La dématérialisation : comment mettre en œuvre la piste d’audit fiable ?

Piste d’audit fiable : réglementation

En 2010, l’Etat français commence sa politique d’incitation à la transition numérique en transposant en droit français la directive européenne 2010-45 CE. Cette directive introduit l’obligation au 01/01/2014 de mettre en place une Piste d’audit fiable pour les factures au format PDF simple et au format papier.

A quoi sert la piste d’audit fiable ?

Selon l’administration fiscale, la piste d’audit fiable est une « démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle ».

Plus concrètement, la piste d’audit fiable doit permettre :

  • De reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation ; et ainsi de garantir que la facture émise/reçue reflète l’opération qui a eu lieu, en permettant d’établir un lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui la fonde.
  • De relier les différents documents de ce processus ; et ainsi de justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture.

Comment mettre en place la piste d’audit fiable ?

Yooz assure la dématérialisation de l’ensemble du processus de la demande d’achats à la facture fournisseur, avec justificatifs associés, pour garantir que la facture reflète la transaction qui a eu lieu.

Son module YoozProtect permet naturellement de bénéficier :

  • de la piste d’audit fiable puisque la solution est capable de démontrer le fondement d’une facture, de par sa commande initiale et sa réception et de relier les différents documents entre eux (telle une agrafe numérique qui lie une commande, un Bon de Livraison et une facture),
  • des « contrôles permanents et documentés » puisque les règles de contrôle interne sont formalisées pour définir les circuits de validation électronique (achats ou factures).

Les fonctionnalités de YoozProtect :

  • Export des workflows afin de disposer des « contrôles permanents et documentés »
  • Export de l’historique associé à la facture
  • Archivage et consultation du fichier original
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