Hoy en día y sobre todo luego de la crisis que hemos vivído recientemente, todas las empresas están llamadas a tener un relacionamiento sano, basado en la confianza, con sus proveedores para asegurar un servicio de calidad. Sin embargo, no se trata solamente de hacer una buena selección de los proveedores sino de tener las herramientas internamente para llevar una gestión inteligente y estratégica de nuestras relaciones con los proveedores.
Seguramente hasta aquí esté de acuerdo con nosotros y se esté preguntando cómo lograr gestionar estratégicamente los proveedores. De ser así; no se pierda este webinar con Talentia Software y Yooz!
Como ya dijimos, la correcta gestión de los proveedores es vital para toda empresa pero no todas lo toman en cuenta o tienen estrategias de gestión de proveedores a seguir ni las herramientas para lograrlo. Nuestros proveedores son quienes cubren nuestras necesidades, suministran y garantizan la disponibilidad del producto o servicio que ofrezcamos y por ende, tienen un impacto directo en el precio de nuestro producto o servicio y la continuidad de nuestro negocio en el tiempo.
Si su empresa es una de estas últimas, tiene que mejorar su relación con sus proveedores a la brevedad porque podrá aportarle más beneficios de los que se imagina.
Para esto, las herramientas a usar son las nuevas tecnologías de digitalización y automatización para poder gestionar en tiempo y forma la recepción y el pago de las facturas de proveedores. ¿Sabía que, debido a la gestión manual de las facturas se produce un 31% de retraso en los pagos a proveedores? Este es uno de los principales generadores de conflictos y litigios lo cual no colabora con la generación de una relación sana entre cliente y proveedor. La buena noticia es que hay soluciones de tecnología fáciles y rápidas de implementar que pueden solucionar rápidamente este problema en los pagos.
En muchos casos, las cuentas por pagar se gestionan manualmente y se maneja un gran volumen de documentos. Esto implica que el documento circula sin cesar por toda la empresa, las aprobaciones se hacen personalmente y, un proceso gestionado así es agotador y no es para nada eficiente. El proceso de las cuentas por pagar manual es costoso y una fuente de problemas para el departamento financiero y para la empresa en general.
Con la adquisición de estas tecnologías el ahorro de tiempo en todos los niveles y la drástica reducción de errores de reingreso y duplicados de las facturas también se traducen en menores costes y en la liberación de recursos que pueden reasignarse a tareas de mayor valor agregado. A medida que la información es más clara, también es más fácil de controlar y la digitalización se convierte también es un arma contra el fraude y los riesgos regulatorios.
La implementación de tecnologías de digitalización y automatización no solo beneficia la gestión de las facturas de proveedores, sino que también impacta positivamente en la eficiencia global de la empresa. Al optar por estas soluciones, se logra un ahorro significativo de tiempo en todos los niveles de la organización, permitiendo una asignación más efectiva de recursos a tareas de mayor valor agregado. La drástica reducción de errores en el proceso, como el reingreso y la duplicación de facturas, no solo conlleva a menores costos operativos, sino que también libera al departamento financiero de problemas asociados con la gestión manual de cuentas por pagar. Además, la claridad y control mejorados de la información facilitan la toma de decisiones y actúan como un escudo contra el fraude y los riesgos regulatorios. En resumen, la adopción de estas tecnologías no solo mejora la relación con los proveedores, sino que también impulsa la eficiencia operativa y la salud financiera de la empresa a largo plazo.
Además, si una empresa ya ha emprendido su transformación digital, o si tiene intención de hacerlo en un futuro próximo, digitalizar y automatizar la contabilidad es uno de los pasos imprescindibles. La transformación digital de una empresa no puede ser satisfactoria si todos sus departamentos no evolucionan conjuntamente.
Y si aún esta tranformación no esta planificada, ahora es el momento de pensarlo e idear un plan. Esta transición se ha vuelto esencial no solo para seguir siendo competitivo en el mercado, sino también para mantener una buena imagen de marca ante sus socios comerciales. Una empresa que se niegue a innovar corre el riesgo de perder a algunos de estos socios. En el caso de los proveedores, como hemos visto, sin utilizar un programa informático de tratamiento digitalizado de facturas, es dificíl reducir los litigios, errores y retrasos, lo que acabará perjudicando las relaciones entre la empresa y sus proveedores, así como la imagen de marca de la empresa.
¿Cómo optimizar el procesamiento de las facturas de sus proveedores? La solución se puede resumir en dos palabras: Facturación en formato digital y automatización. El punto de partida de todo el proceso, digitalizar las facturas en papel no solo significa digitalizarlas sino que se trata de producir mediante un proceso riguroso una copia digital que tendrá el mismo valor que el original (que por tanto no será necesario conservar), pero que será mucho más fácil de manejar, transmitir y distribuir.
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Al mismo tiempo, utilizando una herramienta de reconocimiento de caracteres (OCR), la información que contiene se extrae de este duplicado para verificar que efectivamente se trata de una factura en su forma correcta y se comunican estos elementos a los sistemas contables y de gestión. Por último, la factura se dirige al canal apropiado, por ejemplo dependiendo de su monto o la identidad del proveedor para su pago. Esta correcta gestión de los pagos a proveedores en tiempo y forma nos permite asegurar la disponibilidad del producto o servicio que estemos adquiriendo y que nos lo van a entregar en tiempo y forma.
Además de todos estos beneficios en las mejoras del proceso, hay otros beneficios indirectos que también hay que tener en cuenta como la facilidad para trabajar en equipo que esto aporta, una mejor organización de las compras que realizamos y la posibilidad de negociar por precio o pedir un descuento mucho más fácilmente. ¡Un buen cliente siempre puede exigir más beneficios que quien no lo es!
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