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La facture électronique bientôt obligatoire Le guide pour tout comprendre

Yooz donne la parole aux experts de la facture électronique

Introduction

Il y a quelques années, la facture électronique n’avait pas d’existence juridique. Aujourd’hui, elle est obligatoire pour l’ensemble des transactions avec le secteur public et le sera progressivement à partir du 1er juillet 2024 jusqu’au 1er janvier 2026 pour toutes les opérations interentreprises domestiques. Convaincues que la facture électronique est un instrument puissant de modernisation et de compétitivité de l’économie mais surtout de lutte contre la fraude, les autorités françaises et européennes sont à la fois instigatrices et bénéficiaires de cette évolution.

Dans son rapport « La TVA à l’ère du digital en France », publié en octobre 2020, la Direction Générale des Finances publiques fixe quatre objectifs à l’instauration de l’obligation de facturation électronique :

  • -« renforcer la compétitivité des entreprises grâce à la diminution de la charge administrative de constitution, d’envoi et de traitement des factures au format papier ainsi qu’à la sécurisation des relations commerciales ;
  • -lutter contre la fraude fiscale et diminuer l’écart de TVA au moyen de recoupements automatisés ;
  • -permettre la connaissance au fil de l’eau de l’activité des entreprises afin de favoriser un pilotage plus fin des actions du Gouvernement en matière de politique économique ;
  • -faciliter, à terme, les déclarations de TVA par le pré-remplissage. »[1]

Pour les entreprises, les avantages ne font donc aucun doute : productivité accrue des services comptables, meilleures qualité et disponibilité de l’information, diminution des risques et des litiges ou encore réduction des coûts liés au papier (affranchissement, archivage, etc.). Pour que toutes les entreprises, notamment les plus petites, puissent respecter leurs obligations – actuelles et futures - et tirer pleinement bénéfice de facturation électronique, nous avons essayé de répondre ici à toutes les questions qu’elles se posent.

Pour avoir les idées claires, il convient de bien comprendre les deux cadres légaux qui distinguent :

  • - la numérisation des factures consistant à réaliser une copie électronique à valeur probante à partir d‘une facture papier ;
  • - et la facture électronique qui désigne l’échange de factures nativement électroniques entre deux parties.

 

[1] La TVA à l'ère Du Digital En France – Rapport de la DGFIP – Octobre 2020

La numérisation des factures aussi appelée dématérialisation des factures : de la facture papier à la copie électronique à valeur probante


 

1. Copie numérique fiable : de quoi parle-t-on ?

Pour obtenir une copie numérique fiable, la copie numérisée doit  pouvoir démontrer qu’elle est fidèle « en image et en contenu » à l’original d’après les conditions fixées par l’arrêté du 22 Mars 2017, application de l’article 1379 du Code civil, qui instaure l’équivalence entre les documents sur support électronique et les écrits sur support papier. Une fois la facture numérisée dans les formes,  elle devra être conservée pour une durée minimum de 6 ans en lieu et place de son équivalent papier pour satisfaire à d’éventuels contrôles de l’administration fiscale.

 

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Facture électronique : la généralisation de factures nativement électroniques

2. Qu'est-ce que la facturation électronique ?

Pour répondre à la question qu'est-ce que la facturation électronique, il convient avant tout de connaître les textes règlementaires qui encadrent son évolution à commencer par la directive européenne 2010/45/CE de 2010, transposée en droit français en 2013, qui la définit tout en lui donnant sa première existence juridique.

Concernant les formats de facture, il est désormais autorisé aux professionnels d’utiliser le format qu’ils souhaitent, papier ou électronique, ce dernier n’étant plus élément déterminant. En effet, une facture est définie aujourd’hui, par son contenu et non par son contenant. Tout support incluant l’ensemble des éléments qui composent une facture (coordonnées de l’émetteur, du preneur, date et numéro de la facture, quantité et dénomination des biens livrés ou services rendus ……) doit être considéré comme une facture.

Plusieurs critères doivent cependant être respectés, garantir l’authenticité de l’origine de la facture, l’intégrité de son contenu ainsi que la lisibilité de cette dernière.

Afin de répondre à ces exigences, l’article 289 du Code général des impôts précise que « l'assujetti peut émettre ou recevoir des factures :

1° Soit sous forme électronique en recourant à toute solution technique autre que celles prévues aux 2° et 3°, ou sous forme papier, dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l'entreprise et permettent d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement ;
2° Soit en recourant à la procédure de signature électronique avancée définie au a du 2 de l'article 233 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 précitée en ce qui concerne les règles de facturation. Un décret précise les conditions d'émission, de signature et de stockage de ces factures ;
3° Soit sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, dans des conditions précisées par décret. »

 

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3. La procédure de signature électronique pour l'émission et la réception de factures

La généralisation de la facture électronique s’inscrit dans un mouvement plus large de dématérialisation des échanges, que la crise sanitaire du SARS-Cov2 a encore contribué à accélérer. Cette mutation ne saurait toutefois être complète que si toutes les étapes de la transaction sont elles-mêmes dématérialisées, en particulier la signature, qui scelle l’accord entre les parties. Or, il existe aujourd’hui pour cela un cadre juridique et technologique suffisamment robuste. Juridiquement, la loi française 2000-230 du 13 mars 2000 et le règlement européen eIDAS de 2014 fournissent un socle de confiance indispensable au développement des transactions électroniques. Technologiquement, les avancées récentes en matière de chiffrement permettent de garantir l’identité des signataires, le caractère non-falsifiable, l’irrévocabilité et l’unicité de leur signature, ainsi que l’intégrité du document signé. En outre, les solutions de signature électronique offrent des fonctionnalités supplémentaires (signature en masse, workflows de validation, etc.) qui en démultiplient les bénéfices pratiques.

 

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4. L’archivage des factures fournisseurs :
obligation ou précaution ?

Qu’il s’agisse de la copie numérique d’une facture papier ou d’une facture nativement électronique, les exigences en matière d’archivage sont les mêmes. Durant toute la durée légale de conservation (notamment six ans pour le fisc, dix ans pour les documents commerciaux), le système d’archivage doit être capable de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité du document. Pour cela, il est impératif de recourir à une solution qui soit dédiée à cet usage, un système d’archivage électronique SAE) comme le préconise la norme NF Z42-013, capable de sécuriser et tracer l’accès aux documents. Enfin, le fichier devra être assorti, au choix, d'un de ces procédés techniques garantissant l'intégrité de ces fichiers dans le temps :

  • -Un cachet serveur fondé sur un certificat au moins conforme au référentiel général de sécurité de niveau une étoile (RGS*);
  • -Une empreinte numérique ;
  • -Une signature électronique fondée sur un certificat au moins conforme au référentiel général de sécurité de niveau une étoile (RGS*) ou d’un dispositif de sécurité équivalent délivré par une autorité agréée : on identifie la personne qui a réalisé (ou est responsable) de la copie ;
  • -Chaque fichier doit être horodaté.

Enfin, dans tous les cas, le système et le processus d’archivage doivent être détaillés dans une documentation spécifique. Ils seront testés et contrôlés régulièrement pour s’assurer qu’ils permettent toujours de respecter l’ensemble des exigences

 

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5. Facture électronique 2024-2026 

Sous l’impulsion du gouvernement, le calendrier du passage à la facture électronique s’accélère. La loi n° 2020-1721 du 29 décembre 2020 de finances pour 2021 marque une nouvelle étape importante puisque le texte autorise l’exécutif à préciser par ordonnance les modalités de ce basculement dont le principe était d’ores et déjà acté. La DGFiP préconisait de fixer l’obligation d’acceptation par les entreprises des factures électroniques dès le 1er janvier 2024 et d’échelonner l’obligation d’émission du 1er janvier 2024 au 1er janvier 2026 en fonction de leur taille. Pour les entreprises, il est donc grand temps d’agir afin de préparer sereinement cette révolution et d’en tirer sans plus attendre les bénéfices.

 

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6. Facture électronique et logiciel : comment s'équiper efficacement ?

D’ici à janvier 2026, date annoncée de la fin de la facturation papier entre assujettis à la TVA, le format papier continuera à être utilisé par certaines organisations;

L’un des éléments essentiels pour réussir cette transition est naturellement de bien choisir son logiciel pour la facture électronique pour à la fois être en mesure de recevoir et traiter pour quelques années encore des factures papier et préparer le passage à la facture électronique dès maintenant et jusqu’au 1er janvier 2026

Il est recommandé de s’équiper d’une solution   capable d’assurer la captation et le traitement de factures de tous formats, d’uniformiser le process comptable et de garantir la conformité actuelle des procédures (PAF, copie fiable, archivage légal, etc.) Cette mutation doit pouvoir s’opérer en toute simplicité, rapidement et permettre aux entreprises    de digitaliser et automatiser les processus de bout en bout et de faire d’une obligation légale une opportunité.

 

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7. Factur-X : de quoi s'agit-il ?

Si le passage à la facture électronique se fait de façon aussi rapide et massive, c’est dû en grande partie à la souplesse technique accordée par les textes. Sous l’impulsion des pouvoirs publics français et européens, la facture électronique ne cesse de gagner du terrain. Pour preuve, au 1er janvier 2026 en France, ce sont des factures nativement électroniques qui seront échangées entre entreprises assujetties à la TVA. Parmi les différents formats utilisés, nous retrouvons le format  Factur-X. Dans ce format hybride, la facture se présente sous la forme d’un document PDF dans lequel est incorporé un fichier XML réunissant les données essentielles conforme à la norme européenne, et directement accessible par les solutions de traitement de factures dans l’objectif d’automatiser l’enregistrement comptable.

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Comment Yooz vous permet-elle de répondre aux impératifs de conformité ?