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10 minutos leídos

Digitalización de facturas

Facturación electrónica vs facturación manual

por Yooz el 2.07.2021

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Toda empresa hoy en día tiene que, si o si, ponerse en marcha para implementar la facturación electrónica y digitalizar las facturas aunque aún no sea obligatorio para todas o existan excepciones. Esperar al último momento para estar informado al respecto y para empezar a utilizarla puede ser de gran riesgo para su empresa (pérdidas financieras, sanciones, etc). Debemos anticiparnos al cambio y no esperar a que el cambio sea obligatorio porque, en ese caso, no tenemos capacidad de reacción y nos vemos presos de la falta de tiempo e información para elegir la herramienta correcta.

 

En España, desde julio de 2018 que se han establecido la ley para regular la obligación del uso de la factura electrónica para todos los contratistas de sector público española con la plataforma FACeB2B. Por otro lado, también se anima a las empresas en general, a que cambien su formato de factura hacia la factura electrónica. Por este motivo, ahora es imperativo que las empresas cuenten con las herramientas tecnológicas necesarias para procesar las facturas correctamente de forma digital.

 

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Factura electrónica vs factura manual ¿Por qué cambiarse a la factura electrónica?

 

La crisis sanitaria, y particularmente en momentos de confinamiento, se ha demostrado la importancia de contar con documentos digitales y procesos automáticos para asegurar la continuidad de la operación empresarial a distancia.

 

Sin embargo, muchas empresas que se consideraban en un estado avanzado en el uso de la facturación electrónica se dieron cuenta que con eso no era suficiente y había que ir más lejos porque la firma electrónica también era un aspecto clave a tener en cuenta y que, si no digitaliza y automatiza todo el proceso; de punta a punta, no sirve de mucho.

 

Afortunadamente, las empresas se dieron cuenta de esto y a su vez, la firma electrónica también ha hecho grandes avances en materia de madurez legal y técnica lo cual ha contribuido también al desarrollo de las tecnologías de digitalización y automatización de las Cuentas a pagar.

 

¿Por qué pasarse a la factura electrónica?

Veamos los beneficios de la facturación electrónica:

 

  • Reducir el tiempo del ciclo de gestión de facturas
  • Reducir el error humano
  • Eliminar costes innecesarios como la impresión y el envío postal
  • Facilitar el acceso a las facturas, en cualquier lugar o momento,
  • Almacenar de forma segura las facturas y reducir el espacio físico necesario para archivar los documentos en papel
  • Brindar un mejor servicio al cliente
  • Reducir el impacto en el medioambiente
  • Contribuir a la lucha contra el fraude documental
  • Mejorar la gestión de las facturas
  • Contribuir con la Transformación Digital de la empresa y de la función financiera

Además de estos beneficios prácticos hay otros vinculados a la parte económica de la facturación electrónica que son aún más importantes que los ahorros que se puedan hacer en materia de costes de impresión o envíos de documentos.

 

 

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Sin embargo, para poder llegar al uso total de la facturación electrónica debemos superar ciertos retos que se presentan hoy:

 

  • Las PYMES deben entender y asumir que, como son la mayor parte del tejido empresarial, son los principales actores llamados a implementar la factura electrónica a pesar de que consideren que no es algo para su entidad y que está solo reservado a las grandes empresas.

  • Los ciudadanos deben todos aceptar este nuevo formato de facturación entendiendo que su uso es beneficioso por varios motivos para las empresas.

  • La interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica de los diferentes países para poder acompañar la interrelación y crecimiento comercial a nivel mundial.

 

La trazabilidad y fiabilidad de cada documento 

 

Es importante destacar que, al contar con documentos digitales, contaremos entonces con mayor fiabilidad de los datos, seguridad en el archivado de los documentos y trazabilidad para saber dónde están ubicados y cada acción que se hizo sobre ellos.

 

Hoy, una factura ya no se define por su medio, sino solo por su contenido. Es decir, una factura electrónica, cualquiera que sea su formato (PDF, XML, etc.), y una factura en papel con la misma información tienen el mismo valor y deben registrarse de la misma forma. No obstante, se deben cumplir varios criterios que garanticen la autenticidad del origen de la factura, la integridad de su contenido así como la legibilidad de este último.

 

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Tanto los softwares de facturación electrónica como los de automatización del proceso de las Cuentas a pagar (y cualquier otra tecnología que involucre la facturación de la empresa) deben responder a las exigencias de hoy en día de brindar trazabilidad de cada factura para contar con una pista de auditoría fiable. ¡Conozca Yooz para ver cómo facilitar la gestión de sus facturas!

 

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Para cumplir con los requisitos de una pista de auditoría confiable, el software elegido debe ser capaz de reconstruir cronológicamente todo el proceso de facturación para el flujo de facturas emitidas o recibidas, vincular los diversos documentos adjuntos a la transacción y configurar los controles adecuados, ya sean automáticos o manual. Y, en caso de una auditoría por parte de la administración tributaria, el software debe permitir obtener fácilmente la evidencia: extracción del historial de transacciones, documentación de controles, etc.

 

6 consejos para elegir una solución de automatización de las Cuentas a pagar basada en la facturación electrónica

 

  1. Ahorre tiempo procesando sus facturas.
  2. Comprenda su proceso de Cuentas a pagar desde el punto de vista de sus proveedores y el de su equipo financiero.
  3. No ignore la necesidad de una pista de auditoría fiable.
  4. Elija un proveedor de soluciones de automatización de Cuentas a pagar todo en uno.
  5. Elija un software de automatización de Cuentas a pagar que utilice las mejores tecnologías para automatizar el proceso.
  6. Pruebe la solución antes de comprarla para disminuir los riesgos de su inversión.

 

 

1. Ahorre tiempo procesando sus facturas.

 

La gente le ha dicho una y otra vez que la gestión de facturas provoca una frustración constante en el departamento de contabilidad y malos sentimientos cuando los proveedores se quejan de que no se les paga a tiempo. El proceso se convierte en una pesadilla cuando los volúmenes de facturas se elevan a un nivel inmanejable. Entonces, ¿qué hacer al respecto?

Es hora de averiguar cuál es el coste de registrar cada factura y, en promedio, cuánto tiempo le toma a su equipo de Cuentas a pagar. Es muy caro y seguramente alguien comenzará a preguntarse por qué no hizo algo antes; o el costo es marginal y se está perdiendo un proyecto relevante que podría haberlo hecho quedar bien con sus líderes financieros.

 

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Ahora que tiene una mejor comprensión de lo que está costando su proceso actual, puede evaluar la diferencia utilizando una solución de automatización de procesamiento de facturas y cuentas a pagar para su negocio. En promedio, nuestros clientes están acortando sus tiempos de ciclo de días a horas, lo que incluso les permite aprovechar los descuentos por pago anticipado y eliminar los cargos por pago atrasado. Los ahorros de costes generales con Yooz han demostrado que las empresas pueden ahorrar un ochenta por ciento al implementar la automatización en el flujo de trabajo de procesamiento y pago de facturas.

 

2. Intente comprender los desafíos que enfrentan sus proveedores con su proceso de facturación actual.

 

Auditar todos los puntos débiles de cada proceso, encontrar facturas vencidas, responder correos electrónicos de proveedores enojados, ¡es como leer un diccionario médico!

Una forma de corregir esta condición es a través de la observación de su proceso de Cuentas a pagar de principio a fin desde la perspectiva de su proveedor y su equipo contable. ¿Qué tan fácil es enviar una factura a su empresa? ¿Cuánto tiempo tienen que esperar hasta que se les pague en cada factura? ¿Con qué frecuencia se atrasa en el pago de sus facturas? ¿Es fácil ponerse en contacto con su equipo contable para conocer el estado de una factura?

 

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Con una solución de automatización de Cuentas a pagar como Yooz, puede garantizar que sus proveedores sean fáciles de usar al enviar y procesar sus facturas. Los envíos de facturas por correo electrónico directamente en su plataforma Yooz crean un proceso sin papel desde el principio. La extracción inteligente de datos, el aprendizaje automático con tecnología de inteligencia artificial y la coincidencia automática de pedidos son algunas de las tecnologías que automatizan el proceso de facturación de una manera altamente eficiente y precisa. Además, encuentre fácilmente el estado de cada factura dentro de su flujo de trabajo con la trazabilidad y la visibilidad que ofrece Yooz. Y, por supuesto, la parte que más le gustará a sus proveedores, automatizar los pagos de forma más rápida y sencilla.

 

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3. Al elegir una solución de automatización de Cuentas a pagar, no olvide la necesidad de cumplimiento legal y pistas de auditoría fiables.

 

El ecosistema regulatorio está en constante cambio y últimamente más aún. Por este motivo es que contar con una pista de auditoria que permita trazar todas las acciones realizadas sobre una factura con fecha, hora y responsable de cada acción aporta gran tranquilidad al proceso digital de las Cuentas a pagar y a la empresa en general.

En esta materia, Yooz está en constante Desarrollo técnico para brindarle a sus clientes una trazabilidad exacta y eficiente de sus documentos digitales y así poder operar en total tranquilidad frente a cualquier tema fiscal.

 

4. Elija una solución de automatización de Cuentas a pagar que automatice todo el proceso de compra a pago.

 

Puede parecer que tiene que comprar e implementar múltiples soluciones para automatizar el proceso de procesamiento de facturas y el flujo de trabajo de pago porque, en realidad, las órdenes de compra, la gestión de documentos electrónicos, los informes de gastos y las facturas no tienen nada en común, ¿verdad? ¡Equivocado! Es posible utilizar una solución que pueda automatizar el proceso de las Cuentas a pagar completo desde la compra hasta el pago y esa solución es Yooz.


Asegúrese de seleccionar un proveedor de servicios de automatización de Cuentas a pagar que se integre con un sistema de información financiera existente y / o ERP. Actualmente, Yooz se integra a la perfección con más de 250 ERP y sistemas de información y se agrega constantemente a esa lista con integraciones adicionales que se crean para ERP en todo el mundo.

 

5. Seleccione una solución de automatización de procesamiento de facturas y cuentas a pagar que utilice las mejores tecnologías.

 

El error humano es un problema real cuando se trata de procesos como la entrada manual de datos. Los seres humanos pueden cometer errores, especialmente cuando trabajan demasiado y están enterrados bajo el papel. Es entonces cuando debe dejar que la tecnología haga el trabajo. En la automatización de Cuentas a pagar, hay algunas tecnologías principales que su proveedor de servicios debe tener: OCR (reconocimiento óptico de caracteres), extracción inteligente de datos, correspondencia de PO, aprendizaje automático impulsado por inteligencia artificial y flujos de trabajo dinámicos. ¡Confíe en nosotros, sus empleados se lo agradecerán!

 

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La combinación de todas estas tecnologías que trabajan juntas automáticamente en el fondo de su solución de automatización de procesamiento de facturas ahorrará esos errores cometidos por humanos al leer automáticamente la factura o documento, extraer la información necesaria y asignarla a las ubicaciones correctas, validando facturas, enrutarlos a la siguiente persona para su aprobación, etc.

 

6. Pruébelo antes de comprarlo

 

¡Prueba gratis!" "¡Sin riesgo!" "¡Garantía de devolución del dinero!"

Sí, sí. Ya ha escuchado eso antes. Todo suena bien hasta que lee la letra pequeña. Con Yooz no hay contratos complicados en los que quedar atrapado. Ofrecemos una prueba gratuita de dos semanas a todos nuestros clientes potenciales porque sabemos que una vez que comience a usar Yooz, verá la diferencia que hace en el procesamiento de facturas y los flujos de trabajo de Cuentas a pagar. Después de eso, Yooz es una suscripción en modalidad mensual, por lo que no está bloqueado en ningún contrato a largo plazo. Solo paga por los documentos que procesa con Yooz cada mes. Nada más.

Además, con cada suscripción de Yooz se incluye un número ilimitado de usuarios, flujos de trabajo y empresas. No hay costos de TI y todas nuestras actualizaciones son gratuitas y transparentes. Sin níquel y atenuación con Yooz. Pruébelo gratis, pague lo que quiera y deténgase en cualquier momento.

 

 

Si le interesa saber más sobre la digitalización y automatización de las facturas y las herramientas tecnológicas disponibles para hacerlo de forma eficiente, ¡no se pierda este webinar en replay!

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