Luego del inesperado confinamiento al que nos vimos enfrentados hace unos meses atrás, se provocó una gran necesidad de continuar el servicio de las empresas a distancia a pesar de la coyuntura incierta en la que estábamos y mantener un conctacto a distancia con el cliente. Sin importar el tamaño de la empresa, todas tienen las siguientes dos prioridades:
1. Garantizar la actividad empresarial en el futuro y
2. Estar lo mejor preparado posible frente a los imprevistos.
Sobre estos dos ejes, la función financiera tiene un rol preponderante a jugar y debe apoyarse en las tecnologías, entre ellas, un software de gestión del proceso de las cuentas por pagar y cobrar que están a disposición. La gestión del proveedor debe ser también considerada como un elemento fundamental en esta nueva estrategía que debe adoptar la función financiera.
Existen diferentes software para la gestión de las cuentas por pagar pero aquellos que están marcando tendencia en contabilidad son aquellos en Cloud de automatización de las cuentas por pagar porque son fácil de integrar y de acceso rápido vía web. La Automatización Inteligente está teniendo su momento por su facilidad de uso, rápida implementación y ROI.
Software para la gestión automática de las cuentas por pagar
La parte esencial del proceso de las cuentas por pagar está en la digitalización de la factura y poder vincular el pedido con la factura y el correspondiente recibo. Gracias al reconocimiento automático de datos que aporta un software de gestión de las cuentas por pagar, es posible extraer datos claves de estos documentos en tiempo real sin importar su formato (papel, PDF, EDI, etc). Además de facturas se pueden captar otro tipo de documentos como un CV, un remito, las condiciones generales de un contrato, entre otros. Todos estos documentos quedan fácilmente digitalizados y archivados legalmente en la nube de forma segura y mucho más económica que el contar con estos documentos en papel archivados en carpetas dentro de un armario.
Las facturas que se capturen a través de este tipo de software, en muchos casos, son capaces de incluir la funcionalidad de reconciliar la factura con la orden de compra y registrar la información contable en el Erp o sistema contable de la empresa para pasar al pago.
Hay un sin fin de beneficios que puede proporcionar el contar con un software de gestión de las cuentas por pagar a una empresa; entre otros, elimina cualquier error que se pueda realizar durante el proceso, así como también elimina las tareas tediosas y de bajo valor añadido de la función financiera. Como consecuencia, se puede notar rápidamente una ganancia en productividad, seguridad, compliance, visibilidad y trazabilidad; todo en uno y de forma accesible.
Un software de gestión de las cuentas por pagar también traen beneficios al Director de Compras. Con un software de este tipo puede saber en todo momento, el estado de sus compras y la gestión de sus proveedores de manera mucho más eficiente.
¿Por qué es imperativo contar con un software de gestión de las cuentas por pagar?
- Para ganar productividad
Para recuperar un poco el oxigeno financiero y bajar los costos fijos de la empresa, las funciones de backoffice tienen que ser mucho más productivas. Gracias a softwares de automatización inteligente para la gestión de las cuentas por pagar, el Director Financiero puede aumentar rápidamente la productividad de su equipo aparte de otro tipo de ganancias como por ejemplo, ahorro en papel, espacio para archivar, entre otros. Un software de automatización para la gestión de las cuentas por pagar permite también ahorrar tiempo en los procesos de la empresa. Hay estudios que indican que se puede llegar a dividir a la quinta parte el tiempo que lleva realizar el ciclo completo para el tratamiento de una factura.
- Para ganar visibilidad
En este ambiente de incertitud en el que estamos, las empresas necesitan ahora más que nunca conocer y estar en control de su situación financiera y apoyarse en el dato para la toma de decisiones: temas de tesorería, salarios, compras, gastos, etc. Gracias a un software de automatización para la gestión de las cuentas por pagar es posible, el departamento financiero ahora puede contar con la información de cada factura y de la situación financiera de la empresa en tiempo real y detectar cualquier posible riesgo a tiempo para corregirlo. También se puede hacer seguimiento de las compras, de si es un buen momento para comprar, si contamos con el dinero para comprar tal o cual cosa.
Estos datos son una representación de la realidad y se permite analizarlas de diferentes maneras. El equipo financiero podrá examinar estos datos en la plataforma y aportar una dimensión de análisis financiero a sus proyectos. A su vez, podrán controlar los pagos a proveedores y gestionar la relación proveedor con mayor eficiencia.
- Para estar prontos para implementar el teletrabajo
El teletrabajo ha llegado para quedarse en todas las empresas y este no puede permitirse de depender del acceso físico a los documentos; se necesita total reactividad del equipo financiero para una correcta gestión. Un software de automatización para la gestión de las cuentas por pagar le permite digitalizar todo el proceso, de principio a fin, y de trabajar a distancia si lo necesita.
Mientras algunas empresas se reconfiguran para hacerle frente a esta nueva normalidad, el teletrabajo abre nuevas oportunidades en términos de movilidad y colaboración de los diferentes equipos en una empresa (marketing, comercial, recursos humanos, ventas, etc).
- Reducir riesgos
Cuando una empresa se encuentra en una situación de debilidad o riesgo, esta debe protegerse ante el más mínimo riesgo porque cualquier shock puede debilitar aún más la empresa e incluso llevarla a la quiebra. Con un software de automatización para la gestión de las cuentas por pagar, los datos que se obtienen son fiables, rastreables y sobre todo, están archivados de forma segura. Además, se puede reducir notoriamente los riesgos de litigios por retrasos en los pagos. Los documentos son procesados con un rigor inigualable en la aplicación lo cual facilita enormemente las tareas de auditoría y control que se hacen luego.
- Los retrasos en los pagos y en los litigios
Un proveedor descontento es un proveedor que le va a llamar constantemente para cobrar. Esto significa, dedicarle tiempo del equipo financiero a este tipo de llamados para resolver los problemas. Se estima que la gestión de las llamadas de proveedores consumen un 41% del tiempo de un contador y se genera una morosidad del 31%. Un software de automatización para la gestión de las cuentas por pagar permite reducir drásticamente los retrasos, errores en el pago al proveedor y acelerar el flujo de aprobaciones. Además, algunos permiten incluso detectar cualquier anomalía en los datos o en el documento para que sea revisado.
- Gestionar la actividad del equipo financiero
Gracias a un software de automatización inteligente para la gestión de las cuentas a pagar se puede tener visibilidad y estadísticas del funcionamiento del proceso pero también del rendimiento del equipo contable. Si el proceso fuese manual, estos datos serían imposibles de obtener. Se podría medir aspectos como, el tiempo que se lleva el procesamiento de una factura, los principales proveedores con los cuales se trabaja, el porcentaje de retraso en pagos, entre otros. Con el acceso a estos datos, el Director Financiero puede controlar y gestionar con precisión la actividad de su departamento e involucrarlo en una lógica de mejora continua.
- Acabar con el fraude
Entre los riesgos que enfrenta cualquier empresa, el fraude forma parte preponderante de esta lista. Según un estudio de Euler Hermes, el 70% de las empresas han declarado haber sido víctimas de un intento de fraude y el 10% de ellas ha declarado que sufrieron daños de alrededor de 100.000€. Un software de automatización para la gestión de las cuentas por pagar puede, en algunos casos, emitir una alerta frente a documentos modificados o datos fraudulentos o sospechosos. Frente a estafadores cada vez más hábiles, el Director Financiero debe contar con la tecnología para proteger sus intereses y los de la empresa
- Mejorar la gestión de proveedores
Sin duda, los departamentos administrativos y financieros de las empresas y los profesionales contables están atravesando una pequeña revolución tecnológica que los está llevando a repensar su método histórico de gestión. En este contexto, es evidente que los aspectos relacionados con la gestión de facturas de proveedores y solicitudes de compra se están transformando rápidamente hacia un procesamiento 100% sin papel.
Este desarrollo se explica principalmente por razones operativas y financieras. De hecho, optar por implementar un software de gestión de las cuentas por pagar permite acceder a importantes ganancias de productividad, racionalizar los costos de procesamiento y simplificar el trabajo entre equipos.
Más allá de estos elementos, es necesario precisar que el fuerte crecimiento de los proyectos de desmaterialización de los procesos de gestión de facturas y solicitudes de compra también se explica por la madurez de las tecnologías utilizadas.
Gracias a las soluciones de factura digital, es posible acabar con las herramientas dispares que se suelen utilizar en todo el proceso de compra: software específico y contable, herramientas ofimáticas, escáner, mensajería, etc. Una sola aplicación, moderna y conveniente, puede reemplazarlos para crear un proceso integrado de las cuentas por pagar de extremo a extremo.
Estas aplicaciones le permiten crear la expresión de necesidad, la solicitud de compra y el compromiso presupuestario correspondiente. Se genera el pedido, luego un flujo de trabajo de aprobación permite a las partes interesadas validar el recibo.
La automatización inteligente de las Cuentas por pagar es claramente un primer paso a dar para convertir este proceso en uno más eficiente y productivo.
Un software de automatización para la gestión de las cuentas por pagar es la nueva herramienta del CFO
Introducir, validar, pagar, clasificar… La tramitación manual de facturas es un proceso tedioso, pero sobre todo costoso (entre 9 y 20 € por factura). ¡Y cuantos más documentos se acumulan, más aumenta la carga! El almacenamiento, el archivo y la consulta en papel suponen una media de 3,25 € si tenemos en cuenta los costes directos (tiempo invertido, zonas de almacenamiento, etc.) e indirectos (pérdidas, retrasos, etc.). Por ejemplo, el coste medio de búsqueda de un documento mal clasificado se estima en 110 €. Un software de automatización de las cuentas por pagar permite la digitalización del documento en sí pero también de todo su procesamiento, lo que se traduce en una reducción sustancial de los costos, que según CapGemini Consulting, puede llegar al 71%. Además, se podrá gestionar al proveedor de forma eficiente y estratégica.
Continuar con procesos manuales ya no tiene sentido desde un punto de vista de los costos que implica en términos de tiempo y dinero, entre otros. Sin embargo, aún existen algunos financieros reticentes a la implementación de tecnologías de este tipo en su departamento porque se tiene un preconcepto de que estas plataformas son difíciles de aplicar, costosas de integrar y no aportan grandes beneficios a la empresa. ¡Error! Hoy en día existen aplicaciones en la nube que son fáciles de implementar, con un sistema sencillo de utilizar para asegurar la adhesión de todos los colaboradores y sobre todo, ¡accesible en términos de precio! Un software en la nube hoy facilita su implementación, no es necesario desarrollar durante meses una programación o código complicado, no es necesario diseñar un plan de implementación complejo y no se necesitan expertos en IT para comenzar.
Según el experto de la industria, Bob Cohen: “Una cosa que hemos visto recientemente es que hay un gran aumento en el interés de automatizar las cuentas por pagar y eso es algo que nos entusiasma mucho aquí en Ardent Partners porque la pregunta no es por qué debería automatizar las cuentas por pagar sino ¿por qué aún no ha automatizado sus cuentas por pagar? "
Además agregó, “la tecnología existe para que todas las empresas hagan esto y lo que hemos visto recientemente es que el impacto del COVID no discrimina y casi todos los departamentos de AP se han visto afectados, algunos más que otros. Una de las tendencias que se vio es que aquellos que han automatizado la gestión de las cuentas por pagar anteriormente se vieron afectados de manera mucho menos significativa que aquellos que todavía estaban en un entorno manual basado en papel”.
Cada vez más empresas están cambiando de un proceso de facturación y pago manual a un sistema automatizado. La automatización inteligente de la gestión de las cuentas por pagar no solo conduce a un flujo de trabajo de aprobación más optimizado con una visibilidad clara, sino que elimina el riesgo de error humano de la entrada manual de datos y las aprobaciones, sino que también puede generar grandes ahorros de costos con la eliminación de las tarifas por pago atrasado o mediante un proveedor que ofrece descuentos por pago anticipado.
Jodi Soheili de Cantatus Systems Group también contribuyó a la conversación y se refirió a los puntos débiles que las cuentas por pagar y cómo la automatización del proceso de facturación puede ayudar a resolver. Entre ellos menciona la eliminación del papel y poder reducir la necesidad de personal especializado, “Tuvimos procesos de flujos manuales que involucraban una gran cantidad de documentos que se enviaron a diferentes gerentes. Esto resultó en demoras que dieron lugar a multas y otros costos por demoras. Además, descubrimos que se cometieron muchos errores. Hay personas que tal vez no tenían experiencia en contabilidad o codificaban sus facturas y luego el equipo de contabilidad terminaba teniendo que arreglar esas cosas, eso también tendía a ser un problema para algunos de los proyectos en los que trabajé recientemente ”.
En cuanto a los beneficios, los acabamos de listar uno a uno pero …¿en cuánto tiempo se puede comenzar a ver algún cambio?, ¡Enseguida! Al ser fácil y rápido de implementar, se puede tener un retorno de la inversión muy rápido; incluso, algunas empresas lo han logrado desde el primer mes. Si desea, puede calcular su ROI aquí y comprobarlo usted mismo según las cifras de su empresa.
Cuentas por pagar gestionadas Todo-en-Uno
¿Recuerdan cuando nos íbamos de vacaciones hace unos 15 años atrás que debíamos llevarnos el teléfono, la cámara, un ordenador super pesado, un gps, etc? Hoy, gracias a los desarrollos tecnológicos contamos con el smartphone y tenemos todo esto en uno. ¡Mucho más eficiente! Hoy, un Director Financiero puede contar con un software de automatización para la gestión de las cuentas por pagar todo en uno también. Desde la compra al pago de la factura, con una sola herramienta, se puede gestionar todo el proceso, de principio a fin y de forma centralizada.
A su vez, este tipo de plataformas mejoran el rendimiento del Erp o sistema contable de la empresa. La incorporación de un software de gestión de las cuentas por pagar permite automatizar y gestionar con una herramienta especializada, todo el proceso de las cuentas por pagar. Toda esta información es luego compartida bidireccionalmente con el Erp o sistema contable para que ambas plataformas se nutran de la información generada. Esta integración es nativa, sencilla y se fácil de realizar.
Ya son varios los directores de empresas e influencers han decidido iniciar su transformación digital con un software de gestión de las cuentas por pagar que incorpora Inteligencia Artificial. ¡Vea el webinar en replay para ver cómo funciona!
Automatización Eficiente de Cuentas por Pagar con Yooz: Líder en Software para Cuentas por Pagar
Yooz se destaca como el software cuentas por pagar líder gracias a su incomparable combinación de inteligencia artificial (IA), aprendizaje profundo y automatización de procesos robóticos (RPA). Con Yooz, experimentará el valor sin igual de la IA, el aprendizaje profundo y la RPA, lo que permite automatizar hasta un 80% de las facturas sin necesidad de configuración previa. La simplicidad extrema y el máximo rendimiento empresarial se fusionan en esta solución integral, permitiéndole comenzar a automatizar su proceso en tan solo una hora, sin necesidad de entrenamiento previo. Desde el pedido de compra hasta el pago, Yooz abarca cada etapa del proceso de cuentas por pagar, ofreciendo una experiencia integrada y en funcionamiento en 44 países. Con más de 5000 clientes satisfechos y 200 millones de documentos procesados, Yooz es reconocido por su innovación continua, con un enfoque exclusivo en el procesamiento automático de documentos respaldado por más de 100 publicaciones científicas sobre IA y aprendizaje profundo. Además, con un crecimiento anual del 40% y el respaldo de prestigiosos premios, Yooz se posiciona como la elección preferida en el ecosistema financiero mundial para la automatización eficiente y sostenible de cuentas por pagar.
