La maîtrise du processus de gestion des factures est vital pour l’entreprise. Peu à peu, tous les services tendent à se dématérialiser : c'est le cas de la comptabilité, dont les bénéfices de cette transition sont sans équivoque. Mais en quoi consiste L’automatisation de la comptabilité, concrètement ?
L'automatisation de la comptabilité : fonctionnement et bénéfices
Le processus d'automatisation consiste à permettre l'exécution d'une tâche de manière autonome. En comptabilité, c'est le workflow complet du processus d'achat, depuis la demande client jusqu'à la facturation de celui ci qui est concerné.
La première étape remplace la saisie manuelle des factures, grâce à l'OCR ("Optical Character Recognition", la technologie de reconnaissance de caractères à partir d'un image). Une fois les documents scannés, l’outil extrait automatiquement les données de chaque ligne, empêchant notamment les erreurs manuelles presque inévitables. A L'étape suivante, intervient l’intelligence artificielle (IA), capable d'interpréter ces données et montants et de leur conférer un sens.
Ainsi, le processus de traitement est placé sous contrôle tant du point de vue des risques associés (fraudes, litiges, non-conformités…) que celui de son coût intrinsèque (productivité…) et ne requiert une intervention humaine que là ou elle serait nécessaire. Libérés des tâches chronophages, les directeurs administratifs et financiers sont propulsés vers un rôle davantage tourné vers des missions à forte valeur ajoutée. Ils ont par exemple désormais du temps pour se consacrer à l'exploitation des données en temps réel ou encore implémenter de nouveaux projets qui pourront renforcer leur relation client.
Comment choisir la solution adaptée ?
Plusieurs besoins sont à privilégier. Ainsi, la performance, la sécurité de l’infrastructure, le niveau d’automatisation apporté (qui doit atteindre au moins 80%), son évolutivité doivent constituer des critères de choix fondamentaux, tout autant que la pérennité et la capacité d’accompagnement du fournisseur.
Mais si ces critères sont requis, ils ne sont pas suffisants pour garantir le succès du projet. La solution qui retiendra votre attention devra s'intégrer avec votre ERP ou logiciel comptable : une solution de dématérialisation doit nécessairement coexister avec des logiciels existants, souvent hétérogènes, de manière transparente pour les utilisateurs, notamment pour l’exportation des données.
La compatibilité avec votre ERP; un atout de taille
Une solution qui intègre nativement des passerelles avec votre outil comptable représente un gain de temps important. C’est également un prérequis pour assurer la cohérence des données dans l’ensemble du système d’information. Si votre entreprise souhaite utiliser un logiciel plus spécifique pour sa comptabilité, la possibilité de développer simplement des connecteurs sur-mesure lui permettra de ne pas sacrifier cette interopérabilité.
La solution Yooz automatise, fluidifie et dématérialise les processus factures fournisseurs dans SAP grâce à une interface native, avec à la clé, un gain de temps précieux et une amélioration de la productivité, et dont la mise en place ne nécessite aucun paramétrage préalable. Grâce aux interfaces pour les différentes versions SAP, ECC, BO, BY Design, le traitement des factures fournisseurs est optimisé :
- Visibilité et traçabilité à 100 % tout au long du traitement grâce à ces interfaces natives.
- Information fiable en temps réel grâce au flux d'information bi-directionnel automatisé.
- Visibilité accrue grâce au retour paiement.
« [Les objectifs étaient d'une part] de bénéficier de la technologie de numérisation proposée par Yooz pour dématérialiser la totalité de la relation fournisseur et, d'autre part, de sécuriser la gestion des engagement. »
Yves Rannou
Responsable SI - Domaine Finance de la Banque Postale Assurances
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