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Hoy en día, en muchas empresas, siguen existiendo procesos manuales, lo cual, en algunos casos, es contraproducente y genera varias dificultades. Por lo general son procesos más lentos, los documentos tienden a perderse, son procesos poco eficientes y no se tiene demasiado control sobre ellos.
En el caso de la contabilidad de una empresa; el proceso de las Cuentas a pagar en el departamento financiero es el ejemplo perfecto donde, además, se pueden lograr grandes cambios y mejoras en su eficiencia a través de la contabilidad automatizada.
Por qué es importante la automatización de procesos
En primer lugar, la importancia de la automatización de los procesos contables en la empresa está basada en que permite implementar la transformación digital en el departamento y tener nuevas tecnologías para facilitar y optimizar el tiempo del equipo.
Además, el departamento contable reporta continuamente varios problemas frente a los procesos manuales: costes elevados de tratamiento de cada documento, falta de visibilidad, pérdida de documentos, errores en pago, falta de trazabilidad, falsificación documental, falta de control, entre otros.
Vayamos a cifras concretas:
El coste de tratamiento manual de una factura en papel varía entre 9.4€ y 20.8€ y el costo de archivado se estima a 3,25€. ¡Y cualquier error se paga muy caro! Una factura mal archivada o perdida, le termina costando a la empresa 100€ para buscarla y un costo aún mayor si hubiera que reproducirla de nuevo. Además, hay otro tipo de costos indirectos, más difíciles de medir pero que sabemos que están presentes y que hacen de este proceso aún más complicado.
Tras el confinamiento que vivimos a principio del 2020, las empresas se vieron frente a la necesidad de tener que seguir adelante en un ambiente de mayor incertidumbre y con poca información disponible sobre su actividad. Para retomar el control, se puso el foco en garantizar el futuro de la empresa y estar preparados y capacitados para enfrentar cualquier imprevisto. Así se demuestra que los procesos manuales ya están fuera de tiempo, no se adaptan a las necesidades de visibilidad, eficiencia, agilidad, entre otras, que se presentan hoy en día para el departamento contable.
Es hora de adoptar la tecnología de automatización en las empresas y de esta manera garantizar un mejor servicio, redirigir los esfuerzos hacia tareas de mayor importancia y lograr una ventaja competitiva.
Cuáles son los beneficios de un proceso automatizado de las Cuentas a pagar
Más productividad en la empresa:
La automatización de las Cuentas por pagar permite bajar los costos fijos del proceso y obtener ganancias en productividad rápidamente. La automatización permite ganar tiempo en tareas operativas y tediosas como el ingreso de los documentos, el archivado, la búsqueda, etc. De esta forma se acelera todo el proceso y se lo convierte en uno más productivo.
Visibilidad para negociar
En este ambiente tan incierto en el que vivimos, la empresa necesita conocer todo el tiempo su situación financiera y tener acceso a información en tiempo real de todos sus procesos. La automatización las Cuentas a pagar permite tener esta visibilidad constante. De esta forma, el acceso a los datos inmediatamente permite tomar mejores decisiones estratégicas porque se cuenta con información en tiempo real.
Disponibilidad 24/7
Tener un proceso automatizado en su empresa permite continuar la actividad a distancia sin perder en eficacidad ni en productividad. Podemos acceder a información de calidad y a los datos en todo el tiempo desde cualquier lugar. El confinamiento fue el ejemplo perfecto para demostrar lo importante que es la automatización; aquellos que tenían este tipo de sistemas pudieron continuar con su actividad trabajando desde sus casas.
Más seguridad
Todas las empresas, pero sobre todo las más pequeñas, han de gestionar bien sus procesos internos para aumentar la seguridad frente a imprevistos. La automatización de las Cuentas a pagar aporta información y evita la pérdida de documentos, de errores en el registro de los datos, entre otros, al momento de ingresar y pagar las facturas.
Menos retrasos y litigios
Tener las Cuentas a pagar automatizadas facilita el control de los proveedores y la generación de relaciones de calidad con ellos. De esta forma, el equipo no pasa horas de su día intentando solucionar problemas de pago, documentos perdidos, etc. Se estima que un 41% del tiempo de un contable se invierte en la gestión de las llamadas de los proveedores y que se retrasa el pago en un 31%. Con la automatización de las Cuentas a pagar, se podrán reducir drásticamente los riesgos de retrasos en los pagos y otros errores.
Mejor calidad de gestión de la empresa
Gracias a la automatización, se puede acceder a información relevante (indicadores de rendimiento) que permite gestionar y realizar un mejor control de todo el proceso así como también del recurso humano; todo en tiempo real. Se pueden obtener todo tipo de información y datos estadísticos del proceso. A su vez, se puede lograr una ventaja competitiva frente a la competencia, dedicar tiempo a tareas de mayor valor, atender mejor al cliente y concentrarse en la oferta de producto.
Acabar con el fraude
Entre todos los riesgos que enfrenta una empresa, el fraude documental está entre los más frecuentes. En 2018, según Euler Hermes, 70% de las empresas fueron victimas de un intento de fraude documental; y este tipo de problemas también son costosos. La automatización de las Cuentas a pagar permite realizar un control de mayor calidad de todo el proceso a través del software y detectar cualquier anomalía en los documentos. De esta forma, se convierte en el arma del Director Financiero para asegurar su operación para la reducción de intentos de fraude documental.
La pregunta es : ¿Cómo empezar con la automatización?; ¿Cuáles son las tecnologías de automatización disponibles y cómo elegir la mejor para su empresa?
Claro que existen varias, pero siempre hay una que se adapta mejor que todas a sus necesidades.
La importancia de la automatizacion de procesos en la era digital
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