Tous concernés ! Tous en règle ?
Traçabilité et fluidité accrues des échanges, raccourcissement des délais, réduction des coûts, facilitation de la gestion et des contrôles, limitation de l’impact environnemental.
Pour toutes ces raisons, les pouvoirs publics européens comme français incitent depuis plusieurs années les acteurs économiques à délaisser le papier pour adopter la facture électronique.
Comme pour toute évolution réglementaire majeure, les enjeux de la piste d'audit fiable vont bien au-delà du domaine juridique. La piste d’audit n’échappe pas à ce principe : on peut ainsi identifier cinq enjeux pour les entreprises. La piste d’audit contribue, par définition, à garantir la conformité, mais aussi à mieux sécuriser les flux financiers et comptables, à améliorer la productivité des équipes, à réduire les coûts et à renforcer l’agilité des processus de gestion de factures.
"Dès l’instant où notre processus de dématérialisation a été sécurisé, prioritairement par l’usage exclusif de l’outil, une amélioration de la visibilité de nos engagements a été constatée.
La répartition des responsabilités des différents niveaux de validation a permis de soulager la structure dans son fonctionnement, mais également de mieux comprendre les différents circuits de validation par le renforcement du contrôle interne.
Enfin, en véritable outil de contrôle, il met à disposition un workflow complet du processus de dématérialisation des factures, depuis la prise de la commande, jusqu’au paiement de la facture. "
Dominique Duthey, Responsable Administratif et Financier
Le saviez-vous ?
On l’a vu, pour l’administration, ce n’est plus le format mais le contenu qui fait la facture. Les entreprises doivent inclure un certain nombre d’éléments et de mentions obligatoires sur la facture. Impérativement rédigée en français, datée et identifiée par un numéro unique, elle doit tout d’abord préciser l’identité du vendeur (dont son numéro de TVA) et celle de l’acheteur (en rappelant, le cas échéant, son numéro de bon de commande).
La facture doit ensuite détailler le produit ou le service vendu, la quantité, le prix catalogue unitaire, les éventuelles remises tarifaires et le taux de TVA applicable, pour aboutir enfin aux montants HT et TTC à payer. Le vendeur doit également préciser les conditions de règlement (date ou délai de paiement, pénalités de retard). Enfin, certains statuts ou professions nécessitent des mentions particulières (membre d’une association de gestion agréée, régime de franchise de TVA…).
"La dématérialisation, tout particulièrement pour les flux de facturation devient inévitable.
Mais cette évolution doit nécessairement être maîtrisée juridiquement pour qu’elle soit source de gains et non de contraintes et de risques pour l’entreprise."
Jean-François Defudes, cabinet TAJ