La digitalización de documentos de forma certificada implica el proceso por el cual se convierte una imagen de un documento en papel a una imagen digital que es conforme con los estándares requeridos por la Agencia Tributaria (AEAT). Para poder aplicar este proceso tecnológico en nuestros documentos en papel es necesario contar con un software para digitalizar documentos que esté certificado y homologado con los estándares de la AEAT.
La Orden EHA/962/2007 definió este proceso como “la obtención de una imagen digital fiel e íntegra del documento original en papel que se pretenda sustituir, cumpliendo con las especificaciones técnicas que se publiquen por resolución de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria”.
Esta técnica no es nueva pero es cierto que se ha convertido en una necesidad vital desde que la circulación de facturas y otros documentos electrónicos comenzó a extenderse y se empezaron a ver los grandes beneficios asociados al uso de documentos digitales en lugar de su versión en papel. Gracias a la digitalización de facturas se reducen los tiempos y los gastos de gestión, se optimizan los procesos y se centraliza toda la información. ¡Adiós a los papeles perdidos!
Yooz cuenta con un software para la digitalización y automatización del proceso de las Cuentas a pagar con el que podrá, a su vez, eliminar del todo los flujos de papel en su empresa sin que sus documentos pierdan valor legal y queden archivados en Cloud de forma segura.
Los formatos estándar que son aceptados para homologar la imagen de un documento de acuerdo con los requisitos de la digitalización certificada son los siguientes:
- ISO 19005 PDF/A
- PNG
- JPEG2000
- Acrobat 5 PDF 1.4 o superior
- TIFF 6.0 o superior
¿Por qué es necesario que el software de digitalización esté certificado?
Al digitalizar un documento en papel y convertirlo en digital con un software certificado por la AEAT, el documento en versión digital tiene el mismo valor legal que el documento original en papel; es decir, se lo considera copia fiel.
Sin esta certificación, el software podrá digitalizar los documentos de todas formas pero los documentos digitales no tendrán valor legal y, en consecuencia, se deberá guardar la versión original del documento en papel, ya que la Agencia Tributaria podría requerirlo en caso de que la empresa sea auditada.
Requisitos para la Digitalización Certificada de Documentos
Para poder contar con la digitalización certificada de documentos se necesita:
- Un certificado digital o certificado electrónico: este certificado tiene todos los datos del emisor, el periodo de validez, la fecha a facturar, etc.
-
Una firma digital. Firmar digitalmente sirve para lo siguiente:
- Identificar a quien firma: asegura que se pueda certificar la identidad de quien firma. Además, sirve para evitar el repudio del docuemnto firmado. Es decir, como los datos de digitalización del firmante son personales, posteriormente no podrá negar haber firmado el documento.
- Asegurar la integridad del documento firmado: como la digitalización de un documento es una forma de copiar el documento, hay que garantizar que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación de ningún tipo.
¿Cómo se puede saber si una solución está homologada por la AEAT para la digitalización certificada?
Lo normal es que el software comunique si está o no homologado por la AEAT y se pueda consultar fácilmente en la página web de la empresa del software que se esté valorando. Pero si la web de la empresa no lo especifica, siempre se puede verificar en la web de la Agencia Tributaria, donde se puede encontrar un listado nombrando todos los software homologados.
¿Qué hacer si no se encuentra la información en línea?
En el caso poco común de que no se encuentre la información en línea, es recomendable ponerse en contacto directamente con el soporte técnico de la empresa desarrolladora del software.
Ellos podrán proporcionar la información necesaria sobre la homologación por la AEAT y aclarar cualquier duda al respecto.
Verificación a través de organismos oficiales
Otra opción es verificar la homologación a través de organismos oficiales relacionados con la digitalización certificada.
Además de la AEAT, existen entidades colaboradoras que pueden ofrecer información sobre los software homologados y garantizar la validez de las soluciones utilizadas para la digitalización de documentos fiscales.
Estas entidades suelen contar con bases de datos actualizadas y pueden ser de gran ayuda en la búsqueda de soluciones certificadas por la AEAT.
¿Cuáles son los beneficios de la digitalización de documentos?
Los beneficios asociados a la digitalización certificada de documentos están directamente asociados con los beneficios generales que aporta la digitalización de documentos en general.
Procesar y certificar documentos digitalizados aporta los siguientes beneficios a la empresa:
- Ganar el espacio físico que ocupaba el archivo en papel es posible ya que archivar los documentos en formato digital sustituye el archivo en papel.
- Buscar documentos en archivos digitales es más fácil y rápido que buscar un documento en papel.
- Mayor productividad del equipo, ya que se cuenta con acceso en todo momento a los documentos digitales.
- Aumentar la seguridad que se le aporta a los documentos porque están en repositorios seguros digitalmente.
- Reducir drásticamente el porcentaje de error humano al introducir la información del documento en el sistema. Esto es clave en los procesos contables y financieros de una empresa, donde el error humano al facturar y procesas los documentos se puede reducido al máximo posible gracias a la digitalización.
- Contar con los documentos digitales, también permite automatizar los procesos a los que pertenecen. Por ejemplo, si son facturas, se puede automatizar el proceso de las Cuentas a pagar.
- Reducir los costes de gestión como la impresión, el papel, etc.
- Documentar todo conforme con el marco regulatorio impuesto por la AEAT.
Yooz: el software para la digitalización certificada de facturas, homologado por la Agencia Tributaria (AEAT)
Optimización del proceso de Cuentas a pagar
Como decíamos anteriormente, uno de los procesos más engorrosos y que aún está cargado de documentos en papel es procesar las Cuentas a pagar. Es decir, documentar todo lo que sucede en una empresa desde que se hace una compra hasta que se paga la factura del proveedor y se realiza el asiento contable.
Funcionalidades de Yooz
Yooz es un software para digitalizar facturas y ordenes de compra que está homologado por la AEAT, tanto en su versión Expert como en su versión Business. Sin embargo, la tarea de Yooz no termina ahí. A parte de la digitalización de los documentos, se pueden automatizar los flujos de aprobaciones internos y obtener toda la información relevante para realizar el asiento contable en coordinación con el ERP con el que trabaje la empresa.
Beneficios del uso de Yooz
De esta forma, Yooz permite agilizar un proceso que resulta muy tedioso y consume mucho tiempo de las empresas, además de aportar todos los beneficios mencionados previamente en la digitalización certificada de documentos. Con Yooz, las empresas pueden deshacerse de la factura en papel y conservar solamente la versión digital, ya que esta contará con el mismo valor legal que el documento original en papel.
Módulo de captura de documentos de Yooz
El módulo de captura de documentos de Yooz, se adapta a los diferentes flujos que existen a día de hoy en el proceso de las Cuentas a pagar. Ya sea mediante escaner, email, EDI, móvil o en papel, Yooz captura los distintos formatos y los unifica en su solución. De esta forma, se logra homogeneizar todos los documentos de las Cuentas a pagar y centralizar todo desde la herramienta Yooz. También se logra también tener total trazabilidad de cada documento y contar con una mayor visibilidad de los datos contables.
Integración con Sistemas ERP
Por otra parte, las facturas capturadas por Yooz se concilian automáticamente con su orden de compra y se registra la información contable en el ERP o sistema contable que se tenga. Yooz se integra con más de 250 ERP del mercado y se puede implementar de forma fácil, rápida y accesible.
Si quieres saber más sobre Yooz, software para la digitalización y automatización de las Cuentas a pagar homologada por la AEAT, no te pierdas este webinar en replay.
Digitalización certificada: Transformando la gestión de facturas con Yooz
La digitalización certificada se ha convertido en un elemento crucial para las empresas que desean optimizar sus procesos y asegurar la integridad y legalidad de sus documentos. Yooz ofrece una solución cuyo valor es incomparable. Automatizamos el 80% de las facturas sin necesidad de configuración previa, permitiendo a las empresas empezar en solo una hora y sin formación.
Yooz, sólida y duradera, nacida en la nube, ha sido reconocida por prestigiosos premios y es recomendada y utilizada por el ecosistema financiero global. Yooz es única al combinar un rendimiento de IA en tiempo real con una simplicidad extrema y una riqueza empresarial inigualable. Nuestra experiencia en negocios es insuperable y está enfocada en el procesamiento automático de documentos.
Con Yooz, puedes automatizar todas las etapas de tu proceso P2P, desde la solicitud de compra hasta el pago, asegurando que la digitalización certificada sea una parte integral de tu estrategia empresarial.
