<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=565596&amp;fmt=gif">

La dématérialisation des factures

La gestion des entreprises change de dimension

Les solutions de dématérialisation ont beaucoup évolué au cours de ces dernières années et proposent aujourd’hui des modèles innovants. Les organisations peuvent désormais, quels que soient les volumes de documents traités et la complexité de ses processus, accéder à des fonctionnalités avancées tout en garantissant une extrême simplicité d'accès et de paramétrage.

 
dematerialisation factures

En quoi consiste la dématérialisation de factures ?

 

La dématérialisation des factures consiste à remplacer tout ou partie d’un processus reposant sur des échanges de documents papier par un traitement automatisé, basé sur des documents numériques. Ces documents numériques sur lesquels s’appuient les processus dématérialisés peuvent avoir plusieurs origines. Dans certains cas, les données à traiter existent déjà sous un format électronique, soit sous la forme de fichiers structurés (de type EDI, XML ou CSV, par exemple), soit sous forme de fichiers non structurés, comme des documents PDF.
 
Dans d’autres cas, il est nécessaire de numériser au préalable les documents, en capturant le contenu de documents papier à l’aide de dispositifs de scan, de lecture automatique de document (LAD) et de reconnaissance de caractère (OCR).
 
La dématérialisation des factures en mode Saas (Software as a Service) permet à l’utilisateur de traiter, enregistrer et classer ses documents à partir de n’importe quel ordinateur ou périphérique connecté à Internet.

La dématérialisation des factures fournisseurs : un passage obligé pour les entreprises

 

Tout dans leur environnement semble en effet les y pousser, à commencer par l’obligation pour toutes les entreprises de transmettre leurs factures sous format électronique à leurs clients du secteur public via le portail Chorus Pro depuis le 1er janvier 2020. À cela, s’ajoute la multiplication de règles qui nécessitent de plus en plus de produire des documents dont elles puissent garantir l’intégrité du contenu et des informations, ce qui, grâce à l’archivage à valeur probante, est l’un des avantages majeurs des factures dématérialisées.

conformité

Pourquoi dématérialiser ses factures ?

 

Plusieurs études ont mis en avant les difficultés rencontrées par les services comptables des entreprises dont le processus de traitement factures n’est pas dématérialisé : coûts de traitement significatifs, manque de visibilité, pertes de documents, erreurs de paiement factures, manque de traçabilité, absence de piste d’audit fiable…
 
La réponse à la question "pourquoi dématérialiser ses factures fournisseurs" est évidente : en effet le coût de traitement manuel d’une facture papier varierait entre 9.4 et 20,8 € et le coût de stockage d’une facture serait estimé à 3,25 € ! Quant aux factures mal classées ou perdues, les chiffres restent éloquents : 110 € pour rechercher un document et 200 € pour le reproduire.
Au-delà de ces coûts directs associés au processus manuel de traitement, il convient d’ajouter les coûts indirects, plus difficilement chiffrables mais tout aussi significatifs et pénalisants :
 
  • Gestion d’appel fournisseurs et des retards de paiement factures : ils représentent respectivement 41 % et 31 % du temps d’un comptable.
  • Pertes de factures papier : 7,5 % des factures papier gérées par une entreprise se perdent.
  • Manque d’intérêt de certains collaborateurs pour des tâches administratives qui pourraient être facilement automatisées…
Au regard des évolutions réglementaires, dématérialiser ses factures représente une véritable opportunité pour les entreprises.
 
Il est en effet utile de rappeler qu’il n’y a plus aucune différence de traitement fiscal entre une facture papier et une facture électronique : dans les deux cas, la mise en œuvre d’une Piste d’Audit Fiable, permanente et documentée, est une condition obligatoire. Prendre la décision de dématérialiser son processus factures constitue le chemin le plus court et le plus sûr vers une PAF qui garantit la conformité réglementaire des entreprises.
 
En ce qui concerne les rappels et rehaussements que l’administration fiscale pourrait mettre en oeuvre en cas de remise en cause de la PAF, ils diffèrent selon qu’il s’agisse de flux entrants ou sortants.

Les factures fournisseurs pourraient ne pas être considérées comme de véritables factures au sens de la réglementation fiscale et ainsi permettre au service vérificateur de remettre en cause la TVA déductible.

Au titre des flux sortants, faute de facture « authentique » et « fiable », une pénalité égale à 50 % du montant « facturé » (ramené le cas échéant à 5 %) pourrait être appliquée. L’exonération de certaines opérations à la TVA pourrait également être remise en cause.

Où en sont les experts-comptables ?

 

En première ligne de cette évolution, les experts-comptables : ils peuvent en particulier témoigner des bénéfices de la dématérialisation des factures au sein des cabinets d'expertise comptable : réduction drastique des erreurs, des retards et des litiges (et donc du temps qui leur est consacré), fiabilisation et sécurisation du processus de traitement, renforcement de la transparence et de la traçabilité des échanges, gains de productivité et amélioration du confort de travail des collaborateurs, facilité et rapidité d’accès aux documents, modernisation de l’image du cabinet en interne comme en externe…

Les solutions de dématérialisation des factures permettent une approche de la transformation digitale très pragmatique. Il s'agit d'un moyen d’amorçage pour l’ensemble des directions à travers 3 leviers. 


Tout d’abord, économique. Elles entraînent des gains de temps et une baisse des coûts. Ensuite, un levier d’engagement: les collaborateurs s’enrichissent de tâches à valeur ajoutée. Enfin, c’est une plus grande sécurisation de l’ensemble des processus, de la data et de la conformité.

François Lacas, Directeur des Opérations Adjoint, Yooz.

sans titre- 10092019 - 49-2

Coûts et délais réduits

 

Mais, pour les professions comptables comme pour toutes les entreprises, l’intérêt n°1 reste bien entendu le coût des factures dématérialisées par rapport aux factures papier. On estime ainsi de 9 € à 20 € le coût du traitement manuel d’une facture.
 
À cela, il faut ensuite ajouter son stockage, son archivage et, le cas échéant, sa recherche pour consultation, soit 3,25 € en moyenne en tenant compte des coûts directs (temps passé, surfaces de stockage…) et indirects (pertes, retards occasionnés…).
 
En dématérialisant les factures, on peut réduire ces coûts de plus de 70 %. Mieux encore, on est alors en mesure d’automatiser un certain nombre de tâches et donc d’accroître encore le retour sur investissement. Au final, on peut aller jusqu’à diviser par 20 le cycle de traitement des factures ! 
YOO19001-Icon-Yooz-Pillar-page-paragraphe-carré

Le cabinet Paystream Advisors compare, dans son étude, deux indicateurs de performance des services comptables selon le niveau de maturité de l’entreprise en matière de dématérialisation du processus comptable. Les "innovators" étant les entreprises ayant le plus optimisé leur processus factures en le dématérialisant et en l’automatisant.

Le temps de traitement moyen entre la réception d’une facture et son approbation : il varie de 45 jours pour les "novices" à 5 jours pour les "innovators"!


De plus, selon le même critère de comparaison, le coût de traitement d’une facture, tous supports confondus (papier et électronique), oscille entre 14,12 €, pour les «novices» et 2,22 € pour les  "innovators", "top performers" du processus comptabilité fournisseur.

top performer

Le saviez-vous ?

  • 2 500 € : c’est le coût annuel d’entretien d’une armoire pleine d’archives papier,
  • 7,5 % des documents gérés par une entreprise se perdent,
  • 110 € : c’est le coût moyen de recherche d’un document mal classé,
  • 200 € : c’est le coût de reproduction d’un
    document perdu.
pilier

Le choix déterminant du logiciel

 

Mais pour maximiser ces bénéfices, la question qui se pose alors est de savoir quel logiciel de dématérialisation des factures choisir. Quatre critères doivent entrer en ligne de compte.

 

Le premier est fonctionnel : la solution doit couvrir l’ensemble des besoins, de la capture des documents quel que soit le format dans lequel ils arrivent (papier, PDF, EDI…) jusqu’à leur archivage sécurisé en passant par toutes les étapes du processus comptable, et proposer tout cela nativement, sans module externe ou additionnel.

 

Le deuxième critère est technologique : une solution moderne, ouverte, dans le cloud, permettra, d’une part, d’exploiter le potentiel des nouvelles technologies (IA, Machine Learning…) et, d’autre part, de s’interfacer aisément avec les ERP et les systèmes de gestion et de comptabilité usuels.

 

Le troisième critère est pratique : la solution doit être facile à prendre en main, intuitive, agréable et bénéficier d’un support professionnel et disponible, de manière à être perçue par ses utilisateurs comme un vrai plus pour leur métier au quotidien.

 

Enfin, quatrième et dernier critère, le prix. La tarification de l’éditeur doit être claire, tout compris et ne réserver aucune mauvaise surprise. Là encore, le cloud est souvent le plus intéressant car son modèle par abonnement permet de ne payer que pour ce que l’on utilise vraiment, sans risquer d’être prisonnier d’un contrat à long terme.

Comment réussir son projet de dématérialisation de factures ?

 

Comment s’y prendre pour réussir son projet de dématérialisation de factures et obtenir à coup sûr les bénéfices escomptés ?

 

La priorité est de bien comprendre comment travaillent les métiers qui utiliseront la solution (achats, comptabilité, contrôle de gestion…) et ce qu’ils en attendent. Bien plus qu’une simple transposition de leurs façons de faire dans un logiciel, la dématérialisation des factures doit leur permettre d’en pallier les limites : tâches redondantes, ressaisies chronophages et sources d’erreur, confusions dans les rôles et les responsabilités, risques et lacunes du processus…

 

Concevoir la solution avec les utilisateurs, c’est se donner toutes les chances de leur apporter un outil qui leur conviendra et qu’ils adopteront. Pour autant que l’on ait choisi un logiciel adapté et suffisamment souple, le paramétrage, le déploiement et la prise en main s’en trouvent considérablement facilités, et les premiers résultats concrets sont quasiment immédiats.

 

Quels avantages ?

 

En conclusion, si un mot devait résumer les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises, ce serait la maîtrise. Le processus de gestion des factures, donc des dépenses, est vital pour l’entreprise. Grâce à la dématérialisation, il est placé sous contrôle tant du point de vue des risques associés (fraudes, litiges, non-conformités…) que celui de son coût intrinsèque (productivité…). Ce faisant, il devient la poutre maîtresse d’une gestion rigoureuse et transparente.

 

 

L'automatisation de votre cycle factures fournisseurs

Vous souhaitez découvrir comment automatiser votre processus factures fournisseurs en toute simplicité tout en réduisant drastiquement vos coûts de gestion ?
Je visionne le replay