Classement des dossiers comptables : Vive le tri sélectif !

Au coeur de l’évolution de la profession comptable… leurs processus ! Il s’agit d’une réelle révolution pour les cabinets, qui se libèrent des tâches fastidieuses au profit de missions plus valorisantes pour leurs clients.

Automatisation des processus de classement comptables : votre cabinet est-il prêt ?

Dans la vie quotidienne, le tri sélectif des déchets est très souvent perçu comme une corvée, même si c’est pour la bonne cause. Qu’en est-il des professionnels de la comptabilité, lorsqu’il leur faut consacrer beaucoup de temps à trier les factures de leurs clients (par type, achat ou vente, par ordre chronologique, par entreprise, par objet, par format…) ? On pourrait penser que ces tâches répétitives et peu valorisantes, mais incontournables pour la gestion d’un cabinet d’expertise-comptable, les rebutent tout autant, surtout si les factures sont en format papier. C’est probablement vrai, même si ces tâches et opérations sont effectuées avec méthode. Mais ce n’est désormais plus vraiment un problème !

En effet, les experts-comptables disposent aujourd’hui de solutions logicielles sur lesquelles ils peuvent s’appuyer pour se décharger complètement des processus de tris, d’archivages et classements des factures clients/fournisseurs et des pièces comptables, quel qu’en soit le format. Grâce à l’intelligence artificielle, il est en effet possible de numériser des documents hétérogènes sans avoir à effectuer un tri préalable. Concrètement, un tampon dateur, muni de QR code, est apposé sur la première page de chaque facture. Cela permet au système de savoir à quel moment on change de facture, pour les séparer automatiquement. Ainsi, toute préparation à base de séparateur ou tri fastidieux de documents en amont du traitement, disparaît.

Une recherche simplifiée

C’est tout l’intérêt des classeurs numériques, dans lesquels les informations contenues de chaque document a été indexé en mode « plein texte. » L’avantage est de pouvoir retrouver chaque document à partir d’un ou plusieurs mots-clés saisis dans un moteur de recherche de type « Google like ». Les documents sont en effet agrafés, classés et conservés de façon virtuelle, constituant un classeur numérique : devis, livres et journaux comptables, contrats, ventes et achats, bons de livraison, déclarations fiscales et sociales, justificatifs, documents officiels, factures, conditions générales…

Chaque document est associé à une catégorie, ce qui facilite la recherche, surtout lorsque la base de documents devient volumineuse et le nombre de cas possibles se multiplie. On peut ainsi, par exemple, rechercher « tous les contrats d’assurance », tous les « relevés de banque de l’exercice 2021 » ou n’importe quel document fiscal, pour n’importe quel numéro de client.

Une solution mutualisée et dynamique

Tous les documents pertinents concernant un client donné sont archivés électroniquement et retrouvables facilement, par le cabinet d’expertise-comptable, mais aussi par les clients eux-mêmes, s’ils disposent de l’accès au système. Pour ceux-ci, c’est un véritable « plus » de pouvoir retrouver facilement et consulter leurs documents comptables. Ils ont ainsi une réel visibilité sur leur compte fournisseur par exemple, dans un espace de confiance, mis à jour en permanence et sécurisé, ce qui réduit considérablement les risques de pertes de disponibilité, d’intégrité, de confidentialité et traçabilité. Clients et experts-comptables disposent ainsi de la vision complète d’un dossier.

Mieux, ces classeurs numériques sont aussi dynamiques : ils présentent les documents en fonction des besoins de consultation de chaque utilisateur, par exemple : « toutes les factures à payer », « tous les bulletins de salaire », « tous les documents juridiques », etc. Dès lors qu’un nouveau document entrant remplit les conditions, il vient alors automatiquement compléter ce classeur électronique. Et rien n’empêche, une fois l’indexation des documents réalisée, d’alimenter une solution de GED (Gestion Electronique de Documents), de telle sorte que l’ensemble des flux entrants contribue à l’alimenter de manière automatique.

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