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Cuentas por pagar

El proceso de cuentas por pagar en la empresa

por Yooz el 2.11.2020

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Una cuenta por pagar es representada como el saldo acreedor en el balance de una empresa. Deriva de operaciones de compras que se hacen en la empresa, gastos o servicios que se reciben. En otras palabras, son cuentas que la empresa debe pagar a sus acreedores y proveedores.

 

Las cuentas por pagar se pueden dividir en dos tipos, según el tiempo disponible para saldar el pago: aquellas cuentas que se deben saldar en menos de 12 meses son las cuentas por pagar a corto plazo y aquellas a saldar a más de 12 meses son las cuentas a pagar a largo plazo.

 

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Etapas del proceso: desde la órden de compra hasta el pago

 

El proceso comienza con la primera necesidad de hacer una compra. Comprar un bien o servicio conlleva las siguientes fases contables: solicitar distintos presupuestos, seleccionar uno de ellos, generar el pedido de compra respectivo, validar y enviar al proveedor la confirmación del pedido. Una vez recibido el pedido, hay que facturar el mismo: recepcionar la factura del proveedor, ingresar la factura, resolver el pago, saldar dicha factura y terminar con el asiento contable en el sistema que corresponda.

 

Es importante tener las cuentas por pagar bien ordenadas para que la información refleje correctamente la realidad contable de la empresa. Un inventario de todas las facturas que se registraron y el estado en el que se encuentran (a pagar, a registrar, a cobrar, etc.) es fundamental para la correcta gestión de las Cuentas por pagar en la compañía. Una forma eficiente de tener todo bajo control es a través de una automatización inteligente del proceso.

 

 

Problemas de procesar de forma manual las Cuentas por pagar en una empresa

 

Las Cuentas por pagar engloban una gran variedad de documentos: facturas, albaranes, órdenes de compra, recibos, etc. Estos son todos los documentos que se van generando desde que se realiza una compra hasta que se hace el pago de la factura del proveedor.

 

Hoy en día, en muchas empresas, las cuentas a pagar siguen siendo manuales; se sigue manejando un gran volumen de facturas en papel, es decir, se procesan estos documentos físicos, las aprobaciones de pago de las facturas se realizan personalmente, los pedidos se hacen en papel también, etc. Es un proceso que, gestionado así, resulta costoso, poco eficaz y es consume una gran parte de los recursos del departamento financiero.

 

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Por otro lado, está el problema de archivar las facturas en papel que también lleva tiempo y es costoso. Para seleccionar una factura y trazar cuándo se pagó, cuándo se aprobó, cuándo se ingresó, etc. puede llevar varias horas o días. Y no nos olvidemos que muchas veces el papel se extravía y hay que considerar el coste de reponer una copia de dicha factura.

 

Para una correcta y eficaz gestión de las Cuentas por pagar, lo mejor es dejar de lado este modelo manual y pasar a su automatización, ya que las nuevas tecnologías hacen que procesar las ordenes de compra de forma automatizada se mucho mas productivo. ¡Conozca cómo la automatización inteligente del proceso puede ayudarle!

 

 

Beneficios de procesar de forma automatizada las Cuentas por pagar

 

Aplicar la tecnología de automatización del proceso de las Cuentas por pagar es la clave del éxito para llevar un mayor control de todo el proceso del departamento financiero. ¿Por qué? Porque eliminamos el papel y, así, se logra una total visibilidad y trazabilidad de cada factura de proveedor a lo largo de todo el proceso.

 

Por otro lado, la automatización de las Cuentas por pagar reduce el tiempo de tratamiento de una factura y el tiempo de aprobación, y por tanto, genera una mayor eficiencia, productividad y control de la compañía. A través de la implementación de tecnologías de automatización podemos eliminar tareas de bajo valor añadido de forma rápida, fácil y a un precio accesible para reducir hasta un 80% los gastos de gestión. 

 

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En muchas empresas donde las cuentas por pagar se realizan de forma manual, uno de los principales problemas que se encuentran es la dificultad de hacer coincidir la factura del proveedor con el pedido inicial para hacer un seguimiento contable de toda la actividad. La automatización facilita establecer una relación y mantiene las cuentas en orden. Además, como beneficio añadido, se logra una mayor calidad en la relación con el proveedor, mucho más sana y de confianza, ya que se brinda seguridad al momento de pagar sus facturas.

 

Sin embargo, no es sólo el personal de cuentas por pagar el que se beneficiará de la automatización de estas tareas, ya que existen razones clave para hacerlo que pueden tener un impacto directo en todo el negocio. Desde colegas que intentan obtener la aprobación de artículos y pedidos para que puedan volver al trabajo y CFO o líderes financieros que buscan aumentar la cantidad de datos que pueden usar para sus informes, hay varias ventajas significativas que las organizaciones pueden obtener al cambiar hacia una gestión automatizada de las cuentas por pagar.

 

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Uno de los mayores beneficios de aplicar la automatización de facturas es que aporta información en tiempo real de la actividad de la empresa. Eso es de suma importancia para tomar decisiones informadas desde el departamento de finanzas. En tiempos de incertidumbre, crisis y otros momentos complejos que pueda enfrentar la empresa, se puede requerir tener mayor visibilidad y control de la situación financiera de la empresa. Contar con datos en tiempo real de la situación financiera de la empresa es clave para poder tomar decisiones acertadas en base a información interna. Por ejemplo, la relación con proveedores puede gestionarse de forma estratégica porque se cuenta con información de la gestión de los pagos a proveedores: el proceso de compra-venta que se llevó a cabo, con cuáles se tiene crédito a favor, si aún hay ventas por facturar... Y, de este modo, se puede tener mayor márgen de negociación en momentos de crisis.

 

Las tecnologías de automatización, en su mayoría, puede y debe conectarse con el ERP que tenga la adminstración a disposición. Estas conexiones son necesarias y deben ser bidireccionales para que el ERP pueda alimentarse del software de automatización y viceversa.

 

Cómo la automatización mejora el proceso de las cuentas por pagar y reduce el riesgo de fraude

El procesamiento de facturas falsas y pagos fraudulentos puede tener graves implicaciones para las empresas, los clientes y los proveedores, por lo que es absolutamente vital que esto nunca suceda. Pero los procesos financieros que se basan en escanear y verificar manualmente los datos de las facturas con las órdenes de compra y los recibos, acarrean un gran marge al error, sin garantías de que este riesgo se elimine por completo.

 

Una de las formas en que la automatización del proceso de las cuentas por pagar puede ayudar con esto es a través de la combinación de tres vías. Mientras que los procesos manuales dependen del personal para detectar cualquier error antes de que se convierta en un problema, algo que es casi imposible cuando se trata de cientos o miles de facturas cada mes, el cotejo de tres vías puede indicar cualquier discrepancia en el ciclo de cuentas por pagar antes de pasar a la etapa de pagos.

 

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Todo esto es posible hacerlo mediante la automatización de flujos de trabajo como escanear facturas en busca de datos y cotejarlos con documentos históricos; una acción que anteriormente se habría realizado buscando manualmente facturas en un sistema o, peor aún, documentos en papel en un archivador. El cotejo automático de los documentos por triple vía automatiza la verificación de las facturas con la información del proveedor, la orden de compra inicial y los recibos para garantizar que toda la información sea correcta y que el pago pueda procesarse. Cada vez que la comparación tripartita automática encuentra algún problema, como la cantidad incorrecta de productos o el precio incorrecto, el pago del vendedor o proveedor se retiene hasta que se encuentra una solución. . Debido a que esto activa instantáneamente una alerta si se detecta una sola línea de datos o información falsa, la posibilidad de fraude, pagos duplicados o información errónea que ingresa al sistema se reduce significativamente (y también las posibilidades de problemas graves). Este es un beneficio vital en el manejo de facturas y pagos fraudulentos que se obtiene únicamente al aplicarse la automatización a la gestión de las cuentas por pagar.

 

Ya lo ha dejado claro el COVID -19: se necesita de la tecnología para poder ser más eficientes, más productivos, reducir el margen de error y aumentar la visibilidad durante una crisis. Quienes tengan sus cuentas más en orden y tengan mayor cantidad de datos relevantes a seleccionar para la toma de decisiones estratégicas, serán los que salgan mejor navegen las crisis futuras.

 

Para conocer cuáles son las herramientas para automatizar el proceso de las Cuentas por pagar y qué criterios considerar para elegir la que mejor solución, descargue este webinar en replay.

 

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