La digitalización de facturas es el proceso de convertir documentos físicos en formato digital. Esto se hace mediante el escaneo de los documentos o la captura de imágenes de ellos, por un software o una App. Una vez digitalizadas, las facturas se pueden almacenar en un ordenador o en la nube y se pueden acceder a ellas de forma fácil y rápida.
Beneficios de la digitalización de facturas
La digitalización de facturas tiene varios beneficios para la empresa:
- Ahorra tiempo y esfuerzo: No es necesario buscar físicamente la factura en un archivo o carpeta y se puede acceder a ella de forma mucho más efectiva y rápida desde cualquier lugar.
- Mejora la organización: Las facturas digitalizadas se pueden clasificar y etiquetar fácilmente, lo que hace que sea más sencillo encontrarlas y gestionarlas.
- Reduce el uso del papel: Al no tener que imprimir las facturas, se reduce el uso del papel y se contribuye al medio ambiente.
- Facilita la gestión financiera: La digitalización de facturas hace que sea más sencillo llevar un registro de los gastos y hacer seguimiento de los pagos. Así, los contables están mejor informados acerca de las facturas pendientes y detectan fácil y rápidamente de a qué proveedores la empresa sigue debiendo dinero. Mejor
- Facilita la toma de decisiones: La digitalización de facturas permite tener una visión más clara de los gastos y de la situación financiera de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones.
- Mejora la seguridad: Las facturas digitalizadas se pueden almacenar de forma segura en la nube o en un servidor, lo que reduce el riesgo de pérdida o daño de los documentos.
En resumen, la digitalización de facturas es una forma eficiente de gestionar y almacenar documentos importantes y ahorrar tiempo y esfuerzo.
¿Qué es la digitalización de facturas o tickets?
La digitalización de los tickets de compra es el proceso de escanear o tomar una foto de un ticket de compra y almacenarlo en un dispositivo móvil. En algunos casos, si la digitalización está certificada por la AEAT, se podrá prescindir del ticket físico. Esto puede ser útil por varias razones. En primer lugar, puede ser más conveniente tener todos los tickets de compra almacenados en un solo lugar y así evitar tener que buscar un ticket físico cada vez que necesite consultarlo. En segundo lugar, la digitalización de los tickets de compra puede ayudar a reducir el desorden y el papel innecesario en el hogar o en el trabajo. Además, almacenar los recibos de compra digitalmente también puede facilitar el seguimiento de los gastos y el presupuesto, ya que es más fácil acceder a ellos y organizarlos de manera digital.
Existen varias formas de digitalizar los tickets de compra y almacenarlos en dispositivos móviles. Una forma es utilizar una aplicación de gestión de finanzas o de seguimiento de gastos, que permite escanear o tomar una foto del ticket y almacenarlo en la aplicación. También es posible utilizar la cámara del dispositivo móvil para tomar una foto del ticket y guardarla en la galería del teléfono.
Es importante tener en cuenta que, aunque la digitalización de los tickets de compra puede ser conveniente, es importante asegurarse de que se realiza de manera segura y de que los datos almacenados están protegidos. Tenga en cuenta que en los recibos suelen aparecer datos sensibles, como parte de los números de la tarjeta que se ha usado para realizar la compra del producto. Es recomendable utilizar contraseñas seguras y habilitar la autenticación de dos factores en cualquier aplicación o servicio que se utilice para almacenar los tickets de compra digitalmente.
¿Se pueden escanear facturas desde el móvil?
Sí, es posible escanear facturas desde el móvil. Existen varias aplicaciones que permiten escanear documentos, incluyendo facturas, utilizando la cámara del teléfono móvil. Algunas aplicaciones también permiten subir imágenes de facturas desde la galería de fotos del teléfono móvil o escanear a través de una conexión de red con una impresora con escáner y conexión a Internet.
¿Qué criterios deben tenerse en cuenta para elegir una herramienta de digitalización de facturas?
Al elegir una herramienta de digitalización de facturas, es importante tener en cuenta los siguientes criterios:
- Facilidad de uso: la herramienta debe ser sencilla de usar y de entender, con acceso a las facturas de una forma rápida y sencilla, así como al escaneo directo de documentos.
- Capacidad de escaneo: hay que asegurarse de que la herramienta pueda escanear facturas de diferentes tamaños y calidades de forma rápida y precisa. La calidad de las distintas imágenes hace que el reconocimiento automático de caracteres (OCR) sea mas preciso. Es importante evitar las sombras o las deformaciones de los documentos a la hora de realizar la digitalización de documentos.
- Almacenamiento y seguridad: hay que asegurarse de que la herramienta ofrezca opciones de almacenamiento seguras para las facturas digitalizadas; un cifrado de extremo a extremo y protección contra accesos no autorizados son opciones a tener en cuenta en estos procesos.
- Integraciones con otras herramientas: si utiliza otras herramientas de gestión empresarial, verifique que la herramienta de digitalización de facturas se integre con ellas de forma sencilla. La integración con otras herramientas permite, no solo volcar información en sistemas de terceros, sino exponer servicios de visualización de ticket digitalizado a otras plataformas, como origen de información a tratar.
- Precio: es conveniente comparar diferentes opciones y elegir la herramienta que ofrezca un buen equilibrio entre precio y funcionalidades. Se debe tener en cuenta el almacenamiento y custodia de la información, ya que en este apartado el coste de almacenamiento o la custodia física de los documentos puede ser crucial a la hora de decidir la solución a implementar.
- Soporte y atención al cliente: confirmar que la herramienta ofrezca un soporte y atención al cliente adecuados, es vital para poder resolver cualquier problema o duda que pueda surgir. Un soporte especializado y conocedor de los procesos, facilita la implementación de los sistemas de digitalización.
En resumen, al elegir una herramienta de digitalización de facturas es importante tener en cuenta la facilidad de uso, la capacidad de escaneo, el almacenamiento y la seguridad, las integraciones con otras herramientas, el precio y el soporte y atención al cliente.
¿Cómo comenzar un proceso de implantación de digitalización de facturas?
Para comenzar un proceso de implantación de digitalización de facturas, es importante seguir un plan detallado y tener en cuenta los siguientes pasos:
- Identificar el objetivo de la digitalización de facturas: ¿por qué quiere digitalizar sus facturas? ¿Cuáles son los beneficios que espera obtener de esto?
- Evaluar las necesidades: ¿qué tipo de facturas necesita digitalizar? ¿Cuántas facturas genera al mes o al año? ¿Quiénes son los destinatarios de las facturas? ¿Qué tipo de sistema de facturación utiliza actualmente?
- Seleccionar una herramienta de escaneo de facturas: hay varias aplicaciones y softwares disponibles para escanear y almacenar facturas electrónicamente. compare las opciones y elija la que mejor se adapte a sus necesidades.
- Establecer un proceso de trabajo: defina cómo se escanearán y almacenarán las facturas, quién será responsable de esta tarea y cómo se compartirán las facturas.
- Comunicar el cambio a los interesados: asegúsese de informar a sus clientes, proveedores y empleados sobre el proceso de digitalización de facturas y cómo afectará a la forma en que trabajan juntos.
- Implementar el programa de escaneo de facturas: instale y configure la herramienta de escaneo de facturas seleccionada y comience a utilizarla para escanear y almacenar sus facturas.
- Realizar un seguimiento y evaluar el proceso: monitorice el proceso de digitalización de facturas y evalúe su éxito a medida que avanza. Ajuste el proceso, si es necesario, para mejorar la eficiencia y la efectividad.
En general, la implantación de digitalización de facturas es un proceso que requiere planificación y una implementación cuidadosa para garantizar el éxito. Es importante tener en cuenta las necesidades y preferencias de sus clientes, proveedores y empleados, y asegurarse de que el programa de digitalización de facturas sea fácil de utilizar y conveniente para todas las partes involucradas.
