El rol de un ocr en contabilidad
La profesión contable y el departamento financiero de las empresas en general ya lleva tiempo usando la tecnología OCR (Optical Character Recognition - Reconocimiento Óptico de Caracteres) para escanear y digitalizar los documentos de la empresa y, en particular, aquellos vinculados a los procesos financieros como las facturas, órdenes de compra, albaranes, etc.
En los últimos años se han generado nuevos desarrollos tecnológicos en el mundo del ocr y la “vieja” generación de ocr ya no es suficiente para enfrentar los desafíos de mayor productividad y eficiencia que enfrenta la función financiera de las empresas.
Para esto se necesita incorporar una herramienta tecnología de ocr inteligentes a la contabilidad porque va a permitir, no solamente la digitalización de los documentos sino también el reconocimiento y la extracción de datos de cada factura para poder automatizar el proceso. De esta forma, las nuevas tecnologías de ocr nos permiten dar un paso más allá en la Transformación Digital de la función financiera y la contabilidad hacia la automatización.
La contabilidad automática de facturas se realiza cuando contamos, en primer lugar, con las facturas en formato digital con toda la información documentada y bien identificada. Este proceso implica la capacidad de extraer los datos contables relevantes de cada factura con un ocr inteligente y potente para poder realizar el asiento contable y comunicar esta información al ERP de forma automática; es decir, sin intervención humana.
Sin embargo, muchas empresas de tecnología del mercado ofrecen soluciones de digitalización de facturas, pero que no realizan el asiento contable y no realizan la extracción e interpretación de datos para poder hacer el asiento contable automáticamente.
Hoy en día existen tres tecnologías principales de extracción de datos:
Extracción verificada por humanos o subcontratada;
Extracción por zonas de modelos predefinidos;
Sistemas basados en inteligencia artificial (IA) o aprendizaje automático.
Cualquiera de estas herramientas, mientras sea en Cloud se podrá programar fácil y rápidamente. De esta forma podrá recibir un ROI del software instalado en muy poco tiempo.
Un OCR básico captura la información de las facturas de los proveedores. Sin embargo, como líder financiero, sus necesidades de digitalización le llevan a tener que considerar dar un paso más y adoptar la automatización.
Los procesos manuales en la contabilidad requieren mucho tiempo, son ineficientes y repetitivos. Además de ser costosos de forma directa como indirecta. Todo ello sin tener en cuenta los costes directos e indirectos asociados a los flujos de tareas manuales. Sin embargo, gracias a una combinación de crecientes regulaciones legales y entornos de trabajo cambiantes, la contabilidad se está moviendo hacia la automatización que se presenta como una solución para trabajar de manera más eficiente.
Una parte principal de este movimiento se centra en la automatización de las cuentas por pagar y, para acotar aún más ese enfoque, en el procesamiento automatizado de las facturas. Al fin y al cabo, las facturas son el foco principal de los flujos de caja; son el inicio del proceso de pago a proveedores y desempeñan un papel importante en el suministro de datos estratégicos. Si se estropea esta etapa de cualquier manera, se producirá un efecto de bola de nieve en toda la organización. El software de OCR de facturas y OCR contabilidad se ha convertido en una tecnología esencial para garantizar que esto no ocurra.
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