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Afin de réussir sa transformation digitale, une entreprise se doit de l’entreprendre au sein de l’ensemble des services qui la composent. Le département des achats fait donc partie de ce processus. La digitalisation s’opère à toutes les étapes du processus d’achat, et permet la fluidification des transactions, la diminution des délais de traitement et de paiement, un risque de fraude moindre et une meilleure traçabilité.
La digitalisation des achats ou processus « spend » est ainsi une véritable opportunité en termes de gain de temps, de performance, de gains financiers et de gain de productivité. De plus, compte tenu du contexte réglementaire de la Facturation Electronique comme nouvelle norme à partir de 2024, les entreprises seront dans l’obligation de revoir leurs circuits de validation des factures fournisseurs.
Les entreprises ont tout intérêt à repenser leur processus d’achat, à comprendre les nouveaux enjeux et à considérer le nouveau cadre réglementaire comme une opportunité pour gagner en compétitivité sur un marché de plus en plus concurrentiel.
Le processus d'achat en entreprise :
Le processus d’achat se constitue de deux étapes :
- Le source-to-contact, qui regroupe les tâches préachat, telles que la recherche d'informations et du bon fournisseur, la négociation et la fixation du prix et la gestion des contrats. En effet, lors d’un besoin de matières premières, produits ou services, le service achat commence par effectuer une recherche de fournisseurs, notamment en fonction des coûts de la qualité, du délai nécessaire pour la livraison de la commande potentielle.
- Le procure-to-pay ensuite, qui correspond au processus d’achat, de la demande d’achat au règlement des factures fournisseurs. Les étapes à prendre en compte sont notamment la recherche du produit, le passage de la commande, la gestion logistique (suivi et réception de la commande), la vérification de la conformité de la commande (par exemple, nombre et état des marchandises reçues), la facturation, la comptabilisation et enfin le règlement de la commande.
Le processus d’achat concerne un très large panel de dépenses (matières premières, sous-traitance, divers services…) et peut donc impliquer différents services de l'entreprise, un grand nombre de collaborateurs et ainsi se composer de multiples étapes. Plus le processus fait intervenir d’acteurs, plus les risques d’erreurs et de retards de paiement sont importants. D’où l’intérêt de la mise en place d’un workflow grâce à une solution de dématérialisation et d'automatisation, du passage de la commande à son paiement.
La demande d'achat et son processus de validation :
Une demande d’achat est un document papier ou dématérialisé, émis par un service d’une entreprise. Il a pour objectif d’acquérir un bien ou un service. Il recense les éléments indispensables à l’évaluation et à l’acquisition de l’achat en question. Cette étape du processus d’achat est importante, car elle permet de s’assurer qu’aucune dépense ne sera engagée par un collaborateur sans l’accord de son manager ou de la direction.
Le circuit de validation et la centralisation des données :
Plus l’entreprise est grande, plus le nombre d'équipes et de collaborateurs impliqués dans le circuit de validation d’une demande d’achat et d’une facture peut être important. C’est pourquoi il est important d’utiliser un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs, qui permettra de créer des workflows automatisés.
En effet, quand la validation d’une demande d’achat et d’une facture comporte plusieurs valideurs, l’utilisation d’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs permet la centralisation des données. Chaque mouvement et validation de la facture se fait sur une même plateforme. Il est ainsi aisé de tracer chaque étape du circuit de validation, de savoir à quelle étape est la facture, et dans les mains de quel valideur. Cela évite ainsi la perte de documents, les problèmes de traçabilité et garantit un processus fluide et rapide.
Certains logiciels permettent notamment l’ajout de pièces jointes, attachées à la demande d’achat ou à la facture. Au-delà du processus, tous les documents nécessaires à la transaction sont alors accessibles et consultables sur la plateforme. Par exemple, si un fournisseur propose une réduction du prix sur une commande, le collaborateur effectuant la demande d’achat pourra y attacher une image, un pdf, un e-mail, ou même un enregistrement d’appel, appuyant la promesse de réduction faite par le fournisseur. Cette nouvelle fonctionnalité simplifie et sécurise d’autant plus le processus.
Le rapprochement de la demande d'achat et de la facture :
Une fois la demande d’achat validée et la facture reçue, le logiciel rapprochera automatiquement les deux. Ainsi, aucune intervention humaine n’est nécessaire. En cas de manque de cohérence entre les deux documents, le logiciel le signalera. Cela évite le risque d’accepter des factures non conformes, dû à un mauvais calcul ou à un manque d’attention de la part d’un collaborateur.
Si la facture est conforme, elle pourra alors directement passer en paiement, d’où un gain de temps pour l'organisation. Les retards de paiement diminuent drastiquement, et la relation fournisseurs est ainsi optimisée.
Gestion des réceptions :
Au moment de la réception de la commande, le collaborateur concerné pourra confirmer la conformité de la commande, ou signaler sa non-conformité dans une nouvelle étape du workflow. En cas de non-conformité, l’ajout de pièces jointes mentionné plus haut peut appuyer cette non-conformité. La facture pourra être renvoyée au fournisseur grâce à l’envoi d’un mail depuis la plateforme, avec les pièces jointes attestant de sa non-conformité.
Suivi budgétaire :
Certaines plateformes permettent d’attribuer un budget à chaque facture. Cette fonctionnalité permet d’accéder au budget en temps réel, d’améliorer la visibilité sur le budget, mais aussi de gagner du temps. En effet, les collaborateurs ayant accès au budget qui les concerne n’ont plus besoin de consulter le service comptabilité pour ce type de demandes. Une vraie valeur ajoutée pour le pilotage de la stratégie budgétaire.
Compte tenu de la complexité du circuit de validation des achats, les entreprises ont tout intérêt à l'automatiser, non seulement pour la cohérence de leur transformation digitale, qui est aujourd'hui une nécessité pour rester compétitif, mais aussi pour s'assurer des gains financiers, des gains de productivité et de temps, éviter les erreurs et les retards de paiement, et ainsi optimiser la relation fournisseurs et le pilotage de la stratégie budgétaire.
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