Todo lo que hay que saber para iniciarse en la digitalización de facturas de proveedores

Con la persistencia de las limitaciones sanitarias y las nuevas obligaciones en términos de facturación electrónica, los directores financieros que aún no han dado el paso de la facturación electrónica tienen cada vez más probabilidades de considerarlo en los próximos meses. Pero debido a su naturaleza algo forzada, muchos ven este desarrollo como una limitación y, a veces, pierden de vista los beneficios que esto les puede aportar.

Reducir costes, agilizar el procesamiento de la información, contar con datos más fiables, identificar posibles riesgos financieros, liberar tiempo para dedicarlo a tareas más rentables e importantes; son varios los argumentos por los cuales es fundamental optar por la digitalización de facturas. Muchos directores financieros están convencidos de que la digitalización de facturas es el futuro y que es necesario adoptarla hoy y ahora. Sin embargo, muchos aún siguen con el temor de que dar este paso implica embarcarse en un proyecto que será largo, difícil, costoso, arriesgado y desestabilizador. ¡La buena noticia es que esto ya no es así!

¿Qué hay que considerar antes de digitalizar las facturas de proveedores?

Antes que nada, es importante no confundir o reducir la digitalización a solamente la operación de escanear facturas entrantes para que estas luego ingresen en el proceso de workflow para validarse, pagarse y archivarse más fácil y rápidamente. La digitalización es mucho más que eso.

Gracias a un OCR con inteligencia artificial, deep learning y algoritmos de reconocimiento de caracteres cada vez más potentes y fiables, los datos que aparecen en la factura electrónica se pueden extraer inmediatamente del documento, identificarse y ponerse a disposición del sistema contable o ERP. Por lo tanto, con la digitalización, el servicio financiero se beneficia, al recibir la factura, de información confiable, en tiempo real y que en la mayoría de los casos se presenta en formatos compatibles con tus diversas herramientas de contabilidad, gestión de tesorería, reporting, archivos de pago, etc., así como con la mayoría de los sistemas ERP en el mercado.

¿Por qué es necesaria la digitalización de facturas y documentos en empresas?

Mayor productividad

En primer lugar, la digitalización de facturas aportará ganancias de productividad significativas e inmediatas. Al eliminar todas las ineficiencias en el tratamiento de facturas, la digitalización no solo libera a los empleados de una tarea operativa, densa y que consume mucho tiempo, sino que también soluciona el problema de las demoras y disputas causadas por errores manuales inevitables y retrasos en la recepción de pagos.

Ahorro de costes

Los costes inherentes de almacenar, buscar y evitar la pérdida de facturas de proveedores en papel, así como su impacto medioambiental, también se reducen drásticamente. Además, puesto que el software asigna a cada documento un identificador único, encontrar lo que se busca es extraordinariamente fácil y rápido dentro del sistema.

La racionalización y automatización de los procesos de aprobación y control en todo el proceso de las cuentas a pagar; desde la solicitud de compra hasta el pago de las facturas y el albarán correspondiente, multiplica aún más estos beneficios.

Ahorro de tiempo

En total, el gasto de tiempo del ciclo de procesamiento de documentos se puede reducir en 5 y los costos de administración en un 80%. Con estas cifras, aunque no son las únicas, ya podemos entender la importancia y la necesidad urgente de digitalizar las facturas y los documentos en las empresas.

Mayor accesibilidad a los datos

Como hablamos de digitalización de facturas, obviamente el almacenamiento de cada factura se realiza también en formato digital. De este modo se facilita el flujo los procesos de búsqueda de los datos, haciendo que, poco a poco, la empresa comience a contar con una base de datos propia de fácil mantenimiento y rápidamente accesible. Encontrar el dato exacto y tener una major visibilidad del conjunto de datos es muy fácil.

Mayor calidad de trabajo

Al digitalizar e industrializar su proceso de las cuentas a pagar, el director financiero consigue liberar importantes recursos humanos y económicos, ya sea para absorber el crecimiento de la actividad con recursos constantes, para movilizar a sus equipos en proyectos de transformación o para destinarlos a tareas de mayor valor añadido, análisis, asesoramiento o previsión.

Para los empleados, la digitalización de las facturas no es un enemigo sino, por el contrario, aliados que pueden hacer que su trabajo sea más interesante y pueda aportar mayor valor a la gestión financiera de la empresa.

Además, la digitalización de facturas y documentos fomenta eliminar las facturas en papel y dar un paso hacía la factura electrónica.

¿Es rentable digitalizar las facturas de proveedores?

¡Claro que si!

Es cierto que implementar una nueva herramienta es parte de una inversión pero que os brindará grandes ventajas que se podrán percibir bastante rápido.

Para saber si digitalizar sus facturas y documentos es rentable, primero es necesario conocer el coste total y real del procesamiento manual de facturas de hoy en día. Son varios los estudios que indican que se pueden lograr ganancias en el ciclo de procesamiento de facturas de tipo ahorro de tiempo; es decir, dividir entre 3, 4 o 5 veces el tiempo de procesamiento de los documentos.

Además, los modelos SaaS dan la posibilidad de pagar sobre la marcha y seguir el envío y la evolución de cada importe pagado desde tu dispositivo.

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¿Qué sistema puedo utilizar para la digitalizacion de facturas de proveedor?

Hay muchas y diversas opciones de software en el mercado para digitalizar facturas, tickets y otros documentos que están marcando el futuro. A pesar de los escepticismos de muchos, hoy existen opciones de software que son fáciles de usar, rápidos de implementar porque están basados en la web, económicos y que se adaptan a las necesidades de cada empresa.

Las tecnologías han cambiado mucho; hoy podemos evitar una serie de dificultades adoptando una única solución integrada, moderna, abierta y basada en tecnologías estándar, para digitalizar y procesar facturas. La configuración es simple al igual que su integración con otras herramientas de la empresa (software de contabilidad, ERP, etc.).

Gracias al modelo SaaS, en Cloud, tampoco es necesario mantener habilidades internas para garantizar el mantenimiento y soporte de la aplicación. ¡Tan pronto como esté configurado, ya queda implementado y operativo!

Gracias a su gran riqueza funcional e innovación constante basada en la experiencia acumulada de miles de empresas usuarias, estas ganancias solo van en aumento porque las soluciones de digitalización más avanzadas minimizan siempre aún más el número de situaciones que requieren a pesar de todo una intervención manual. Por ejemplo, pueden procesar múltiples tasas de IVA o transacciones internacionales en diferentes monedas. Idealmente, también gestionan las facturas electrónicas recibidas a través de otros canales (EDI, mail, etc.), lo que permite consolidar y unificar su procesamiento.

Tecnológicamente, las soluciones más modernas, basadas en tecnologías estándar en la nube, se integran de forma natural en las herramientas de la empresa (EDM, CRM, workflow, etc.) así como en los referenciales contables (proveedores, plan de cuentas, pedidos, plan analítico …), usuarios (Active Directory) y compras (catálogos, pedidos, presupuestos…). Estas interconexiones brindan vías adicionales para repensar, automatizar y acelerar los procesos comerciales.

En otro orden de cosas, sea cual sea el programa para la digitalización de facturas, se tiene que tener en cuenta la seguridad que provee el programa y la conformidad legal del mismo porque la digitalización, es una garantía innegable que se debe proveer.

La facturación electrónica conlleva una serie de obligaciones legales que es fundamental que las herramientas puedan cumplir para contar con un archivo legal. Un caso es la pista de auditoría confiable que generan estos programas gracias a la cual la empresa puede demostrar a la Agencia Tributaria, la realidad económica de la operación facturada con un archivo legal con valor probatorio, que preserva la autenticidad, integridad y legibilidad de facturas durante el mínimo de 6 años de su conservación. Sobre este punto es importante destacar que en España, la Agencia Tributaria debe certificar la digitalización de los documentos que propone el software para homologar el programa con los requisitos que exige la AEAT.

Otra dimensión clave de la seguridad es la lucha contra el fraude documental. Dado que la crisis y la explosión de transacciones remotas crean un entorno propicio para estafas de todo tipo, los algoritmos de análisis de facturas digitalizadas permiten identificar movimientos anormales, datos inconsistentes, duplicados sospechosos, documentos falsificados y todos los signos de posible fraude, de modo que puede tratarse de forma temprana y eficaz.

Digitalizar facturas de proveedor, ¿cómo puede ayudar a mi empresa y a mi equipo?

¿Por qué cambiar lo que funciona? Después de todo, a los empleados no les va tan mal con las facturas en papel. Este pensamiento es algo anticuado y está obsoleto, ya que la factura en papel es lo que hay que intentar eliminar de la empresa para transformar la cultura empresarial hacia la digitalización. ¡No podemos seguir pensando así!

El mayor impacto de la digitalización del registro de facturas es el de transformar al equipo del departamento financiero; es este equipo el que liderará el cambio y quien deberá adaptarse a este nuevo escenario digital. Por esto es por lo que es de suma importancia involucrar a los usuarios finales en el trabajo inicial de digitalización, o incluso hacer que prueben las soluciones propuestas, para que puedan evaluarlas ellos mismos y motivarse con el cambio a partir de los beneficios que perciban.

Por otro lado, también están los beneficios que mencionamos anteriormente; mayor productividad, disminución de errores contables, seguridad de los documentos, fiabilidad del proceso contable, visibilidad, trazabilidad de cada acción sobre cada documento, procesamiento de las facturas mucho más rápido, mayor productividad, etc. Podemos listar varios, pero… ¡con estos ya es suficiente para lanzarse a la digitalización de las facturas!

La digitalización de facturas es el punto de partida de la transformación digital de tu empresa. ¿Inviertes demasiado tiempo en la gestión de facturas de proveedores? Elimina las facturas en papel al mismo tiempo que te aseguras una digitalización certificada para que tu organización esté siempre al corriente de la normativa legal. 

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