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Digitalización de facturas al alcance de la mano

La digitalización de facturas en su máximo apogeo

Desde hace varios años que se habla de la digitalización de documentos en general y, desde la implantación de la factura digital, la digitalización de facturas hizo su entrada triunfal en España pero ahora está teniendo su principal momento de atención. ¿Por qué?, ¿Qué significa digitalizar una factura?. ¿Cómo hacerlo correctamente?, ¿Qué rol tienen la Agencia Tributaria en todo esto? Una cosa está clara; si aún usa facturas en papel y no implementó tecnologías de digitalización... está perdiendo la oportunidad de aumentar su productividad, su competitividad y ahorrar mucho tiempo y dinero de forma fácil y rápida.

 
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Hoy en día, quienes no operan su empresa con la digitalización de facturas están fuera de la carrera o lo estarán en pocos meses. Antes podíamos decir que incorporar la Transformación Digital en la empresa no era urgente pero ahora, ese tiempo se acabó. 
 

La digitalización de facturas y documentos en empresas ya es moneda corriente

 

Las limitaciones sanitarias actuales han impulsado la implementación de tecnologías de digitalización de documentos y concretamente, de facturas en las empresas. Sin embargo, muchos directores financieros aún no perciben los beneficios que esto puede aportarles y continuan pensando que digitalizar sus facturas no es para ellos, que la tecnología no va a adaptarse a su empresa, a sus procesos, a sus excepciones, y deciden no hacerlo. Pues, si piensa así, está equivocado.

 

Entre las bondades que puede aportar la digitalización de documentos y de facturas en la empresa se destacan:

 

  • Reducción de costes
  • Procesos más ágiles
  • Datos contables en tiempo real y fiables
  • Reducción de los errores humanos
  • Más tiempo disponible para tareas de mayor valor agregado

¡Y más!

 

 

¿Qué aspectos tengo que tener en cuenta para digitalizar documentos?

 

La digitalización no es solamente el escaneo de un documento sino que va más allá. En el caso de las facturas, esto implica la conversión del documento en papel en documento digital, con el mismo valor legal, que en este nuevo formato puede entrar en un workflow de validación inteligente para aprobarse, pagarse y archivarse. 

 

¿Por qué es necesario digitalizar las facturas y documentos en mi empresa?

 

Los beneficios son muchos y en la introducción de este artículo mencionabamos algunos de ellos. Sin embargo, el beneficio que se puede denominar como el más importante es el de aumentar la productividad de la función financiera. ¿Por qué esta carrera desenfrenada por aumentar la productividad? La crisis sanitaria obligó a todas las empresas a aumentar la productividad en términos generales pero sobre todo a nivel financiero y a distribuir los recursos humanos a las tareas de valor agregado y no hacia las tareas operacionales. Ahora, las tecnologías deberán adoptar las tareas operativas para dar lugar a las personas a realizar tareas de valor añadido.

 

De esta forma, los procesos contables que son conocidos por ser sumamente operativos, tediosos y llenos de documentos en papel, ahora les ha llegado el momento de digitalizarse y de integrar las tecnologías de digitalización y automatización de procesos para transformarlos en procesos productivos, ágiles y que aporten datos e información en tiempo real.

 

 

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Las tecnologías de digitalización

 

Hay muchas empresas que brindan este servicio y hay software disponibles que son fáciles de usar, rápidos de implementar y accesibles económicamente para todo tipo de empresas más allá de su prespuesto para invertir. 

 

Las estrellas de la digitalización de documentos son las tecnologías en SaaS en modo Cloud porque cumplen con esas características y no hay que hacer una gran inversión en materiales técnicos o electrónicos, ni soporte ni capacitación. Además, estos software se integran nativamente con los diferentes erp y otros sistemas tecnológicos con los que cuente la empresa. ¿Sus flujos de documentos no son homogéneos?... ¡Eso ya no es problema! Hoy en día, las nuevas tecnologías de digitalización permiten digitalizar cualquier documento o factura más allá del formato en el que se reciba para homogeneizar y centralizar la gestión contable. 

 

De esta forma, Yooz permite agilizar un proceso que es conocido por lo tedioso y consumidor de tiempo que es y además, se obtienen todos los beneficios mencionados previamente de la digitalización certificada de documentos. Con Yooz, puede deshacerse de la factura en papel y conservar solamente la versión digital porque esta contará con el mismo valor legal que el documento en papel original.

La digitalización certificada por la Agencia Tributaria Española

 
¿Qué es la digitalización certificada?... Este es el proceso por el cual un ocr convierte un documento en papel en su versión equivalente en digital siguiendo los requerimientos y lineamientos que exige la Agencia Tributaria Española (AEAT).
 
Se exige ciertos estándares porque de esta forma se asegura que la copia digital es copia fiel de la versión original del documento y la versión digital tiene el mismo valor legal que la versión en papel. A simple vista tal vez no se ve un beneficio en esto pero, la digitalización certificada permite eliminar el documento en papel y solamente guardar el documento digital como versión original porque conserva valor legal para la AEAT. 
 

Los beneficios de la digitalización certificada de documentos:


Hay varios beneficios pero aquí destacaremos los siguientes:

 



  • Ya no se ocupa espacio físico para guardar documentos y facturas. Todo queda archivado en formato digital en la nube u se ahooran el gasto de archivado en papel.
  • Esto implica que ya no hay que gastar miles de horas buscando documentos físicos. Solamente con escribir alguna palabra clave en el sitio web, se puede encontrar rápidamente un documento o una factura y descargarla en el formato que se quiera (PDF, Excel, etc).
  • Como consecuencia; se logra más productividad del equipo financiero, aumenta la seguridad de los documentos, se puede acceder a ellos en cualquier momento desde cualquier lugar y la empresa se ahorra el coste de procesamiento de facturas manualmente.

 

Nuevamente volvemos al punto inicial de este artículo: la importancia de aumentar la productividad de los equipos de la empresa y más concretamente de la función financiera es fundamental y las tecnologías de digitalización certificada como la de Yooz, están aquí para ayudar. 

 

Yooz es un software homologado por la AEAT para la digitalización certificada que propone una solución de digitalización y automatización de las facturas de proveedores en el proceso de las Cuentas a pagar. Sin límite de usuarios ni sociedades a gestionar, es un software muy simple de utilizar, rápido de programar y que le va a permitir un mayor control de sus gastos.

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Escaneo con OCR inteligente para la contabilización automática de facturas

 
Contar con un software de ocr para escanear, digitalizar y contabilizar automáticamente las facturas en el departamento financiero puede ser de gran ayuda para el equipo en tanto que les liberará de muchas tareas operativas y de bajo valor añadido. 
 
Creer que cualquier ocr sirve para escanear y digitalizar facturas, ya sea de venta o de compras, es errado por donde se lo mire y su empresa enfrentará un gran riesgo si decide priorizar precio por encima de calidad. 
El ocr no es un mero escaner de documentos sino que es la base y el principal generador de la información financiera sobre la cual se van a basar sus decisiones financieras más adelante. ¡Tiene que asociarse con lo mejor!
 
Un ocr que aplique Inteligencia Artificial y Machine Learning como lo hace el que propone la solución de automatización de Yooz, es el mejor aliado para asegurar que los datos son de calidad, estarán disponibles en tiempo real y además, se estará resolviendo el problema de raíz en lugar de comprarse otro problema más. Es muy improductivo incorporar un ocr que en lugar de quitarle trabajo tedioso de las manos del equipo financiero, va a sumarles más trabajo porque estos tendrán que ir dentrás de la máquina verificando cada dato. 

Factura electrónica vs factura manual ¿Por qué cambiarse a la factura electrónica?

 

La crisis sanitaria, y particularmente en momentos de confinamiento, se ha demostrado la importancia de contar con documentos digitales y procesos automáticos para asegurar la continuidad de la operación empresarial a distancia. ¡La batalla de la facturación electrónica vs la facturación manual ya empezó!

 

Sin embargo, muchas empresas que se consideraban en un estado avanzado en el uso de la facturación electrónica se dieron cuenta que con eso no era suficiente y había que ir más lejos porque la firma electrónica también era un aspecto clave a tener en cuenta y que, si no digitaliza y automatiza todo el proceso; de punta a punta, no sirve de mucho.

 

Afortunadamente, las empresas se dieron cuenta de esto y a su vez, la firma electrónica también ha hecho grandes avances en materia de madurez legal y técnica lo cual ha contribuido también al desarrollo de las tecnologías de digitalización y automatización de las Cuentas a pagar.

 

¡Ya no tiene tiempo que perder! Es hora de digitalizar sus facturas con un software certificado para mejorar el rendimiento de su equipo financiero. ¡Conozca Yooz y dígale adiós de una vez por todas al procesamiento de facturas manualmente!

 

¡Vea el webinar en replay!