Del texto al dato - un ocr en contabilidad

El rol de un ocr en contabilidad

La profesión contable y el departamento financiero de las empresas en general ya lleva tiempo usando la tecnología OCR (Optical Character Recognition - Reconocimiento Óptico de Caracteres) para escanear y digitalizar los documentos de la empresa y, en particular, aquellos vinculados a los procesos financieros como las facturas, órdenes de compra, albaranes, etc.

ocr en contabilidad para digitalizar los documentos

En los últimos años se han generado nuevos desarrollos tecnológicos en el mundo del ocr y la “vieja” generación de ocr ya no es suficiente para enfrentar los desafíos de mayor productividad y eficiencia que enfrenta la función financiera de las empresas.

Para esto se necesita incorporar una herramienta tecnología de ocr inteligentes a la contabilidad porque va a permitir, no solamente la digitalización de los documentos sino también el reconocimiento y la extracción de datos de cada factura para poder automatizar el proceso. De esta forma, las nuevas tecnologías de ocr nos permiten dar un paso más allá en la Transformación Digital de la función financiera y la contabilidad hacia la automatización.

El rol del Ocr en la empresa es más importante de lo que piensa

Toda empresa necesita, actualmente, de contar con documentos digitalizados porque ya el papel es un elemento fuera de su época. Sin embargo, muchas empresas aún reciben documentos en papel y no utilizan tecnologías de digitalización inteligentes. Es por esto que decimos que es necesario un ocr inteligente a disposicion de la empresa y del departamento financiero sobre todo.

Tener un flujo de facturas manual y que incluye documentos en papel significa que cuando llega una factura el equipo contable tiene que poner la información a mano en los sistemas digitales (si es que existen). Este proceso requiere mucho trabajo, consume bastante tiempo, añade gastos innecesarios, el trabajador puede generar diversos errores y con frecuencia crea un mal servicio hacia los proveedores.

Veamos algunas cifras:

Complejidad - 22 a 35 días de procesamiento
Costo manual - 9 a 20 euros procesamiento / 3,25 euros archivado
Retrasos - 31% de los pagos
Sin visibilidad - 3,5% errores de pago
Intentos de fraude - 70% de las empresas.

Es por esto que toda función financiera que quiera estar equipada para enfrentar los retos de la "nueva normalidad" debe, sin falta, contar con un ocr inteligente para la digitalización de facturas y otros documentos y así aumentar la productividad del departamento.

Automatizar la gestión contable de facturas con un ocr

La contabilidad automática de facturas se realiza cuando contamos, en primer lugar, con las facturas en formato digital con toda la información documentada y bien identificada. Este proceso implica la capacidad de extraer los datos contables relevantes de cada factura con un ocr inteligente y potente para poder realizar el asiento contable y comunicar esta información al ERP de forma automática; es decir, sin intervención humana.

Sin embargo, muchas empresas de tecnología del mercado ofrecen soluciones de digitalización de facturas, pero que no realizan el asiento contable y no realizan la extracción e interpretación de datos para poder hacer el asiento contable automáticamente.

Es por esto que es importante no confundir un ocr con la extracción de datos inteligente.

OCR es una técnica para digitalizar que convierte una imagen en texto. El siguiente bloque de construcción es la extracción de datos inteligente que reconoce y procesa el texto extraído del OCR y luego lo transforma en datos relevantes. Muchos seguramente recurran a proveedores de soluciones digitales y quizás se pregunten si tienen tecnología OCR. Buena pregunta. Pero en realidad, lo que desea saber es si la solución ofrece tecnología completa, que combina OCR, minería de datos inteligente y aprendizaje automático.

Hoy en día existen tres tecnologías principales de extracción de datos:

Extracción verificada por humanos o subcontratada;
Extracción por zonas de modelos predefinidos;
Sistemas basados en inteligencia artificial (IA) o aprendizaje automático.

OCR

Cualquiera de estas herramientas, mientras sea en Cloud se podrá programar fácil y rápidamente. De esta forma podrá recibir un ROI del software instalado en muy poco tiempo.

La factura de proveedor, su formato y cómo automatizar su registro

Un OCR básico captura la información de las facturas de los proveedores. Sin embargo, como líder financiero, sus necesidades de digitalización le llevan a tener que considerar dar un paso más y adoptar la automatización.

OCR Inteligente reconocimiento de caracteres

¡El uso del ocr inteligente en la gestión contable del departamento financiero es de vital importancia en el escenario de la "nueva normalidad"!

Vea el webinar en replay y conozca la potencia y los beneficios que aporta un ocr inteligente a la automatización de procesos contables.