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Conozca todo acerca de la  contabilidad automatizada

¡La contabilidad automatizada llegó para quedarse!

La automatización de los procesos contables ya se está implantando con fuerza en el departamento financiero de las empresas y en las firmas de auditoría. En el contexto actual en el que vivimos, se necesita una gestión financiera en tiempo real y para ello, debemos acabar con los procesos financieros manuales y pasar a la contabilidad automatizada para obtener datos financieros y poder pilotar la empresa correctamente. 

 
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La contabilidad manual sigue muy presente en las empresas y resulta un gran consumidor de tiempo y recursos del contable en el departamento financiero. Los procesos contables manuales y artesanales están fuera de época y no se adaptan a la nueva realida que viven los contables y financieros. ¿Por qué?, entre otras cosas porque se cree que implementar tecnologías de automatización de procesos contables es difícil de programar, es costoso y lleva tiempo. Sin embargo, la función contable y financiera se enfrenta el desafío de tener que brindar un mejor servicio con la menor cantidad de recursos posibles, de obtener datos para gestionar la empresa en tiempo real y un equipo contable dinámico. Si comparamos la contabilidad manual vs la contabilidad automatizada, rápidamente llegaremos a conclusiones contundentes de que es hora de automatizar.

¿Por qué desterrar la gestión manual de las facturas en contabilidad?

 

Es simple: porque consume el 72% del tiempo de un contable. Hoy en día, ninguna empresa puede darse el lujo de invertir tanto tiempo del departamento financiero en tareas repetitivas y operativas que no aportan ningún valor a la gestión contable y financiera.

 

Un proceso de gestión contable manual de las facturas es una mina de errores que luego son arrastrados a lo largo del proceso y que retrasan el tratamiento y el pago de las facturas. Las facturas se pierden, quedan días en manos de una persona dentro del proceso de aprobación, al ingresar los datos manualmente se producen errores en los asientos, en los datos bancarios, entre otros. Incluso hay estudios que dicen que la gestión manual de las facturas en contabilidad genera un 31% de errores en los pagos a proveedores (datos incorrectos en la información bancaria, datos incorrectos en el monto de la factura o en la porcentaje de IVA y pagos duplicados). 

 

Aparte de los errores, debemos tener en cuenta que, muchas facturas aún llegan en formato papel y que eso también trae el problema del archivado físico de dichos documentos. ¡Y no piense que esto es gratis! Archivar documentos en papel tiene varios costos e ineficiencias asociadas como por ejemplo, el tiempo del financiero que se invierte en buscar un documento entre las pilas de carpetas existentes, si la factura se pierde, el contable de reproducirla, lo cual también tiene un costo, y el espacio físico que ocupan es demasiado. 

 

¡La gestión manual de facturas no se adapta al modelo de gestión que deben adoptar las empresas de la nueva normalidad!

Entonces, ¿cómo computarizar o automatizar la contabilidad?

 
Computarizar la contabilidad, es decir, digitalizar los documentos, y acceder a procesos financieros internos automatizados a través de un software permite optimizar la gestión contable (reducir costos de gestión y aumentar la eficiencia y la productividad)lo cual deriva en un mejor rendimiento empresarial y un mejor servicio al cliente. Concretamente:
 
  • desaparece el márgen de error
  • se reduce a la quinta o décima parte el tiempo de tratamiento de una factura
  • el costo de procesamiento de los documentos se reduce a 2€ por cada uno.
Y por supuesto, el contable ya no deberá buscar documentos en papel archivados en carpetas durante horas. Todo estará mutualizado en la nube, para acceder a los documentos desde cualquier lugar, en cualquier momento, en modo electrónico y con una simple conexión a internet.
 
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"Yooz es la herramienta ideal. Es simple, adaptable y es capaz de procesar más de 1000 facturas por mes en nuestra empresa. ¡Nuestros procesos son ahora más fluidos y fiables en cuanto a la información de nuestras 28 sucursales!"

Alain Frisch, Jefe de Proyecto

 

 

 

 

 

 

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¿Cuáles son los beneficios de la contabilidad automatizada?

 

Aplicar al automatización a los procesos contables puede traer varios beneficios al departamento financiero. Si son centramos en el proceso de las Cuentas a pagar; uno de los procesos contables más tediosos y que tiene un gran potencial de mejoría, se pueden ver rápidamente la importancia y los beneficios de la automatización en:

  • la mayor visibilidad de las cuentas contables de la empresa
  • mayor información para negociar mejor
  • disponibilidad 24/7 de los datos, de los documentos y se los puede acceder desde cualquier lugar del mundo donde estemos.
  • mayor seguridad en el proceso contable
  • menos retrasos en pagos y menos litigios con proveedores gracias a menores errores en la contabilización
  • mayor calidad de gestión empresarial
  • mejor control de fraude documental.

 

¡Llegó el momento de digitalizarse a través de la contabilidad automatizada y contar con un registro único, automático y descentralizado!

Para más detalles relacionados a la contabilidad automatizada y porqué la contabilidad manual ya no tiene lugar en la nueva normalidad, vea el webinar en replay.

¡Vea el replay!