Pour les professionnels du chiffre, la tenue de comptes représente une succession de tâches répétitives et chronophages, notamment dans certains secteurs d'activité. Les experts-comptables missionnés par des cafés, hôtels ou restaurants font partie des premiers concernés. Heureusement, l'automatisation de la comptabilité peut les aider à gagner du temps au quotidien.
Les grands enjeux comptables des cafés, hôtels, restaurants
L'hôtellerie-restauration possède certaines spécificités en matière de comptabilité, qui ne font que complexifier la tenue de comptes.
En premier lieu, les bars, restaurants, cafés et hôtels doivent gérer une grande diversité d'achats et de charges fixes ou variables. Tout au long de l'année, le cabinet d'expertise comptable qui a des clients restaurateurs ou du secteur hôtelier, doit donc procéder à l'enregistrement chronologique de ces mouvements.
À commencer par les écritures comptables liées aux factures fournisseurs, qui sont particulièrement nombreuses. Le traitement manuel de ces pièces comptables engendre d'ailleurs des risques non négligeables :
- Erreurs de saisie
- Création de doublons
- Retards de paiement
- Perte de factures
À cela, il faut ajouter les salaires, les cotisations, les aliments et boissons, les coûts fixes liés aux locaux, le matériel, les emballages, les vêtements de travail, l’amortissement du fonds de commerce et de la licence, les produits d'entretien, etc.
Enfin, l'hôtellerie-restauration étant une activité essentiellement B2C, la ventilation des recettes par client est impossible. En lieu et place, l'expert-comptable doit donc les ventiler par moyen de paiement : carte bancaire, espèces, titres-restaurant, chèques…
Autre particularité juridique : au sein de la convention collective des hôtels, cafés et restaurants (HCR) il est stipulé que l'établissement a pour obligation de nourrir ses employés sous certaines conditions. Or, l'indemnisation du repas offert au salarié constitue un avantage en nature. Elle doit donc apparaître sur les bulletins de paie, ce qui entraîne le versement de cotisations sociales pour l’employeur et la taxation à l’impôt sur le revenu pour le travailleur. En outre, cet avantage en nature doit être comptabilisé dans un compte dédié par l'expert-comptable spécialiste en charge.
Ces spécificités représentent une charge de travail conséquente qui vient s'ajouter aux nombreuses missions déjà effectuées par l'expert-comptable. C'est ici qu'intervient l'automatisation de la tenue de compte, qui permet au cabinet de gagner un temps précieux en se libérant des tâches les plus répétitives.
L'automatisation de la tenue de compte pour répondre aux enjeux des cafés, hôtels, restaurants
Un expert-comptable consacre en moyenne 30 % de son temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs de ses clients. Toutefois, ce chiffre peut augmenter considérablement dans le secteur des cafés, hôtels et restaurants, qui génèrent un nombre très important de factures.
Au-delà du risque d’erreur, de perte de document ou de retard de paiement, le traitement manuel des factures fournisseurs est donc un véritable manque à gagner pour les cabinets. Heureusement, ils peuvent désormais tirer parti des nouvelles technologies pour automatiser cette tâche chronophage.
Néanmoins, gagner du temps n'est pas une fin en soi. C'est avant tout une opportunité pour l'expert-comptable d'être au plus proche des besoins de ses clients, avec des bénéfices concrets à la clé.
Vous améliorez votre relation client
Contrairement à une idée reçue, l'automatisation de la comptabilité ne déshumanise pas l’expérience client, que ce soit du côté du cabinet ou de l'entreprise. À l'inverse, elle permet d’améliorer la qualité des services fournis aux clients.
En effet, la digitalisation se traduit par une diminution drastique du nombre d'erreurs, mais aussi par une accélération des processus internes du cabinet. Il peut ainsi respecter à la lettre chacun de ses engagements : les déclarations sociales et fiscales sont effectuées en temps et en heure, les rendez-vous mensuels prévus dans la lettre de mission sont honorés…
En outre, l'automatisation des tâches permet à l'expert-comptable de suivre de près le parcours de son client et de mieux évaluer sa satisfaction. Il s’agit donc d’un excellent levier pour fidéliser une clientèle toujours plus exigeante, en s’assurant que les prestations effectuées répondent parfaitement à ses besoins.
Vous favorisez le développement de nouvelles activités
Malgré l'essor des experts-comptables en ligne, des logiciels de gestion de paie et autres solutions technologiques, la digitalisation ne remplace pas le rôle de conseiller du cabinet comptable. En effet, le conseil est une activité éminemment humaine, qui implique une parfaite compréhension des besoins du client, ainsi qu'une certaine empathie.
En supprimant une grande partie des tâches chronophages, l'automatisation permet justement à l'expert-comptable de se concentrer sur son cœur de métier : offrir un accompagnement poussé à ses clients pour les aider à résoudre leurs différentes problématiques.
En effet, les collaborateurs du cabinet gagnent un temps précieux qu'ils peuvent consacrer à des missions à forte valeur ajoutée : mise en place d'outils de gestion, analyse du chiffre d'affaires, paie, ressources humaines, analyse des flux de trésorerie, droit social…
Depuis la loi PACTE, l’expert-comptable peut également proposer des missions à titre accessoire, comme le recouvrement de créance, le conseil en investissement financier ou le conseil en gestion de patrimoine. Une véritable opportunité pour diversifier les services du cabinet et ainsi attirer de nouveaux clients.
Ainsi, l'automatisation de la tenue de comptes peut apporter de nombreux bénéfices aux experts-comptables, mais aussi à leurs clients dans le secteur de l’hôtellerie-restauration : cafés, hôtels, restaurants, bars... Au-delà du gain de temps considérable et de la réduction du risque d'erreur, la digitalisation permet à votre cabinet de valoriser son expertise sociale & paie et de proposer à ses clients un accompagnement poussé et personnalisé.
