On connaît depuis longtemps les bénéfices de la dématérialisation des factures, notamment la réduction significative du coût de traitement des factures, l’amélioration de la traçabilité et du suivi comptable, l’accélération du processus de validation interne des factures, la meilleure gestion des délais de paiement, l’élimination des erreurs, la facilitation des audits internes et externes, sans oublier la diminution de l’empreinte environnementale en réduisant considérablement les factures format papier.
Les contraintes règlementaires
Le moment fatidique où l’on considèrera que la dématérialisation de la facturation est incontournable arrivera plus vite que prévu. Autant se préparer, se munir des bons outils et commencer à dématérialiser ! Cette incitation à la dématérialisation n’est certes pas nouvelle, mais le périmètre d’application s’étend d’année en année. Rappelons, par exemple, que depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises, y compris les micro-entreprises, et non plus seulement les moyennes et grandes, ont obligation de transmettre par voie électronique leurs factures aux entités publiques. Un changement radical s’est ainsi opéré depuis le milieu des années 2000.
La maturité des solutions et des technologies de RPA et d’intelligence artificielle
D’après IDC (1), dans les entreprises françaises, un tiers des directions métiers estiment qu'entre 51 % et 75 % de leur processus sont déjà optimisés, mais ils sont plus de 50 % à estimer que seulement 25 % sont automatisés. D'ici deux ans, la part des entreprises déjà engagées dans ces processus d'automatisation et de digitalisation devrait augmenter massivement, en particulier parce que l'intelligence artificielle, couplée à la RPA permet d'intégrer dans les processus métiers des données non structurées qui sont déjà utilisées dans 52 % des processus, selon IDC. L’un des avantages de ces technologies, outre le fait de robotiser toutes les étapes d’un processus, de la demande d'achat au paiement, est de pouvoir automatiser le traitement des factures sans paramétrage préalable. L’intégration des solutions de dématérialisation avec les systèmes existants s’effectue de façon plus fluide et transparente pour les utilisateurs, dans les ERP, les progiciels comptables ou métiers, par exemple de gestion de chaîne logistique. C’est possible grâce à la disponibilité de multiples connecteurs natifs et à la prise en compte des règles comptables de nombreux pays.
Les exigences des équipes en charge de la gestion des factures fournisseurs
C’est un facteur souvent sous-estimé, mais le moral et la motivation des équipes comptables (internes ou dans des cabinets) contribuent à l’efficacité et à la rapidité d’exécution des processus. On imagine mal un service comptable conserver des méthodes de travail exclusivement basées sur l’usage du fax et du courrier au format papier. Ce qui, il y a quelques décennies, représentait l’état de l’art a laissé la place à une "nouvelle normalité" marquée par les e-mails, la dématérialisation, les validations automatiques… D’autant que l’effet de levier est très net : passer d’un taux d’automatisation de 70 % à un taux de 85 % allège de moitié le travail restant à la charge des équipes comptables (2). De plus, les tâches restantes sont, en général, des tâches à forte valeur ajoutée. L'utilisation de l'expertise de chaque collaborateur est alors optimisée, par exemple en remplaçant la tâche chrnonophage que constitue la saisie de données par du conseil ou de l'accompagnement de la direction de l'entreprise dans ces analyses et dans sa prise de décision.
Forrester Research (3) révèle que près de 50 % des entreprises accélèreront l'adoption de la dématérialisation des factures fournisseurs suite à la crise du Covid-19, qui a massifié le recours au télétravail de façon durable, et donc le besoin de flexibilité.
La transformation numérique accélère la dématérialisation des factures fournisseurs
Tendance de fond pour toutes les entreprises, elle s’accélère et touche toutes les tailles d’entreprises. Dans ce contexte où les organisations doivent se positionner et se donner les moyens de conserver leurs avantages compétitifs, la dématérialisation constitue une condition nécessaire, mais pas suffisante. Selon une étude du cabinet Gyro, réalisée pour Fujitsu, et publiée en juillet 2020 (4), 54 % des entreprises européennes considèrent la numérisation comme essentielle à la transformation numérique.
Dans ce domaine, les entreprises françaises accusent un retard : d’après une étude ADK Insights pour Kyocera (5), alors que 60 % des entreprises françaises ont numérisé au moins la moitié de leurs documents, ce taux reste inférieur à celui des autres pays européens. En fait, une organisation française sur dix admet n’avoir presque jamais digitalisé ses documents, soit plus du double par rapport aux Pays-Bas, par exemple. Mais elles vont s’y mettre car trois points de blocages commencent à devenir très pénalisants : le temps pour traiter les documents papier, la trop grande diversité des versions de documents selon les utilisateurs et le manque d’espace de stockage…
Les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs
Les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs ne sont plus à prouver. Elle permet de réduire les coûts de gestion de 80% et d'accroître la productivité des équipes financières et comptables : cycles de validation divisés par 5 à 20, multiplication par 2 de la productivité de traitement. Rappelons que l’enregistrement comptable d’une facture papier coûte entre 9 et 20 €. Le cumul des économies peut être vite impressionnant si l’on considère le nombre d’étapes : copies des bons de commande, envois postaux, temps de validation et de recherche, duplication des factures, stockage papier, perte de factures…
Certains logiciels de dématérialisation des factures proposent une capture omnicanal : un outil permettant de capturer tous les flux de factures, quelque soit leur provenance (emails, papier, portail fournisseurs...). Un réel avantage compétitif et une nécessité pour l'avenir de la facturation.
Au-delà des gains de productivité qu'apporte la mise en place d'un projet de dématérialisation, le passage du papier au 100% dématérialisé garantit des échanges fluides et rapides, ainsi qu'un accès temps réel à l'ensemble des informations.
L'impact de la dématérialisation des factures fournisseurs sur l’image employeur
N’en doutons pas, la dématérialisation des factures fournisseurs va intégrer la liste des prérequis pour attirer des talents lors des recrutements, au même titre qu’un poste de travail digne de ce nom, un smartphone, des conditions de travail satisfaisantes et autres avantages sociaux. Pas seulement dans les services comptables ou les directions financières, car toutes les entités sont concernées par la dématérialisation, qu’il s’agisse des ressources humaines du juridique, du commercial, de la logistique, du service client.
Bien sûr, il subsiste des résistances. L’étude de Fujitsu révèle que 61 % des entreprises européennes pensent qu'il est impossible de n’utiliser aucun papier. De même, plus de la moitié des enregistrements sont conservés à la fois sur papier et en version numérique. Mais le potentiel est là : une étude réalisée par le magazine Archimag estime que 60 % des organisations françaises ne sont pas encore équipées d'une solution de dématérialisation adaptée à la gestion des factures fournisseurs. Mais l'équipement d'une telle solution est clairement à l'ordre du jour pour un peu plus de 30 % des organisations, 15 % avouent s'y intéresser à court terme, 15 % se disent prêtes à franchir le pas, mais d'ici 2023, et 70 % ne fournissent aucun délai précis.
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