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Cuentas por pagar

Gestión de facturas y cuentas por pagar en la empresa

por Yooz el 2.11.2020

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El proceso de las Cuentas por pagar

 

Una cuenta por pagar es representada como el saldo acreedor en el balance de una empresa. Deriva de operaciones de compras que se hacen en la empresa, gastos o servicios que se reciben. En otras palabras, es una cuentas que la empresa debe pagar a sus acreedores y proveedores.

 

En la empresa se pueden encontrar dos tipos de cuentas por pagar en dos tipos según el tiempo disponible para saldar el pago. Aquellas cuentas para saldar en menos de 12 meses como las cuentas por pagar de corto plazo y aquellas a saldar a más de 12 meses como las cuentas a pagar de largo plazo.

 

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Vayamos más en detalle por cada una de las etapas para ver luego cómo las podemos mejorar:

 

El proceso de las cuentas por pagar comienza desde la primera necesidad de hacer una compra; la petición de presupuestos, seleccionar uno de ellos, generar de la orden de compra respectiva, validar y enviar al proveedor de dicha orden. Una vez recibido el pedido; recepcionar la factura del proveedor, ingresar de la factura, resolver el pago, saldar dicha factura y terminar con el asiento contable en el sistema que corresponda.

 

Es importante contar con cuentas por pagar bien ordenadas para que la información refleje correctamente la realidad contable de la empresa. Un inventario de todas las facturas que se registraron y el estado en el que se encuentran; a pagar, a registrar, a cobrar, etc, es fundamental para la correcta gestión de las Cuentas por pagar en la compañía. Una forma eficiente de tener bajo control estas cuentas es a través de la automatización inteligente del proceso de las cuentas por pagar.

 

 

Gestión de las Cuentas por pagar en la empresa 

 

Las Cuentas por pagar engloban una gran variedad de documentos: facturas, albaranes, órdenes de compra, recibos, etc. Estos son todos los documentos que se van generando desde que se realiza una compra hasta que se hace el pago de la factura del proveedor. La buena noticia es que se puede aplicar la automatización al procesamiento de todos estos documentos.

 

Hoy en día, en muchas empresas, las cuentas a pagar siguen siendo manuales; se siguen manejando un gran volumen de facturas en papel, es decir, de procesan estos documentos físicos, las aprobaciones de pago de las facturas se realizan personalmente, los pedidos se hacen en papel también, etc. Es un proceso que, gestionado así, resulta costoso, poco eficaz y es un gran consumidor de recursos de la función financiera y para la empresa en términos generales.

 

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Por otro lado, está el problema del archivo de las facturas en papel que también lleva tiempo, es costoso. Para seleccionar una factura y trazar cuándo se pagó, cuándo se aprobó, cuándo se ingresó, etc, se pueden pasar varias horas o días. Y no nos olvidemos que muchas veces el papel se extravía y hay que considerar el coste de reproducción de dicha factura. Todo esto trae grandes problemas al momento de gestionar la cuenta de cada proveedor.

 

Para una correcta y eficaz gestión de las Cuentas por pagar, lo mejor es dejar de lado este modelo y pasar a su automatización ya que, las nuevas tecnologías disponibles, hacen que sea posible convertirlo en uno de mayor productividad. ¡Conozca cómo la automatización inteligente del proceso puede ayudarle a pilotar a su empresa de forma estratégica!

 

 

Cómo controlar las Cuentas por pagar con la automatización

 

Aplicar tecnologías de automatización del proceso de las cuentas a pagar es la clave del éxito para llevar un mayor control de todo el proceso en el departamento de finanzas. ¿Por qué?, porque eliminamos el papel y así, se logra total visibilidad y trazabilidad de cada factura de proveedor a lo largo de todo el proceso. Además, contar con esta información nos permite proyectar futuros compromisos de compra de la empresa, proyectar diferentes escenarios situacionales, etc.

 

Por otro lado, la automatización de las Cuentas por pagar reduce el tiempo de tratamiento de la factura, el tiempo de validación, y así, mayor eficiencia, productividad y control de la compañía. A través de la implementación de tecnologías de automatización podemos eliminar tareas de bajo valor añadido de forma rápida, fácil y a un precio accesible para reducir hasta un 80% los gastos de gestión. 

 

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En muchas empresas donde las cuentas por pagar se realizan de forma manual, uno de los principales problemas que se encuentran es la dificultad de conciliar la factura del proveedor con el pedido inicial para trazar toda la actividad. La automatización facilita esta conciliación y mantiene las cuentas en orden. Como subproducto, se logra una relación con el proveedor mucho más sana y de confianza porque se brinda seguridad al momento de cobrar sus facturas. ¡Llegó el momento de dar un paso hacia la automatización!

 

Además, aplicar la automatización de facturas aporta información en tiempo real de la actividad de la empresa. Eso es de suma importancia para tomar decisiones informadas desde el departamento de finanzas para un mejor pilotaje de la empresa. En tiempos de incertidumbre, crisis y otros momentos complejos que pueda enfrentar la empresa, se puede requerir tener mayor visibilidad y control de la situación financiera de la empresa. Contar con datos en tiempo real de la situación financiera de la empresa para poder tomar decisiones acertadas en base a información concreta. La relación con proveedores puede gestionarse de forma estratégica porque se cuenta con información de la gestión de los pagos a proveedores, del proceso que se lleva a cabo, con cuáles se tiene crédito a favor y así se puede tener mayor márgen de negociación en momentos de crisis.

 

Las tecnologías de automatización, en su mayoría, puede y debe conectarse con el Erp que tenga la adminstración a disposición. Estas conexiones son necesarias y deben ser bidireccionales para que el Erp pueda alimentarse del software de automatización y viceversa.

 

La COVID 19 lo ha dejado claro ya. Se necesita de la tecnología de automatización para poder ser más eficientes, más productivos, reducir el margen de error y aumentar la visibilidad durante una crisis. Quienes tengan sus cuentas por pagar automatizadas, en orden y tengan mayor cantidad de datos relevantes a seleccionar para la toma de decisiones estratégicas serán los que salgan mejor de esta crisis.

 

Ahora... ¿cómo mejoramos el proceso de las cuentas por pagar en la empresa a través de la automatización?

 

Como ya hemos destacado, las empresas necesitan automatizar las tareas que consumen mucho tiempo, requieren mucha mano de obra y hay un alto riesgo asociado a ellas para optimizar realmente sus proceso de las cuentas por pagar, desde la compra al pago. Una de las formas en que la automatización en el proceso de las cuentas por pagar puede ayudar con esto es a través de la combinación de tres vías. Mientras que los procesos manuales dependen del personal para detectar cualquier problema antes de que se convierta en un problema, algo que es casi imposible cuando se trata de cientos o miles de facturas cada mes, el cotejo de tres vías puede indicar cualquier discrepancia en el ciclo de cuentas por pagar antes de pasar a la etapa de pagos.

 

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Todo esto es posible hacerlo mediante la automatización de flujos de trabajo como escanear facturas en busca de datos y cotejarlos con documentos históricos (una acción que anteriormente se habría realizado buscando manualmente facturas en un sistema o, peor aún, documentos en papel en un archivador). El cotejo automático de los documentos por triple vía automatiza la verificación de las facturas con la información del proveedor, la orden de compra inicial y los recibos para garantizar que toda la información sea correcta y que el pago pueda procesarse. Cada vez que la comparación tripartita automática encuentra algún problema, como la cantidad incorrecta de productos o el precio incorrecto, el pago del vendedor o proveedor se retiene hasta que se encuentra una solución. Este es un beneficio vital en el manejo de facturas y pagos fraudulentos que se obtiene únicamente al aplicarse la automatización a la gestión de las cuentas por pagar.

 

Sin embargo, no es solo el personal de cuentas por pagar el que se beneficiará de la automatización de estas tareas, ya que existen razones clave para hacerlo que pueden tener un impacto directo en todo el negocio. Desde colegas que intentan obtener la aprobación de artículos y pedidos para que puedan volver al trabajo y CFO o líderes financieros que buscan aumentar la cantidad de datos que pueden usar para fines de informes, hay varias ventajas significativas que las organizaciones pueden obtener al cambiar hacia una gestión automatizada de las cuentas por pagar.

 

Hablemos del riesgo de fraude documental que existe en la empresa

 

El procesamiento de facturas falsas y pagos fraudulentos puede tener graves implicaciones para las empresas, los clientes y los proveedores, por lo que es absolutamente vital que esto nunca suceda. Pero los procesos financieros que se basan en escanear y verificar manualmente los datos de las facturas con las órdenes de compra y los recibos abren la posibilidad de errores, sin garantías de que este riesgo se elimine por completo.

 

www.getyooz.comhubfsblog-prévention-et-détection-de-la-fraude-aux-documents-pourquoi-l-ia-change-tout

 

Con la automatización del flujo de trabajo desde la compra al pago, la información del proveedor y la factura se rastrea automáticamente mediante un proceso de comparación de tres vías. Debido a que esto activa instantáneamente una alerta si se detecta una sola línea de datos o información falsa, la posibilidad de fraude, pagos duplicados o información errónea que ingresa al sistema se reduce significativamente (y también las posibilidades de problemas graves).

 

 

Para conocer cuáles son las herramientas para automatizar el proceso de las Cuentas por pagar y qué criterios considerar para elegir la que mejor solución, descargue este webinar en replay.

 

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