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Cuentas por pagar

¡Mejoremos el proceso de las Cuentas por pagar!

por Yooz el 2.11.2020

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El proceso de las Cuentas por pagar

 

Una cuenta por pagar es representada como el saldo acreedor en el balance de una empresa. Deriva de operaciones de compras que se hacen en la empresa, gastos o servicios que se reciben. En otras palabras, son cuentas que la empresa debe pagar a sus acreedores y proveedores.

 

Se puede dividir a las cuentas por pagar en dos tipos según el tiempo disponible para saldar el pago. Aquellas cuentas para saldar en menos de 12 meses como las cuentas por pagar de corto plazo y aquellas a saldar a más de 12 meses como las cuentas a pagar de largo plazo.

 

Vayamos más en detalle por cada una de las etapas:

 

El proceso comienza desde la primera necesidad de hacer una compra; la petición de presupuestos, seleccionar uno de ellos, generar de la orden de compra respectiva, validar y enviar al proveedor de dicha orden. Una vez recibido el pedido; recepcionar la factura del proveedor, ingresar de la factura, validar del pago, saldar dicha factura y terminar con el asiento contable en el sistema que corresponda.

 

Es importante contar con las cuentas por pagar bien ordenadas para que la información refleje correctamente la realidad contable de la empresa. Un inventario de todas las facturas que se registraron y el estado en el que se encuentran; a pagar, a registrar, a cobrar, etc, es fundamental para la correcta gestión de las Cuentas por pagar en la compañía.

 

Gestión de las Cuentas por pagar

 

Las Cuentas por pagar engloban una gran variedad de documentos: facturas, albaranes, órdenes de compra, recibos, etc. Estos son todos los documentos que se van generando desde que se realiza una compra hasta que se hace el pago de la factura del proveedor.

 

Hoy en día, en muchas empresas, las cuentas a pagar siguen siendo manuales; se siguen manejando un gran volumen de facturas en papel, las aprobaciones de pago de las facturas se realizan personalmente, los pedidos se hacen en papel también, etc. Es un proceso que, gestionado así, resulta costoso, poco eficaz y es un gran consumidor de recursos de la función financiera.

 

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Por otro lado, está el problema del archivo de las facturas en papel que también lleva tiempo, es costoso. Para seleccionar una factura y trazar cuándo se pagó, cuándo se aprobó, cuándo se ingresó, etc, se pueden pasar varias horas o días. Y no nos olvidemos que muchas veces el papel se extravía y hay que considerar el costo de reproducción de dicha factura.

 

Para una correcta y eficaz gestión de las Cuentas por pagar, lo mejor es dejar de lado este modelo y pasar a su automatización ya que, las nuevas tecnologías disponibles, hacen que sea posible convertirlo en uno de mayor productividad.

 

Cómo controlar las Cuentas por pagar

 

Aplicar tecnologías de automatización del proceso de las cuentas a pagar es la clave del éxito para llevar un mayor control de todo el proceso en el departamento de finanzas. ¿Por qué?, porque eliminamos el papel y así, se logra total visibilidad y trazabilidad de cada factura de proveedor a lo largo de todo el proceso. 

 

Por otro lado, la automatización de las Cuentas por pagar reduce el tiempo de tratamiento de la factura, el tiempo de validación, y así, mayor eficiencia, productividad y control de la compañía. A través de la implementación de tecnologías de automatización podemos eliminar tareas de bajo valor añadido de forma rápida, fácil y a un precio accesible para reducir hasta un 80% los gastos de gestión. 

 

En muchas empresas donde las cuentas por pagar se realizan de forma manual, uno de los principales problemas que se encuentran es la dificultad de conciliar la factura del proveedor con el pedido inicial para trazar toda la actividad. La automatización facilita esta conciliación y mantiene las cuentas en orden. Como subproducto, se logra una relación con el proveedor mucho más sana y de confianza porque se brinda seguridad al momento de cobrar sus facturas.

 

Además, aplicar la automatización de facturas aporta información en tiempo real de la actividad de la empresa. Eso es de suma importancia para tomar decisiones informadas desde el departamento de finanzas. En tiempos de incertidumbre, crisis y otros momentos complejos que pueda enfrentar la empresa, contar con datos en tiempo real de la situación financiera de la empresa para poder tomar decisiones acertadas en base a información concreta. 

 

Las tecnologías de automatización, en su mayoría, puede y debe conectarse con el Erp que tenga la adminstración a disposición. Estas conexiones son necesarias y deben ser bidireccionales para que el Erp pueda alimentarse del software de automatización y viceversa. 

 

La COVID 19 lo ha dejado claro ya. Se necesita de la tecnología para poder ser más eficientes, más productivos, reducir el margen de error y aumentar la visibilidad durante una crisis. Quienes tengan sus cuentas más en orden y tengan mayor cantidad de datos relevantes a seleccionar para la toma de decisiones estratégicas serán los que salgan mejor de esta crisis.

 

Para conocer cuáles son las herramientas para automatizar las Cuentas por pagar y qué criterios considerar para elegir la que mejor solución, descargue este Libro Blanco.

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