La inteligencia artificial y la contabilidad se unen para brindar una serie de beneficios fundamentales para las empresas:
Ahorro de tiempo y costes: la automatización permite a las empresas reducir la carga de trabajo manual, lo que ahorra tiempo y recursos valiosos. Las tareas que solían llevar horas ahora se pueden realizar en minutos, lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad.
Mayor precisión y fiabilidad de los datos: los errores humanos son una preocupación constante en la contabilidad. La automatización reduce en gran medida la probabilidad de errores, ya que los sistemas automatizados son altamente precisos y consistentes en la entrada de datos y cálculos.
Acceso a información en tiempo real: la inteligencia artificial y contabilidad trabajan juntas para proporcionar a las empresas una visibilidad instantánea de su situación financiera. Esto es esencial para la toma de decisiones estratégicas.
Cumplimiento normativo y fiscal: la automatización asegura que los registros contables cumplan con los requisitos fiscales y normativos vigentes. Esto reduce significativamente el riesgo de errores y sanciones por incumplimiento.
Aumento de la productividad: la inteligencia artificial y la contabilidad se combinan para permitir que los empleados se concentren en tareas más estratégicas y creativas en lugar de ocuparse de tareas rutinarias. Esto no solo mejora la moral de los empleados, sino que también impulsa la innovación y la competitividad de la empresa.
La gestión de facturas es una parte esencial de la contabilidad empresarial, pero también puede ser una de las más tediosas. La automatización de cuentas por pagar se refiere al proceso de registrar y procesar automáticamente las facturas a través de un software especializado, sin intervención humana.
Eliminación de errores manuales: la introducción manual de datos en sistemas contables puede llevar a errores costosos. La automatización reduce drásticamente la probabilidad de errores, lo que es crucial para la precisión financiera.
Reducción de tiempos de procesamiento: procesar facturas manualmente puede ser un proceso lento y laborioso. La automatización agiliza este proceso, lo que permite una gestión más rápida y eficiente de las facturas.
Cumplimiento normativo y fiscal: la mayoría de los softwares de automatización garantizan el cumplimiento de los requisitos fiscales y normativos. Esto asegura que las empresas se mantengan al día con las regulaciones locales e internacionales.
Visibilidad en tiempo real: la automatización proporciona una visión en tiempo real de las cuentas por pagar. Las empresas pueden realizar un seguimiento de las facturas pendientes, el flujo de efectivo y las obligaciones financieras con facilidad.
Relación con los proveedores: la gestión eficiente de las cuentas por pagar mejora la relación con los proveedores. Las facturas se pueden pagar a tiempo, lo que fortalece la confianza y la colaboración con los socios comerciales.
Concentración en tareas estratégicas: Al automatizar las cuentas por pagar, los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas que añaden un valor significativo a la empresa, en lugar de perderlo en procesos administrativos.
La inteligencia artificial y la contabilidad se unen nuevamente en la automatización de facturas electrónicas. En el caso de las facturas electrónicas, la automatización resulta aún más efectiva debido a la naturaleza digital de estos documentos. Automatizar las facturas electrónicas es más rápido, eficiente y seguro que gestionarlas manualmente.
La automatización de procesos contables brinda ventajas significativas, pero también plantea preocupaciones sobre la ciberseguridad. La mayoría de los sistemas de automatización operan en la nube, lo que puede aumentar el riesgo de ciberataques. Los ciberdelincuentes pueden aprovechar las vulnerabilidades en los sistemas en la nube para acceder a datos financieros sensibles.
Las medidas de seguridad clave que deben implementarse incluyen:
Autenticación y acceso: Los servicios en la nube deben requerir autenticación sólida para el acceso. Esto implica el uso de contraseñas seguras y autenticación de dos factores. Además, los permisos de acceso deben estar bien definidos para limitar el acceso solo a las personas autorizadas.
Encriptación: La encriptación es esencial para proteger los archivos almacenados en la nube. Debe aplicarse tanto a los datos en tránsito como a los datos en reposo. Los usuarios deben asegurarse de que sus archivos se almacenen en la nube de forma encriptada.
Copias de seguridad: Los servicios en la nube deben ofrecer copias de seguridad de los archivos almacenados. Esto permite la recuperación de datos en caso de problemas en el centro de datos, como fallos de hardware.
Seguridad física: Los centros de datos que albergan los archivos deben contar con medidas de seguridad física sólidas para protegerlos contra incendios, robos y desastres naturales.
Además de las medidas de seguridad estándar, existen medidas adicionales que puedes aplicar para proteger archivos confidenciales:
Contraseñas: proteger documentos digitales con contraseñas seguras y únicas. Solo quienes tengan la contraseña podrán acceder a la información.
Control de Acceso: utilizar el control de acceso para restringir quién puede acceder a documentos específicos. Establece permisos detallados para garantizar la privacidad de los datos.
Marcas de Agua: incorporar marcas de agua en los documentos digitales para prevenir la copia no autorizada. Esto agrega una capa adicional de seguridad a tus archivos.
Si se sospecha un hackeo en una empresa, se deben tomar medidas rápidas para proteger los datos y minimizar los daños. Las acciones a seguir incluyen:
Aislar la fuente: desconectar inmediatamente cualquier sistema comprometido de la red o Internet para evitar la propagación de malware.
Cambia contraseñas: modificar todas las contraseñas de acceso y asegúrate de que sean fuertes y únicas.
Escaneo del sistema: utilizar un software antivirus para escanear el sistema en busca de malware o virus que puedan haber sido instalados por los hackers.
Restauración desde copias de seguridad: si se cuenta con copias de seguridad, utilizarlas para restaurar los archivos a un estado anterior al hackeo.
Notificar a las autoridades: si la información hackeada incluye datos personales o sensibles, notificar a las autoridades competentes para tomar medidas y proteger tus datos.
Mejora de la seguridad: después de resolver el problema, mejorar la seguridad del sistema, incluyendo actualizaciones, mejoras en la seguridad de la red y el fortalecimiento de políticas de contraseñas.
La automatización de las tareas de contabilidad tiene un impacto significativo en la eficiencia, la precisión y la competitividad de las empresas. La inteligencia artificial y contabilidad se unen para potenciar aún más esta revolución. Aunque la ciberseguridad es una preocupación, con medidas adecuadas, la automatización contable puede llevarse a cabo de manera segura. Las empresas que adopten estas tecnologías estarán mejor preparadas para el éxito en un mundo empresarial cada vez más digitalizado.
"Lograr ganancias rápidas facilita la aceptación de los cambios y el compromiso de los empleados: la automatización de facturas suele ser una de ellas."
Pascal Bigard, Director de Sistemas Informáticos de la GCC.
¡Es hora de mejorar la gestión de las cuentas por pagar!
Vea el siguiente webinar en replay para conocer cómo convertir sus procesos en unos mucho más productivos y eficientes.
.jpeg)
