Según Gartner, en los años 2000 el término "digital" solo ranqueaba entre el Top 5 de las prioridades del 2.1% de los CEO's de las empresas encuestadas en uno de sus estudios. Hoy, esto ha cambiado radicalmente y se ha convertido en una parte importante de las prioridades empresariales en 1 de cada 5 empresas.
La proporción de empresas que ya han dado sus primeros pasos hacia la transformación digital y que se basan en una estrategia digital subió de 62% en 2018 a 82% en 2019 y la situación de la pandemia del COVID-19 ha impulsado aún más esta carrera de las empresas hacia la digitalización
La crisis sanitaria y particularmente el confinamiento de marzo de 2020 revolucionaron el mundo de las redes sociales, pero también el de los negocios y, más concretamente, la forma interna de gestionar y procesar las organizaciones españolas. Hubo que adoptar estrategias digitales, hacer innovación de producto, digitalizar el servicio de atención al cliente al igual que la experiencia del cliente y garantizar que, a pesar de estar a distancia, los procesos empresariales básicos se mantenía para poder seguir ofreciendo una experiencia y un servicio o producto impecable a los clientes. En este último punto, la función financiera adquirió en la empresa un papel preponderante en la implementación de la transformación digital financiera. Un papel que era, al mismo tiempo, una oportunidad, si se sabía emplear bien.
Un estudio de Gartner realizado en 2020 indica que 8 de cada 10 empresas consideran lo digital entre las prioridades de su plan estratégico y concuerdan en 3 aspectos vitales de esta transformación:
"El Covid-19 ha dejado al desnudo el hecho que aún queda mucho camino por recorrer en cuanto a la digitalización de las empresas. Para poder sobrellevar la situación hay que repensarse y adaptar 5 nuevas reglas: adoptar tecnologías Cloud, estar abierto a aprender, contar con un equipo de personas expertas digitales y optimizar tiempo y dinero."
Julie Sweet, CEO de Accenture en una entrevista con Forbes en 2020
Uno de los principales desafíos a los que se enfrenta hoy en día el director financiero y del sector digital es la integración de la transformación digital dentro del departamento financiero. Es decir, asegurar una aplicación óptima de la tecnología dentro de la organización . Quizás parezca excesiva esta responsabilidad, que implica un cambio tan grande, para un solo departamento. En este punto, es necesario aclarar que no es solo responsabilidad del departamento financiero, podríamos decir que la transformación digital se debe personar dentro de la empresa.
Sin embargo, también es cierto que debido a la forma en la que están estructuradas las empresas en el mundo social actual, el departamento financiero es quien lleva el timón de la empresa y quien debe asegurar la mayor viabilidad financiera para poder garantizar la continuidad del negocio. Un avance tecnológico que resulta inevitable, como aseguran las empresas del estudio realizado por Gartner, pone en riesgo la "vida" de la empresa si no se sabe adaptar bien a ese cambio, si no cuenta con la herramienta adecuada o si no se emplea correctamente.
Llevar adelante una empresa en la "nueva normalidad" implica, por ejemplo, tener autonomía para poder trabajar desde casa. Para poder agilizar y simplificar procesos, generar datos y estadísticas, etc., y poder hacerlo desde casa, es necesario contar con la ayuda de la tecnología; incluyendo, por supuesto, el uso de la nube para almacenar datos e internet. Por tanto, apoyarse en tecnologías como la Inteligencia Artificial, el Machine Learning, Big Data, el Cloud Computing, RPA y la Automatización Inteligente es fundamental para todo director financiero.
No se debe empezar dejando que las prisas sean nuestras consejeras, pero tampoco es necesaria una planificación estratégica de meses, que además retrase la puesta en marca de la digitalización; una realidad que es ya parte del presente. Lo principal para poner en marca el nuevo proceso es hacerlo de la forma más rápida y sencilla que se pueda, priorizando los resultados a corto plazo. De esta forma, se estimula al equipo financiero y a la empresa a seguir implantando la transformación y se elimina el posible rechazo a la tecnología que pudiese surgir de los empleados de la organización.
Claro está, queda por identificar los trabajos que probablemente proporcionen estas "victorias rápidas". Deben ser de bajo riesgo, rápidos de ejecutar, traer beneficios tangibles y ser ejemplos del camino que se seguirá. La automatización de las Cuentas a pagar es un ejemplo que reúne todas las condiciones para ser una de estas primeras etapas fundacionales del éxito de la transformación digital. En efecto, elimina de inmediato algunas de las tareas más tediosas y que requieren más tiempo (entrada de orden de compra, clasificación de facturas, investigación, etc.), proporciona una base de datos de calidad que se puede utilizar para las siguientes etapas y constituye, tanto interna como externamente, una muestra visible y atractiva del cambio digital de la organización.
De esta forma, se convierte un proceso manual, engorroso, tedioso y de bajo valor añadido en una fuente de productividad y un gran generador de datos para la gestión financiera. Esto permite delegar a la tecnología las tareas operativas de bajo valor añadido y desatar todo el potencial creativo del equipo financiero.
Uno de los principales ejes de la transformación digital, en general, es el contar con un software en la nube y la función financiera no está excenta de esto. Muchos directivos se preguntan qué aporta el Cloud computing y se plantean si es una herramienta de la que pueden prescindir. El Cloud o nube es una infraestructura ágil y flexible que permite acceder, con seguridad y en todo momento, al software al que se conecte y a los datos almacenados en él. El Cloud computing se adpata a la perfección a los requerimientos de la "nueva normalidad" y mejoran la capacidad de respuesta a los cambios coyunturales.
Hay 4 características clave del Cloud computing que lo convierten en el aliado perfecto del departamento financiero de la empresa:
Las soluciones Cloud de automatización de las Cuentas a pagar para el departamento financiero proveen a la empresa, sin importar su tamaño, la flexibilidad, el control y el seguimiento necesario para realizar el procesamiento de las facturas en tiempo real.
La transformación digital viene generando varios cambios en las funciones financieras desde hace tiempo pero la crisis sanitaria ha impulsado aún más todos estos cambios y ha obligado al CFO a adoptar un nuevo rol en la empresa.
El director financiero, además de sus tareas operacionales, de negociar y de gestionar los recursos, ahora ha asumido un rol preponderante y de brazo derecho de la Dirección. Como resultado, la data se ha convertido en la piedra angular del departamento financiero, ya que gracias a ella ahora el CFO se ha convertido en un verdadero analista de datos y puede tomar decisiones estratégicas como un experto.
Por todo ello, es de suma importancia que el CFO pueda acceder a los datos pertinentes en tiempo real y es ahí donde son vítales las tecnologías como las de automatización de las Cuentas por pagar.
La automatización de asesorías presenta muchas ventajas, como la reducción de errores, la oportunidad de producir más valor para el cliente, el mayor control de la información, el aumento de la flexibilidad y, por supuesto, la generación de más tiempo para hacer crecer el negocio.
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