Archivage Légal : comment respecter les obligations ?

Principaux textes légaux relatifs à l’archivage

Depuis la Directive Européenne de 2010, les initiatives règlementaires se sont accélérées favorisant le développement de la facturation électronique.

L’arrêté du 22 mars 2017 précise les conditions d’archivage en autorisant la réalisation de « copies fiables » de factures pour les assujettis à la TVA dans le cadre du contrôle des impôts.

Il permet, non seulement de maintenir l’intégrité des documents durant toute leur durée légale d’archivage mais également de réduire les coûts liés à la gestion des documents. Les documents numériques étant par nature plus faciles à modifier, l’archivage à valeur probante répond à des conditions strictes et à des principes légaux précis. Il ne s’agit pas en effet de stocker passivement des documents mais d’assurer leur pérennité et de permettre leur restitution ultérieure, à des fins de justifications ou de contrôles.

Les obligations légales de l’archivage électronique

L’authenticité du document
Il s’agit pour l’entreprise d’être en mesure de justifier de l’identité du document et de ses caractéristiques : nom du créateur, date de création, contenu.

L’intégrité des documents
Les documents ne doivent en aucun cas être altérés et/ou modifiés depuis leur création. Ils doivent rester tels qu’ils étaient lors de leur création tout au long de leur cycle de vie dans le système numérique d’archivage.

Comment garantir cette intégrité ?

  • les documents doivent être stockés et figés, signés électroniquement ou scellés,
  • par l’utilisation de technologies de stockage dédiées, “non réinscriptible”,
  • en assurant la confidentialité via des accès encadrés et la traçabilité des consultations.

L’intelligibilité des documents
Il convient de garantir la lecture et l’utilisation des documents archivés dans le temps, grâce à l’utilisation de formats standards comme TIFF ou PDF.

Les conditions de fiabilité de la copie

L’arrêté du 22 mars 2017 intervient dans le prolongement du décret de 2016 et précise les critères techniques à remplir pour assurer à la copie une fiabilité totale. Deux distinctions dans le décret : le support papier et le support électronique.

La fiabilité de la copie d’un support papier
La copie est présumée fiable si elle résulte « d’un procédé de reproduction qui entraîne une modification irréversible du support de la copie ».

La fiabilité de la copie d’un support numérique
La copie est présumée fiable si elle répond aux conditions suivantes :

  • l’obligation de retrouver les informations relatives à la numérisation du document,
  • l’intégrité de la copie doit être assurée par une empreinte électronique, un horodatage ou une signature électronique qualifiée,
  • la copie électronique doit être conservée dans des conditions visant à éviter toute altération de sa forme et/ou de son contenu,
  • les empreintes électroniques seront conservées aussi longtemps que la copie électronique,
  • devra être créé un document décrivant les dispositifs et mesures prises pour le respect des points précédents.

Bon à savoir : une signature doit être apposée après la conversion du document pour que celui-ci soit valide.

Comment les technologies Yooz répondent à cette nouvelle règlementation sur l’archivage électronique et la copie fiable ?

YoozProtect intègre l’horodatage, la signature électronique et l’archivage électronique à valeur probante permettant de réaliser des « copies fiables » au sens de l’arrêté du 22 mars 2017 et garantit ainsi la fiabilité des copies des factures effectuées

Les fonctionnalités disponibles :
Archivage légal :

  • Cachet serveur RGS 2*
  • Horodatage
  • Archivage conforme Z42013 durant toute la durée de conservation légale (10 ans).
Chat