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En entrée, une facture papier. En sortie, un flux d’informations comptables. Entre les deux formats, un processus mystérieux : la dématérialisation des factures. Comment la machine parvient-elle à lire, comprendre et retranscrire en quelques instants les données qui lui sont soumises sans commettre d’erreur ? Son utilisation dans le domaine de la comptabilité, soulage le personnel de tâches fastidieuses et engendre des bénéfices considérables pour les entreprises. Elle repose sur trois piliers complémentaires technologiques : la reconnaissance de caractères, l’intelligence artificielle et l’automatisation.
L’OCR, la reconnaissance optique de caractères
La reconnaissance optique de caractères (ROC) ou, en anglais, Optical Character Recognition (OCR) consiste à identifier et retranscrire les éléments de texte contenus dans une image, le plus souvent un document scanné. Après avoir été redressée, nettoyée et convertie en noir et blanc, l’image est balayée pour repérer les zones de texte, puis isoler les caractères et, enfin, les reconnaître avec certitude. Diverses méthodes sont employées afin d’identifier chaque caractère indépendamment de la police utilisée (qui, dans le cas des factures, change d’un fournisseur à l’autre) et corriger les erreurs qui pourraient provenir, par exemple, d’une mauvaise qualité d’impression originelle. On peut ainsi estimer la vraisemblance des mots qu’il est désormais possible de former en les confrontant à des bases de référence et un historique de documents similaires. Yooz s’appuie par exemple sur plus de 100 millions de factures et une base de plus d’un million de fournisseurs.
Le traitement automatique des factures grâce à l'intelligence artificielle
Repérer le texte et le retranscrire fidèlement sous forme numérique est l’étape fondamentale de la dématérialisation, mais le véritable avantage, c’est qu’il est désormais possible à la machine de comprendre la nature et le sens de ce qui est écrit. Et ceci, grâce à la technologie de l'IA et, plus spécifiquement, au Machine Learning. Tout en respectant les exigences légales, il n’est pas deux fournisseurs dont les factures se ressemblent. Pourtant, ayant assimilé des millions de factures, l’algorithme devient capable d’en repérer les champs caractéristiques en dépit des différences de présentation : fournisseur, date, références, montants HT et TTC… Il ne reste alors plus qu’à extraire ces informations pour un résultant plus rigoureux (et plus rapide) encore que si elles avaient été ressaisies manuellement. Et tout ceci sans qu’aucun paramétrage ou apprentissage spécifique ne soit nécessaire. Dès sa première facture dématérialisée, l’entreprise bénéficie de toute la puissance du système. À noter que l’exceptionnelle capacité de l’intelligence artificielle à détecter des similitudes – ou des anomalies – est également d’une redoutable efficacité pour lutter contre la fraude.
Le traitement automatique des factures grâce à l'automatisation
Le bénéfice serait toutefois incomplet si la machine se contentait de restituer en bon ordre les informations figurant sur les factures. L’intérêt supplémentaire est qu’elle peut, dans la foulée, passer elle-même les écritures comptables et alimenter les diverses applications de gestion (ERP, outils de production comptable...). Pour cela, la solution doit être étroitement intégrée au système d’information de l’entreprise de manière à pouvoir prendre en compte ses référentiels comptables (fournisseurs, commandes, plans de comptes, plan analytique…). Dès lors, on peut paramétrer les règles propres à l’entreprise dans un robot, lequel se chargera ensuite automatiquement de rapprocher les factures des commandes, de les imputer aux entités et aux comptes appropriés, de les enregistrer dans les divers logiciels de gestion et de déclencher les actions suivantes du processus financier, en particulier le paiement. Et lorsqu’une intervention humaine est nécessaire, pour une validation à partir d’un certain seuil de dépense par exemple, un clic suffit. Associés, ces trois piliers complémentaires de la reconnaissance optique de caractères, de l’intelligence artificielle et de l’automatisation optimisent la gestion des factures fournisseurs, en réduisant drastiquement le temps nécessaire au traitement des factures tout en éliminant les erreurs de saisie, sources de confusions et de litiges. Résultat : une réduction de 80 % des coûts de gestion comptable.
Optimisez avec Yooz, la Gestion des Factures Fournisseurs grâce à la Reconnaissance Automatique des Factures
Dans le domaine de la dématérialisation des factures, Yooz se distingue par une solution sans équivalent. En combinant l'IA, le Deep Learning et le RPA, Yooz automatise jusqu'à 80% des factures sans nécessiter de paramétrage préalable, offrant ainsi une performance inégalée en temps réel dans la Reconnaissance Automatique des Factures tout en restant d'une extrême simplicité et en offrant une richesse métier maximale. En seulement une heure et sans formation, les entreprises peuvent démarrer avec Yooz, une solution All-in-One qui robotise toutes les étapes du processus P2P, de la demande d'achat au paiement. Yooz se distingue également par son engagement envers l'innovation avec un focus unique sur le traitement automatique du document, soutenu par une équipe d'experts en comptabilité et achats. Fondée dans le Cloud en 2010, Yooz offre une solution solide et pérenne, recommandée par l'écosystème financier mondial pour optimiser le processus de gestion des factures fournisseurs, réduire les coûts et améliorer l'efficacité opérationnelle des entreprises.
