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6 minutes de lecture

La dématérialisation des factures

Pourquoi dématérialiser ses factures fournisseurs ?

par Angélique Ribas le 5.04.2020

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“C’était le meilleur et le pire de tous les temps, le siècle de la folie et celui de la sagesse…” Tel est le prélude du roman, Le Conte de deux cités, de Charles Dickens. 

Aujourd'hui, nous utiliserons cette analogie pour vous raconter l'histoire de deux services comptables.

 

Le traitement manuel des factures

 

Cette fiction illustre d’un côté, le désespoir et la souffrance d’un service de comptabilité qui doit faire face quotidiennement aux désagréments imposés par le traitement manuel de ses factures fournisseurs ; ignorant que l'automatisation de leurs processus comptables peut les aider à gagner du temps et de l'argent et accroître ainsi la productivité du service et de l’autre, la joie et l'espoir d'un service de comptabilité qui tire déjà profit de l'automatisation du traitement de ses factures.

 

Monsieur Jacques Dupont travaille dans un service de comptabilité qui s’appuie essentiellement sur des processus « manuels ».  Les factures sont réceptionnées par courrier postal ou par email et sont traitées manuellement. Jacques et son équipe doivent ressaisir à la main les données dans leur outil comptable et se déplacer physiquement dans les bureaux (ou envoyer des e-mails) pour faire approuver les documents. Ces méthodes de travail sont souvent sources d'erreur car les factures peuvent être mal acheminées, se perdre ou disparaître sous un amas de papiers qui traîne sur un bureau, et parfois même se retrouver si loin dans la pile de courrier entrant qu'elles sont laissées sans réponse ou non lues. Tout ceci engendre beaucoup de stress et de frustration pour Jacques et ses collaborateurs. Pour ne pas prendre du retard, ils doivent souvent déjeuner au bureau.

 

Une comptabilité automatisée

 

Dans le service de Madame Christine Martin, la comptabilité est « automatisée». Le traitement des factures des différents fournisseurs est entièrement automatisé et ne requiert que très peu ou pas d’intervention manuelle. Dans ce service, l'automatisation permet à un seul comptable de traiter près de 3 000 factures supplémentaires par mois, par rapport à un traitement exclusivement manuel. Colossal !

 

Jacques ignore à quel stade du processus de validation se trouvent les factures. Pour lui, cela représente une mission quasi-impossible la plupart du temps car il passe beaucoup de temps à chercher physiquement les documents, à vérifier s'ils ont été approuvés, à les faire suivre ou les acheminer vers la personne adéquate pour être prises en charge. Il a le sentiment de vivre dans     « le siècle de la folie » !

 

Christine utilise une solution de dématérialisation en mode cloud qui lui permet d'accéder, à tout moment et en tout lieu, à tous les documents numériques stockés en ligne.  En quelques clics seulement, elle peut transmettre les documents pour validation à la personne concernée et passer à l'étape suivante du processus comptable. Elle peut ainsi se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour le service et l'entreprise, comme l'amélioration des relations avec les fournisseurs et la recherche de solutions leur permettant d’obtenir des remises en cas de paiement anticipé.  Christine a le sentiment de vivre dans « le siècle de la sagesse » !

 

Les services de comptabilité fournisseurs utilisant des méthodes manuelles encourent le risque que des documents sensibles se retrouvent entre de mauvaises mains ou que des données confidentielles soient exposées, ce qui occasionnerait pour Jacques bien des nuits blanches.

A l’inverse, au sein de son service de comptabilité entièrement automatisé, Christine peut assigner des permissions spécifiques et des accès protégés à différents collaborateurs, et sécuriser ainsi l’ensemble des données. Christine peut dormir sur ses deux oreilles.

 

Comment réduire les coûts de gestion des factures fournisseurs ?

 

Jacques est mis au défi, par ses supérieurs, de réduire les coûts et les dépenses, en commençant par le service comptable. Si nous prenons en compte tous les coûts d'un processus manuel de gestion de factures fournisseur (installation, charge salariale, papier, expédition, archivage et temps), le coût moyen lié au traitement d'une facture oscille entre 9,4 € et 20,8 €. Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, le volume de documents papier augmente, de même que les coûts salariaux puisque l’entreprise doit embaucher du personnel supplémentaire pour traiter cette masse documentaire.  Jacques craint que les coûts de traitement des factures ne cessent d'augmenter.

 

De plus, le délai moyen de paiement d'une facture, de sa réception jusqu'à son règlement, est souvent supérieur à 30 jours (45 jours). Impossible, dans un tel contexte, de prétendre à des remises pour paiement anticipé. Jacques et son équipe ont d'ailleurs souvent des pénalités pour retards de paiement. Jacques a le sentiment de ressembler à Bob Cratchit, le personnage du roman de Charles Dickens « Un chant de Noël » symbolisant les mauvaises conditions de travail. Le moral de son équipe est au plus bas comme si leur travail n'était que pure corvée.

 

Les avantages d'une solution de dématérialisation dans le cloud

 

Au-delà des économies réalisées grâce àsa solution d'automatisation basée dans le Cloud (le coût moyen par facture est seulement de 2.22€), Christine et son équipe ont le double avantage de pouvoir être exonérés de pénalités de retard mais également de bénéficier de remises pour paiements anticipés. Sans parler des substantielles économies de coûts réalisées sur les consommables que bon nombre d'entreprises oublient de prendre en compte dans le coût de traitement d'une facture. Christine est apparue comme une héroïne lorsque toutes ces économies se sont répercutées directement sur les résultats financiers de son entreprise. 

 

Désormais, Christine et son équipe sont en mesure de traiter un volume plus important de factures dans un laps de temps beaucoup plus court (5 jours en moyenne suffisent pour traiter un document). Tous ces éléments ont favorisé une croissance plus rapide pour l’entreprise, tout en conservant le niveau actuel de ses effectifs.

 

Le personnel est enthousiasmé à l'idée d'accomplir des tâches plus stratégiques et à valeur ajoutée, comme la négociation des prix auprès des fournisseurs, l'établissement de procédures normalisées ou l'élaboration de « best practices ».  

 

Comment Jacques peut-il remédier à la situation ?

 

Il doit trouver une solution d'automatisation basée sur le Cloud qui :  

  • Offre un maximum de souplesse et puisse être personnalisée en fonction des objectifs de l'entreprise.
  • Permette aux fournisseurs de transmettre leurs factures dans le format de leur choix 
  • Tire parti des technologies avancées telles que l'OCR, l'extraction intelligente de données et le Machine Learning pour gérer un flux de traitement de factures complet, de la réception du document jusqu’au paiement.

Lorsque Jacques trouve la solution recherchée auprès de Yooz, son équipe est enfin libérée des processus comptables rébarbatifs, inefficaces et coûteux. Les dirigeants financiers de son entreprise ont à présent une idée précise des ressources, des systèmes et des budgets qui sont utilisés. Le service comptable de Jacques est devenu un centre de profit. 

Jacques et Christine déjeunent ensemble, à l'extérieur de leurs bureaux respectifs, et se concertent pour trouver des idées sur la façon de tirer le meilleur parti de leur solution d'automatisation. Désormais, ils ne se soucient plus de savoir comment gérer une pile de factures qui ne cesse de s'alourdir mais se concentrent davantage sur la façon dont ils peuvent allouer les ressources financières qui ont été générées grâce à l'automatisation de leurs processus. Ils sont enthousiastes à l'idée de présenter de nouvelles idées à leurs supérieurs hiérarchiques.

 

Pour aller plus loin, et découvrir les grandes étapes d’un processus de traitement des factures fournisseurs dématérialisé :

 

  • Capture de tous les types de documents quel que soit leur support,
  • Enregistrement automatique grâce à la reconnaissance de caractères automatisée et à l’automatisation des processus d’imputation,
  • Workflows automatisés de validation et règlement des factures, jusqu’à l’envoi du bon à payer.

Visionnez notre webinar replay !

 

Je souhaite découvrir un cas concret de dématérialisation de factures