Archivar las facturas de los proveedores: lo que debe saber

Los avances tecnológicos han cambiado la forma de hacer negocios cada día, desde las compras hasta los pagos y todo lo demás. Incluso la velocidad y el orden de las tareas han cambiado. Sin embargo, un área de especial impacto en todos los ámbitos ha sido la facturación electrónica, también conocida como e-factura, y el efectoen la gestión de proveedores de una empresa o una organización y el processo de ordenar.

Los países europeos y la Comisión Europea decidieron crear un estándar europeo para la facturación electrónica, eliminando diferentes formatos y procesos que causaban una complejidad adicional y mayores costes tanto para las empresas como para los gobiernos. Esta legislación – la Directiva 2014/55/UE sobre facturación eléctrica en la contratación pública – se votó en abril de 2014. Los Estados miembros debían transponer la Directiva a sus legislaciones nacionales, lo que obligaba a todos los proveedores y prestadores de servicios que hicieran negocios con la administración pública a recibir y procesar las facturas electrónicas de acuerdo con las normas de la UE.

España cambió la Directiva mediante el Real Decreto 1619/2021 que entró en vigor el 1 de enero de 2013.

Quién está obligado a utilizar la factura electrónica

En enero de 2015, el gobierno español adoptó las normas de la UE e hizo obligatoria la facturación electrónica para todas las facturas de la administración pública que superen un valor de 5.000 euros. Todas las facturas deben enviarse al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (PGEFe) utilizado por todos los organismos públicos, las facturas deben presentarse en un formato electrónico estructurado y deben estar firmadas con una firma electrónica.

Esta legislación se amplió el 30 de noviembre de 2021 cuando el Gobierno aprobó la Ley Crea y Crece en materia de facturación. Esta ley obliga a todos los contribuyentes de IVA españoles a enviar y recibir facturas electrónicas en todas sus operaciones comerciales y entrará en vigor en 2023 para las grandes empresas y en 2025 para las pymes, contratistas y autónomos.

Dado que la nueva legislación en España exige la implantación de la facturación electrónica, es beneficioso entender exactamente en qué consiste y comprender que, aunque el cambio implica algunas limitaciones, es sobre todo una oportunidad porque los beneficios son muchos.

¿Qué es la facturación electrónica y por qué debería importarme?

Una factura es un documento comercial que un cliente entrega a un vendedor para pedir y cobrar el pago. En ella se indican los productos o servicios prestados, el importe total a pagar y la forma en que el vendedor puede abonar los artículos o servicios.

La factura electrónica reemplaza a la tradicional factura en papel y contiene datos en un formato estructurado que puede importarse automáticamente a los sistemas de cuentas por pagar.

¿Tiene las mismas obligaciones legales que una factura en papel? La respuesta es sí. De hecho, en España la facturación electrónica es totalmente legal desde 2003.

Sin embargo, la facturación electrónica ofrece beneficios adicionales.

Ventajas de la automatización en la contabilidad

La automatización de las facturas representa una enorme ganancia de comodidad en la gestión diaria y en las relaciones con los proveedores. Los intercambios son más fluidos, la información es fácilmente accesible, los plazos se acortan y el control del proceso del ciclo de vida de las facturas es más fácil. Esta comodidad se traduce en un aumento de la productividad, además de una importante reducción de los costes operativos directos e indirectos, como el tiempo, el papel, el almacenamiento, los retrasos, etc.

Igualmente importante es el hecho de que el uso de facturas electrónicas reduce considerablemente el riesgo, ya que ayuda a reducir la posibilidad de fraude y de errores, o garantiza la disponibilidad inmediata de la información (especialmente en caso de auditorías o de preguntas a los proveedores). Por ejemplo, puede presentar fácilmente los documentos esperados, en el formato requerido y con las garantías exigidas, y evitar así el cuestionamiento de ciertas deducciones de IVA, multas por facturas complacientes y sanciones por oponerse a una auditoría.

Requisitos de la facturación electrónica

Como se ha mencionado anteriormente y como ocurre con toda la legislación, existen requisitos que la empresa debe seguir. Estos incluyen elementos clave como:

• La factura electrónica debe tener la estructura correcta
• La factura electrónica debe transferirse de forma segura entre el sistema del comprador y el del vendedor.
• Permitir un fácil acceso, visualización y descarga de las facturas a los destinatarios de las mismas (una pista de auditoría fiable)
• El emisor debe guardar y archivar las facturas electrónicas durante al menos 5 años.

La estructura y las diversas opciones de transmisión de la factura electrónica que ayudan a garantizar la autenticidad y el cumplimiento. En España el formato de facturación electrónica utilizado es FacturaE, un formato de factura basado en XLM. Además, el Ministerio de Hacienda ha aprobado los formularios fiscales correspondientes para su uso.

Cómo almacenar las facturas de los proveedores

Las empresas ya están acostumbradas a enviar y recibir facturas, pero para muchas el archivado digital (por mucho tiempo) es algo nuevo. La buena noticia es que al ser digital este proceso no es tan difícil ni costoso como puede parecer.

Según la legislación sobre facturación electrónica, las empresas están obligadas a conservar archivador digital durante al menos 5 años. Además, la empresa debe ser capaz de garantizar la integridad de las facturas durante todo el periodo de exigencia, especialmente cuando pueden ser utilizadas como documentos justificativos a efectos fiscales.

Los requisitos legales incluyen:

• La autenticidad del origen (garantía de la identidad del proveedor o emisor de la factura electrónica)
• La integridad del contenido (toda la información obligatoria de la factura no debe ser modificada)
• Y la legibilidad de la factura (la factura debe ser fácil de leer para el usuario y para la administración, en papel o en pantalla).

¿Las ventajas del almacenamiento digital? Los datos de las facturas electrónicas ocupan mucho menos espacio que el papel. Son rápidamente accesibles y se pueden buscar fácilmente. Esto es especialmente cierto para los documentos almacenados en la nube.

Asociarse con un proveedor

Con toda la nueva legislación que existe actualmente, más los requisitos futuros, puede ser más fácil para una empresa asociarse con un proveedor de plataformas digitales. Esto es así independientemente del tamaño de la empresa.

Yooz, líder del mercado en la automatización de cuentas por pagar, es uno de esos proveedores. Yooz está basado en la nube, no tiene contrato y es fácilmente escalable junto con su negocio. Póngase en contacto hoy mismo y vea cómo podemos ayudar a su empresa y beneficiarse del nuevo mundo de la facturación electrónica.

Optimiza tu gestión de facturas con Yooz: archivar las facturas de los proveedores

Yooz sobresale como la opción preferida para las empresas que buscan mejorar la eficiencia en la gestión de las facturas de proveedores gracias a su enfoque innovador. Este software ofrece una automatización sin precedentes, con hasta un 80% de las facturas procesadas automáticamente, eliminando la necesidad de configuraciones previas complicadas. Además, Yooz ofrece una integración perfecta con sistemas de información existentes, con más de 250 conectores nativos disponibles.

Su capacidad para archivar las facturas de los proveedores de manera eficiente, junto con su simplicidad de uso y el respaldo de una vasta experiencia en el procesamiento automático de documentos, hacen de Yooz una elección incomparable. Con un sólido enfoque en la innovación y el procesamiento automático de documentos, respaldado por un equipo de más de 400 expertos en contabilidad y compras, Yooz garantiza resultados óptimos en todo momento.