Solution de dématérialisation des factures : pourquoi vous lancer ?

Après le coup d’arrêt du confinement, les entreprises se trouvent face à la nécessité de relancer leur activité dans un contexte désormais marqué par l’incertitude. Quels que soient leur taille et leur secteur, leur priorité est double : 1. sécuriser leur avenir et 2. mieux s’armer pour faire face à l’imprévu. Sur ces deux axes, la fonction finance a un rôle prépondérant à jouer et voici les raisons pour lesquelles la dématérialisation des factures est l’un des principaux outils à sa disposition.

Une solution de dématérialisation de factures pour gagner en productivité

Pour retrouver de l’oxygène financier et abaisser les coûts fixes de l’entreprise, les fonctions de back office doivent gagner en productivité. Les avantages de la dématérialisation sont nombreux, et les gains substantiels visibles immédiatement : la dématérialisation libère les collaborateurs des tâches répétitives et chronophages (Saisie des factures, classements des bons de commandes, vérifications préalables à une validation; paiement, archivage...) au profit de missions à plus forte valeur ajouté.

De plus, les coûts inhérents au stockage, à la recherche et à la perte des documents papiers, ainsi que leur impact environnemental, se voient aussi considérablement réduits. Enfin, la fluidification et l’automatisation des processus de validation et de contrôle sur l’ensemble de la chaîne « procure to pay » (P2P), de l'expression du besoin jusqu'à la facturation, démultiplie encore ces bénéfices grâce à une meilleure traçabilité des échanges. Au total, la durée du cycle de traitement des documents peut être divisée par 5 et les coûts de gestion réduits de 80 %.

Enfin, l'adoption d'un logiciel d'automatisation performant permet aussi de suivre 7 jours sur 7  et 24h sur 24  l'ensemble des étapes du workflow et l'évolution des données en temps réel.

Pour gagner en visibilité

Dans un environnement incertain, l’entreprise doit plus que jamais connaître en permanence sa situation financière : trésorerie, encours, masse salariale… Grâce à la dématérialisation et la reconnaissance de caractères, le service comptable peut capter directement les informations figurant sur les factures, et les injecter sans délai ni risque d’erreur dans le système de gestion.

L'accès en temps réel aux données de l'entreprise est un avantage sans équivoque, dont l'entreprise ne peut plus se passer : Les chiffres sont plus fiables que jamais et les possibilités d’analyse sont démultipliées. En outre, les équipes comptables peuvent mettre à profit le temps dégagé grâce aux gains de productivité pour approfondir l’examen des chiffres et accompagner davantage les métiers sur la dimension financière de leurs projets.

Être prêt pour le télétravail

Un des défis majeurs du confinement a montré a été celui d'assurer la continuité des activités tout en travaillant à distance. Concernant la comptabilité, il était impératif que les opérations financières se poursuivent. La crise que nous avons traversé à accélérer la transformation numérique, plaçant au centre la facturation électronique dans la panoplie opérationnelle de l’entreprise.

Plus aucune organisation ne peut se permettre de dépendre de l’accès à un document papier au moment même où son efficacité et sa capacité de réaction sont primordiales. Dématérialiser ses factures permet de digitaliser de bout en bout les processus et donc de pouvoir intervenir à distance si nécessaire. L'évolution du format papier vers le format numérique des factures a ouvert la voie à d'autres changements; par exemple en matière de regroupement et mutualisation des compétences, de mobilité interne ou d’attractivité.

Maîtriser les risques

Lorsque l’entreprise est fragilisée, elle doit se garder du moindre choc supplémentaire, et donc être particulièrement vigilante sur les risques qui pèsent sur son organisation. Avec la dématérialisation des factures et l’enregistrement automatique des informations qu’elles contiennent, les données sont fiables, tracées, sécurisées.

Ceci réduit considérablement les risques de litiges et de retards, à la fois coûteux et chronophages (un comptable, estime-t-on, passe près d’un tiers de son temps à gérer les retards de paiement). La rigueur du traitement dématérialisé facilite aussi grandement les tâches d’audit et de contrôle, en particulier celles menées par l’administration fiscale.

Réduire les délais et les litiges

Un fournisseur mécontent est un fournisseur qui téléphone. Pour le service comptable, cela signifie du temps passé à lui répondre et à régler le problème (sans parler du désagrément et des pénalités s’il s’avère avoir raison). On estime ainsi que la gestion des appels des fournisseurs occupe 41 % du temps d’un comptable et celle de retards de paiement, 31 %.

La dématérialisation et l’automatisation permettent de réduire drastiquement les risques de retard et d’erreur. Non seulement elles éliminent l’aléa des (res)saisies manuelles, mais des dispositifs intégrés de contrôle permettent d’alerter en cas de souci, par exemple s’ils détectent un doublon.

Piloter l’activité du service

Grâce à la dématérialisation, on dispose d’indicateurs de suivi et de performance qu’il serait très difficile d’obtenir dans le cas de processus manuels. Certains permettent au manager d’agir en temps réel pour gagner encore en efficacité (encours de factures, factures non parvenues, retards de paiement…) tandis que d’autres, réunis dans des tableaux de bord récapitulatifs, ont davantage vocation à mesurer globalement l’activité.

Ce sont, par exemple, le temps et le coût de traitement d’une facture, son délai de traitement moyen depuis sa réception jusqu’à son archivage, le nombre de factures traitées par comptable ou encore le nombre de litiges et leur temps de traitement moyen. Enfin, d’autres statistiques, comme le top 10 des fournisseurs, permettent d’identifier des pistes d’optimisation. Grâce à ces chiffres, le directeur financier peut piloter finement l’activité de son service et l’engager dans une logique d’amélioration continue.

En finir avec la fraude

Parmi les risques encourus par l’entreprise, la fraude figure aux tous premiers rangs, surtout dans une période de grande fébrilité comme aujourd’hui. En 2018, selon le cabinet Euler Hermes, 70 % des entreprises françaises déclaraient déjà avoir été victimes d’une tentative de fraude au cours de l’année précédente avec, pour 10 % d’entre elles, un préjudice supérieur à 100 000 €.

La dématérialisation des factures permet d’appliquer des méthodes d’analyse automatiques et d’émettre une alerte à la moindre anomalie suspecte. Face à des fraudeurs toujours plus nombreux et habiles, la technologie est pour le DAF une arme incontournable afin de protéger les intérêts de l’entreprise.

Les solutions de dématérialisation de factures : l'outil idéal pour le DAF

Saisir, valider, mettre en paiement, classer… Le traitement manuel des factures est un processus fastidieux mais surtout onéreux, puisque des études le chiffrent entre 9 € et 20 € par facture. Et plus les documents s’accumulent, plus la charge augmente ! Le stockage, l’archivage et la consultation papier représentent 3,25 € en moyenne si l’on tient compte des coûts directs (temps passé, surfaces de stockage…) et indirects (pertes, retards…).

On estime, par exemple, à 110 € le coût moyen de recherche d’un document mal classé. Une solution de dématérialisation de factures permet la numérisation du document lui-même mais aussi tout son processus de traitement, entraînant une réduction substantielle des coûts, qui selon CapGemini Consulting, peut atteindre 71 %.

Découvrez comment la démat' factures fournisseurs est devenue l'alliée indispensable pour Nicolas Nérot, DAF chez Campéole, Groupe CIAT en cliquant ici.

FAQ Yooz démat’

Quelle est la mission de Yooz ?

Chez Yooz, nous libérons le potentiel de créativité et d'innovation des individus et des organisations en supprimant des tâches répétitives, ennuyeuses et coûteuses.

Yooz crée des technologies uniques qui automatisent et sécurisent les processus des organisations avec une extrême simplicité et agilité.

Elles optimisent ainsi leur compétitivité et leur rentabilité en réduisant leurs coûts et leurs délais, en redéployant leurs ressources sur des missions à forte valeur ajoutée, en développant leur intelligence financière et en minorant leur empreinte environnementale.

Yooz est la solution Cloud de dématérialisation et d’automatisation du processus Purchase-to-Pay (P2P) la plus intelligente, la plus puissante et la plus facile à utiliser.

En dépassant les attentes de nos clients et en transformant chaque «Yoozer» en ambassadeur de Yooz, nous devenons un leader mondial de l’analyse intelligente des documents et de l’automatisation des processus.

Quelle est la valeur ajoutée de Yooz par rapport à ses concurrents ?

Le marché de la dématérialisation de factures compte quelques acteurs français, européens ou nord-américains. Ces acteurs peuvent intervenir sur différents sujets du processus P2P, en mode SaaS ou en mode On-Premise :

• La partie capture des documents et/ou sur la partie Process (WF),
•  Sur les achats ou sur les factures,

Parmi ces acteurs, on peut citer par exemple ITESOFT qui propose des solutions associant la capture et le workflow de traitement, mais ce, en mode on premise.

A ce jour, nous n’avons pas rencontré de concurrent réel pour Yooz qui offre une solution « tout en un » (totalement intégrée) depuis le traitement des achats jusqu’à celui des factures, en mode SaaS, associant le niveau de performance apporté par nos technologies et une telle simplicité de mise en œuvre.

L'application Yooz permet-elle l’intégration de PDF signés ?

Oui, tout à fait !

Nous sommes très mobilisés sur les notions de sécurité et de gestion de la fraude au sens plus large grâce à notre add-on YoozProtect.

Au-delà du contrôle de cachet électronique, un certain nombre de contrôles supplémentaires sont mis en œuvre afin de limiter le risque de fraude (contrôle des RIB fournisseurs, analyse documentaire, .... ).

Pour en savoir plus, je vous recommande la lecture de ce livre blanc sur la manière de prévenir la fraude documentaire au sein des Directions Financières.

Peut-on gérer le paiement dans Yooz ?

En Europe, Yooz sait par contre gérer les bons à payer des factures qu'il sait transmettre après votre validation à l'outil comptable, à une plateforme de gestion de paiements ou à l'application de gestion de trésorerie (Kyriba par exemple) qui sauront gérer les campagnes de paiement.

Sur ce sujet, il parait important de mentionner que Yooz gère spécifiquement un workflow d'approbation des paiements permettant de dissocier l'acceptation de la facture de l'acceptation du paiement de la facture à une date donnée. Il s'agit de la fonction de parapheur électronique.

Yooz en Europe sait générer les fichiers de paiement au format SEPA, fichiers que vous pouvez télécharger sur votre ordinateur pour les transférer à votre banque via son site web, pour déclencher les paiements.

En dehors du numéro de commande manquant sur la facture, l’application Yooz peut-elle nous assurer qu’il n’y a pas de commande pour cette facture ?

Effectivement, lorsque le cas se présente, Yooz détecte qu’il existe des commandes ouvertes pour ce fournisseur et propose la liste des commandes disponibles pour que l'utilisateur sélectionne la bonne. Sachez également que dans le cas d'une facture groupée, Yooz vous permet d'associer plusieurs commandes à une seule facture.

Yooz gère-t-elle le cachet électronique à l'étape de validation des documents ?

Le terme de « cachet électronique » peut être interprété de différentes façons:

• Le cachet électronique dans le sens de la validation électronique d'un document:

Oui, lors de chaque étape de validation, Yooz « gravera électroniquement » qui a validé la facture et quand et ces actions seront loguées dans l’historique de chaque document (non modifiable)

• Le cachet électronique permettant d’identifier l’origine et l’intégrité de la facture:

Oui, Yooz est tout à fait capable d’apposer un cachet électronique sur chaque facture qu’il traite (09/2017). Le but étant, entre autres, de pouvoir se séparer de l’original papier après sa numérisation (arrêté du 22/03/2017).

• Le cachet électronique à l'émission d'un bon de commande depuis Yooz permettant au fournisseur de lui garantir l'authenticité de l'émetteur.

A propos de Yooz

Yooz est la solution Cloud de dématérialisation et d’automatisation du processus Purchase-to-Pay (P2P) la plus intelligente, la plus puissante et la plus facile à utiliser.

Elle apporte des bénéfices inégalés en matière de productivité, rapidité et sécurité à plus de 4 000 clients et 200 000 utilisateurs dans le monde qui traitent leurs achats et factures. Son succès s’appuie sur la combinaison unique des performances de ses technologies d’Intelligence Artificielle, de son extrême simplicité de mise en oeuvre et d’utilisation, et de sa capacité à couvrir l’ensemble du processus P2P, depuis la gestion des achats jusqu’au bon à payer des factures fournisseurs. Yooz propose aussi un choix unique de plus de 250 connecteurs vers les principaux ERP et logiciels comptables.

Yooz est une entreprise innovante de croissance, certifiée Great Place To Work® et plusieurs fois primée comme « 10 Best Cloud Solution Provider » par Industry Era,  « Best of SaaS Showplace (BoSS) » par THINKstrategies, « Top 10 Accounting Solution Provider » par CFO Tech Outlook...Yooz propose deux éditions Cloud : Yooz Business Edition dédiée aux entreprises et associations et Yooz Expert Edition dédiée aux cabinets d’expertise comptable. Yooz est basée en Europe et aux USA.