La contabilidad manual sigue muy presente en las empresas y en algunas asesorías y resulta un gran consumidor de tiempo y recursos del contable en el departamento financiero. Los procesos contables manuales y artesanales están fuera de época y no se adaptan a la nueva realida que viven los contables y financieros. ¿Por qué?, entre otras cosas porque se cree que implementar tecnologías de automatización de procesos contables es difícil de programar, es costoso y lleva tiempo. Sin embargo, la función contable y financiera se enfrenta el desafío de tener que brindar un mejor servicio con la menor cantidad de recursos posibles, de obtener datos para gestionar la empresa en tiempo real y un equipo contable dinámico.Si comparamos la contabilidad manual vs la contabilidad automatizada, rápidamente llegaremos a conclusiones contundentes de que es hora de automatizar.
Es simple: porque consume el 72% del tiempo de un contable. Hoy en día, ninguna empresa puede darse el lujo de invertir tanto tiempo del departamento financiero en tareas repetitivas y operativas que no aportan ningún valor a la gestión contable y financiera.
El tratamiento de la documentación contable manual es una mina de errores que luego son arrastrados a lo largo del proceso y que retrasan el tratamiento y el pago de las facturas. Las facturas se pierden, quedan días en manos de una persona dentro del proceso de aprobación, al ingresar los datos manualmente se producen errores en los asientos, en los datos bancarios, entre otros. Incluso hay estudios que dicen que la gestión manual de las facturas en contabilidad genera un 31% de errores en los pagos a proveedores (datos incorrectos en la información bancaria, datos incorrectos en el monto de la factura o en la porcentaje de IVA y pagos duplicados).
Aparte de los errores, debemos tener en cuenta que, muchas facturas aún llegan en formato papel y que eso también trae el problema del archivado físico de dichos documentos. ¡Y no piense que esto es gratis! Archivar documentos en papel tiene varios costos e ineficiencias asociadas como por ejemplo, el tiempo del financiero que se invierte en buscar un documento entre las pilas de carpetas existentes, si la factura se pierde, el contable de reproducirla, lo cual también tiene un costo, y el espacio físico que ocupan es demasiado.
¡La gestión manual de facturas no se adapta al modelo de gestión que deben adoptar las empresas de la nueva normalidad!
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En el pasado, trabajar manualmente con montañas de papel y datos era la única opción para los departamentos financieros. Sin embargo, hoy en día los avances tecnológicos han proporcionado herramientas que hacen que las finanzas sean más fáciles, rápidas y precisas. Quizás la más importante sea la inteligencia artificial y contabilidad nunca volverá a ser lo mismo.
Conozca más acerca de la inteligencia artificial, qué puede lograr y conozca seis de los principales beneficios de usar esta tecnología en la contabilidad.
