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La révolution silencieuse des logiciels de gestion des factures fournisseurs

Les logiciels de gestion des factures fournisseurs entrent dans une nouvelle ère.

C’est le propre des révolutions silencieuses : on a l’impression que rien n’évolue, ou si peu, alors que tout change. Les logiciels de comptabilité en sont des exemples emblématiques.

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Logiciels comptables : Cloud First !

 

L’automatisation de la comptabilité est passée historiquement par plusieurs phases : la première, à l’origine, a vu l’informatisation, via de simples outils de calcul. Les logiciels sont alors avant tout considérés comme des boîtes noires basiques pour ranger les données dans les bonnes nomenclatures comptables et les consolider afin de produire des états comptables avec un minimum d’interventions manuelles.


La deuxième phase a été celle de l’enrichissement fonctionnel, avec, entre autres, une extension progressive des périmètres couverts (comptabilité fournisseurs, clients, rapprochements bancaires, approche analytique…) et des outils de pilotage (tableau de bord, reporting, pilotage extra-financier…). La troisième phase a été celle de l’intégration, avec l’émergence des ERP, qu’ils soient généralistes ou verticaux (par métiers), avec une diffusion vers les PME, ainsi qu’avec une approche plus horizontale du traitement des documents (dématérialisation des factures) dans le cadre d’une automatisation des workflows.


La quatrième, celle que nous vivons aujourd’hui, est marquée par un changement majeur : le passage aux logiciels comptables cloud alors le mode On Premise a été, pendant des années, majoritairement privilégié par les entreprises pour leurs applications comptables. La plupart des organisations se focalisent désormais, pour leurs investissements en solutions (y compris comptables), vers une approche Cloud First…


Le cloud révolutionne l’approche dans ce domaine, parce qu’il permet de créer des ruptures vertueuses. D’abord, les entreprises ont enfin la possibilité de s’affranchir des contraintes techniques d’administration, de mises à jour, de sécurité, etc… Ensuite, le cloud introduit un changement de modèle de coûts, beaucoup plus avantageux et prédictible pour les entreprises et leurs DAF. Enfin, le cloud transforme les usages, par exemple pour l’utilisation en mobilité ou sur tous supports, l’accessibilité permanente, les analyses en temps réel... Le cloud agit ainsi comme un véritable levier de création de valeur, surtout pour les ETI, petites et moyennes entreprises engagées dans leur transformation digitale.


Cette ambition est alignée sur les priorités des directions financières, surtout en contexte de crise : selon une étude du cabinet PWC publiée mi-décembre 2020, 78 % des directions financières françaises envisagent d’investir dans la digitalisation de la fonction finance et estiment que l’amélioration de l'efficacité opérationnelle est un levier incontournable pour surmonter la crise. « Les activités de clôture des comptes en fin de mois impliquent une utilisation plus intensive des outils (de facturation, d’achat, de comptabilité générale…) sur un temps limité, ce que le cloud permet », rappelle l’étude PWC.

La crise sanitaire a conduit les entreprises à redéfinir leurs priorités pour s’adapter à un contexte inédit d’incertitudes, qui va perdurer dans le monde de l’après-COVID. L’un des points marquants de cette évolution des priorités concerne l’accélération du recours au cloud. Cette tendance était déjà bien visible avant la crise sanitaire, mais la rupture dans les modes de travail, avec le télétravail quasi-généralisé, a mis en évidence les bénéfices immédiats du cloud et de l’usage de logiciels en mode SaaS (flexibilité, maîtrise des coûts, richesse des fonctionnalités, adaptation aux besoins, facturation à l’usage…), également plébiscités par les salariés dans un contexte de travail à distance. Une entreprise sur trois envisage ainsi de privilégier le cloud et le SaaS au cours des douze prochains mois.

 

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Logiciels OCR : extension du domaine de la dématérialisation

 

Un processus comptable automatisé ne sert à rien s’il n’est pas alimenté en matières premières, en l’occurrence les factures fournisseurs et clients. C’est là qu’entre en jeu l’OCR (Optical Character Recognition), ou reconnaissance optique de caractères, qui remplace la saisie manuelle, source d’erreurs et de ralentissement des processus. Rappelons que le principe consiste à transformer un document (ou une image) sur lequel est imprimé un texte, et à convertir celui-ci sous un format numérique standard, exploitable dans un processus comptable.


L’OCR intervient avant la phase d’extraction de données, elle aussi indispensable, pour garantir l’interopérabilité des actions sur le document. Elle peut être combinée avec des fonctions de Machine Learning ou d’intelligence artificielle, de sorte que les processus deviennent de plus en plus performants dans la reconnaissance des caractères. L’idéal est évidemment de disposer d’une solution de dématérialisation et de comptabilité qui intègre, de manière native, un système d’OCR puissant et performant, capable d’extraire automatiquement les différents montants à prendre en compte dans la comptabilité (prix HT et TTC, quantités, TVA…) et de remplir automatiquement les champs comptables concernés ou de reconnaître si une facture est en doublon. Grâce au logiciel OCR l'utilisateur peut vérifier avant l’intégration des documents et valider en un clic.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Choisir le meilleur logiciel de comptabilité : les dix critères incontournables


Le choix du meilleur logiciel de comptabilité ne doit jamais s’improviser. D’abord, parce que la diversité des offres est telle qu’il faut prendre le temps nécessaire pour les comparer, en fonction des besoins et des exigences des utilisateurs. Ensuite, parce qu’une solution comptable se révèle toujours très structurante pour une organisation, qui va l’implémenter dans une perspective de long terme. Enfin, parce que c’est stratégique pour une entreprise : la bonne gestion de l'information, la qualité de ses processus comptables et de leur degré de digitalisation contribuent à l’image de marque interne (pour les collaborateurs) et externe (partenaires, fournisseurs, clients, administration fiscale…).

Comment choisir ? Dix critères sont incontournables et font partie du socle minimum à considérer :

 

  • L’accès en mode cloud, parce que c’est la tendance de l’histoire.
  • La performance de la dématérialisation/automatisation et des workflows de saisie et de validation.
  • La taille de la base installée de clients.
  • La diversité des fonctionnalités (intégration avec des logiciels tiers de type ERP ou CRM, capture omni-canal, traçabilité de bout en bout, archivage sécurisé, tableau de bord, détection automatique des anomalies, alertes e-mails…).
  • La réputation de l’éditeur, mesurée par exemple auprès de ses clients existants.
  • La facilité des accès en situation de mobilité.
  • La qualité du support.
  • L’évolutivité par rapport aux changements réglementaires avec le passage à la facture électronique obligatoire annoncé pour Juillet 2024.
  • La robustesse des mécanismes de sécurité (accès, hébergement…).
  • Le design, pour l’expérience utilisateur et l’appropriation.

 

Fiduciaires, experts-comptables, experts du chiffre ! Vous êtes également concernés. Retrouvez ici les 10 critères qui vous concernent. 

Comptabilité multi-sociétés : la vision à 360°

 

Un contexte multi-sociétés combine deux types de complexité : d’une part, celle qui est inhérente aux normes comptables, plus lourdes que dans le cas d’une entité juridique unique où les flux restent maîtrisables. D’autre part, une complexité organisationnelle, qui tient à la fois à la géographie, avec des établissements distants, et à la multiplicité des centres de gestion comptable. Et c’est encore plus difficile par exemple pour des structures qui fédèrent des entités juridiquement indépendantes, notamment des réseaux de franchisés.

Dans ce contexte, les risques sont réels pour l’élaboration des obligations comptables : perte de visibilité sur les engagements donc sur la trésorerie, reporting de moindre qualité et long à établir, risques d’erreurs ou d’imprécisions dans les consolidations comptables, processus doublonnés, perte de documents justificatifs, dilution des responsabilités…

Le point central d’une démarche pour réduire ces risques consiste à dématérialiser ses flux papiers de façon intelligente, en complément de l’utilisation d’un logiciel de comptabilité multi-sociétés. Cette approche procure de nombreux avantages, en particulier la fiabilisation des reportings et des contrôles/audits, la traçabilité, la rapidité des flux de transmission de documents, le stockage optimisé, l’absorption des variations saisonnières…

La majorité de nos clients évoluent dans un environnement multisites. La solution Yooz permet de s’assurer que chaque écriture comptable est enregistrée au bon endroit, que les circuits de validation sont scrupuleusement respectés, de même que les autorisations de paiement. Il n’y a donc plus de risques de payer une facture non validée et dont le bon à payer n’aurait pas été établi. Le retour sur investissement est évidemment financier, mais, surtout, lié à la sécurisation des factures et des paiements : toute action sur une facture est historisée.

Richard Leblanc, Ingénieur avant-vente & Référent Yooz, Groupe CEGI

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Le saviez-vous ?

  • 53% des entreprises consacrent en moyenne une heure à la validation des factures fournisseurs, contre 12% qui y consacrent plus d’une journée,
  • la majorité des départements financiers et comptables consacrent près de 2 jours par mois à traiter les factures fournisseurs.
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Logiciels de gestion des factures fournisseurs pour les hôtels : service compris !

 

A mesure que les entreprises progressent dans leur transformation digitale et dans la dématérialisation de leurs processus se pose, pour les managers et les dirigeants, un dilemme qu’il faut résoudre : comment à la fois intégrer et gérer au quotidien les technologies sans sacrifier les efforts sur le cœur de métier ? Autrement dit, comment optimiser le temps consacré aux exigences comptables sans empiéter sur le cœur de l’activité, en l’occurrence rester au plus proche des clients ?

C’est d’autant plus crucial dans le secteur de l’hôtellerie et de la restauration, peuplé de nombreuses petites et moyennes entreprises et, pour les plus grosses (les chaînes d’hôtels par exemple, ou les activités décentralisées souvent gérées par des entités juridiques indépendantes). Et lorsque les volumes augmentent, l’arbitrage devient encore plus difficile… A moins, bien sûr, de s’équiper de la bonne solution logicielle de comptabilité pour l'hôtellerie.

La bonne plateforme de traitement des factures fournisseurs apporte plusieurs avantages, tels que la vision en temps réel des engagements de dépenses facturés des fournisseurs, un raccourcissement des temps de clôtures comptables (particulièrement stressantes pour les équipes qui en ont la charge), la vision globale des flux de trésorerie et la disparition des erreurs de caisse. Ainsi qu’une consolidation lorsque de multiples établissements coexistent. Sans oublier la réduction des coûts, talon d’Achille pour des secteurs très éprouvés par la crise sanitaire.

Les logiciels de gestion des factures fournisseurs 

Vous hésitez encore à passer à l'automatisation et à la dématérialisation de vos processus comptables ?

Dans ce webinar replay, nous vous démontrons, grâce à l’expertise et au retour d’expérience de Grant Thornton pourquoi et comment tordre le cou aux idées reçues sur les logiciels de démat' et passer à l'acte !
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