Quand on parle de travail manuel, on ne pense pas spontanément à la comptabilité. Pourtant, c’est bien ce qu’elle a été jusqu’à l’apparition de l’ère digitale dans laquelle nous devons désormais nous insérer. Pour beaucoup d’entreprises, la transition vers la dématérialisation de factures n'est pas encore entamée, et la tenue de compte se pratique encore à la main; une méthode qui a fait ses preuves mais dont nous connaissons désormais bien les limites.
Les factures d'achats (fournisseurs), les factures de ventes (clients), les notes de crédits, sont des pièces centrales de l’ensemble du corpus des documents comptables. Leur enregistrement est communément appelé « encodage ». Les étapes de ce mécanisme sont répétitives, chronophages et lourdes en termes de ressources humaines mais aussi financières. Saisie dans le bon journal, vérification des montants, archivage dans le dossier approprié, impression et envoi… Le résultat est sans appel; l’encodage requiert un investissement colossal.
La manipulation des écritures comptables doit être parfaitement maîtrisée par l’opérateur de saisie afin que la comptabilité soit correcte.
L’importance de la précision des enregistrements comptables
La qualité de la tenue de compte d'une entreprise doit être optimale, afin qu'elle soit simple et rapide à réviser lors du bilan de fin d’année.
Il faut également considérer qu’il n’est pas rare pour un cabinet d’expertise comptable ou une entreprise d’avoir besoin de retrouver un ou plusieurs éléments comptables en cours d’année; une facture fournisseur pour ajuster un cycle, un bon de commande pour préciser un inventaire, le montant et les détails d'une opération pour étudier un dossier litigieux ou encore un historique de flux financiers pour faire un état de santé ponctuel du compte de l’entreprise.
Il est possible d’avoir recours à des informations comptables déjà saisies pour une quantité de raisons infinie, que ce recours soit à l’initiative de l’entreprise elle-même ou à la demande d’un tiers.
Même s'il est souvent bien rôdé grâce à un personnel efficace, l’encodage de factures manuel prend énormément de temps, au détriment de tâches à plus fortes valeurs ajoutées. On considère qu’il faut en moyenne 3 à 5 semaines pour traiter une facture… quand tout va bien ! Que survienne une minuscule erreur d’encodage et voilà toute la mécanique qui s’enraye.
Ce sont aussitôt retards de paiement, discussions tendues avec les fournisseurs, longues investigations pour chercher les justificatifs d'un montant ou l’origine du problème… lequel pouvant aller jusqu’à entraîner des pénalités, voire des soupçons de fraude ou d’irrégularités fiscales.
Face à de tels cas, il est évident d’envisager une méthode différente permettant d'enregistrer ses factures, et consolider la pise d'audit de sa tenue de compte.
Est-il possible d’envisager de ne plus avoir à encoder ses factures manuellement et que tout se passe sur un écran et (presque) seulement à l'aide d'un bouton ? La réponse est sans équivoque. Oui, cela est aujourd’hui rendu possible grâce à un logiciel de dématérialisation adapté, intuitif et fiable. C’est le résultat de l’alliance de trois avancées technologiques : la reconnaissance de caractère, l’intelligence artificielle et l’automatisation.
La combinaison de 3 technologies intelligentes
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La reconnaissance de caractères : de l’image à la donnée
La reconnaissance de caractère (ou OCR pour Optical Character Recognition) consiste à repérer les éléments de texte au sein d’une image, à séparer les caractères et à les retranscrire sous forme digitale. Les algorithmes actuels, associant méthodes visuelles et sémantiques, offrent des taux de reconnaissance supérieurs à 98 %. Plus ils sont utilisés, plus ils gagnent en précision.
Une fois les factures scannées, l’outil d’OCR peut donc extraire automatiquement les données de chaque ligne, supprimant non seulement la nécessité de les entrer manuellement, mais empêchant également les erreurs presque inévitables de saisie humaine.
L’OCR rend possible la capture de données depuis de multiples bases de contenus (e-mail, papier) mais aussi à travers de programmes connexes intégrés (logiciels de tenue de compte, ERP, CRM…).
Les résultats sont impressionnants et permettent d’optimiser considérablement le traitement des factures quelque soit le type d'utilisateur.
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L’intelligence artificielle : de la donnée à l’information
Au stade de la reconnaissance de caractères seul, le processus de traitement numérique et autonome de factures ne peut être encore complet, une séquence de chiffres uniquement capturée peut aussi bien être un numéro de téléphone, un numéro d’immatriculation, le code de TVA ou le montant d’une facture à régler.
Il faut qu'intervienne l’intelligence artificielle (IA), capable d'interpréter ces données et montants et de leur conférer un sens. Ayant ingurgité des millions de factures, une solution d’encodage autonome performante bien choisie est capable de reconnaître tous les différents champs constitutifs d'un document – fournisseur, date d'achat ou de vente, numéro de commande, références, montants… Sans la moindre intervention manuelle.
On est donc passé, grâce à l’OCR et l’IA, d’un document papier à une liste d’informations parfaitement renseignées, identifiées et mémorisées.
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L’automatisation de traitement des écritures : de l’information à l’efficacité
Reste la dernière étape du processus de l’encodage numérique des factures d’une entreprise : l’automatisation de leur interprétation.
Cela est rendu possible grâce à une des techniques d’intelligence artificielle extrêmement aboutie; Le « machine-learning » qui utilise des probabilités statistiques pour identifier des écritures sans programmation explicite.
Ayant ainsi récupéré et identifié les caractéristiques du compte de l’entreprise, les logiciels de dématérialisation peuvent en effet lier les factures aux commandes, identifier des montants douteux, mettre en évidence des changements inhabituels ou des montants de TVA erronés, sélectionner l’imputation comptable appropriée, mettre à jour les logiciels de gestion comme l’ERP, et alerter si besoin les personnes impliquées, par exemple pour valider une transaction au-dessus d’un certain montant.
Ces procédures automatisées sont paramétrées dans l’outil pour retranscrire les règles de gestion de l’entreprise et ne placer les interventions humaines que là où elles sont nécessaires. Encoder ses factures devient une tâche facilement personnalisable, et à haut niveau de sécurité.
Quant à la version originale de la facture, elle a été remplacée par sa copie numérique, qui peut être archivée dans le système de manière à être conservée aussi longtemps que nécessaire. Sa valeur légale est identique.
Productivité, maîtrise, anticipation : les bénéfices de la dématérialisation de factures
La combinaison de l’OCR, de l’IA et de l’automatisation permet de substituer au traitement artisanal des factures la prise en charge numérique fiable, sécurisée et extrêmement efficace de ces écritures.
Parmi les bénéfices majeurs de l'encodage numérique des factures, se distinguent à la première place les gains substantiels de productivité. La dématérialisation soulage les collaborateurs d’une tâche fastidieuse et à faible valeur ajoutée, leur permettent d’appréhender de plus gros volumes, de limiter les retards et de repérer plus rapidement des litiges consécutifs aux erreurs de saisie d'écriture.
À cela, il faut ajouter la réduction des coûts associés au stockage, à la recherche et à la perte des documents papiers. Au total, on estime que la durée du cycle de traitement des documents peut être divisée par 5 et le montant des coûts de gestion réduit de 80 %.
Le second avantage majeur de l’évolution des moyens d’encodage des éléments comptables pour un cabinet d'expert ou le service financier d'une entreprise est l'élargissement de son offre de service et de son activité en termes de conseil et d'analyse.
En effet, soulagés des tâches subalternes, l’entreprise dispose d’indicateurs plus complets, d’alertes plus précoces et de chiffres plus fiables pour maîtriser et optimiser ses ressources. On assiste à une réelle évolution des différents intervenants auprès des acteurs principaux de leur entreprise.
Enfin, un autre avantage majeur de l'anticipation de la mise en conformité avec la loi relative à la généralisation de la facturation électronique dans les relations entre assujettis à la TVA, c'est la crédibilité et la rigueur que ce nouveau système lui confère.
L'entreprise atteste de sa volonté de transparence à l'égard de l'administration fiscale, et augmente l'attractivité et l'intérêt d'autres acteurs du marché en se positionnant en tant que modèle.
