a crû de 20 % chaque année (soit trois fois le rythme de croissance du marché des solutions de dématérialisation), nous n’en serions, en 2020, qu’à un taux de couverture de 75 % des cabinets, soit environ 5 500 (sur un total de 22 000 cabinets d’expertise comptable dans l’Hexagone) qui demeureraient encore aujourd’hui à l’écart du mouvement vers l'automatisation de la tenue de comptes.
L’opportunité de dématérialiser, et les enjeux associés, se comprennent mieux si l’on tient compte des ordres de grandeur :
- Sachant que les comptables et experts comptables passent environ 30 % de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs sous format papier de leurs clients,
- Sachant que la gestion des comptabilités représente environ la moitié de l’activité d’un cabinet d’expertise comptable (58 %, selon l’Insee (2)) et 70 % de son chiffre d’affaires (3),
- sachant que l’usage d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs réduit les coûts d’au moins 80 %,
- Sachant que, pour les activités comptables, le taux de marge est d’environ 15 %, selon l’Insee (4),
- Sachant, enfin, que le salaire moyen d’un comptable est entre 30 000 et 40 000 euros par an (5).
Les gains liés à l'automatisation du traitement des factures
Il est, en principe, facile d’estimer les gains d'un logiciel de dématérialisation à l’échelle de l’activité d’un cabinet d’expertise comptable à plusieurs dizaines, voire centaines, de milliers d’euros par an, surtout si l’on tient compte de l’absorption plus aisée des pics de volumes de factures produites et des économies directes sur les licences avec une solution en mode SaaS.
Ainsi, la dématérialisation des documents comptables conjugue amélioration de la productivité des équipes, gain de temps pour tout le monde, élimination des tâches répétitives et augmentation du taux de marge par client.
Outre les aspects quantitatifs de la facturation numérique, il faut également prendre en compte des éléments plus qualitatifs, en termes d'accès aux données, de sécurité, de piste d’audit fiable, de conformité réglementaire, de possibilités de capture omnicanal des factures, de réduction des risques d’erreurs, de sécurité dans l’archivage et le classement, ou de raccourcissement des délais de commandes et de paiement.
Osons une suggestion
Ce type d’exercice pratique (calculer les économies associées à l’usage d’une solution de dématérialisation de factures fournisseurs) pourrait, figurer en bonne place, sous forme d’étude de cas, dans les épreuves pour l’obtention du diplôme d’expert-comptable !
Vous souhaitez aller plus loin et savoir comment automatiser le processus de votre tenue de comptes ?
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