À l’approche de la réforme de la Facturation Electronique, l'intégration d'un système automatisé de comptabilité fournisseurs devient une priorité pour les entreprises, quels que soient leur secteur d'activité et leur taille. Mais, comment être certain de faire le bon choix ?
Pourquoi automatiser la comptabilité fournisseurs ?
L'automatisation des factures fournisseurs présente de nombreux avantages pour l'entreprise, qui peut ainsi éviter certains problèmes courants liés à la gestion manuelle de la comptabilité.
Tout d'abord, les collaborateurs se déchargent des tâches redondantes liées à la saisie de données ou à la vérification des factures, au profit de missions stratégiques à forte valeur ajoutée.
En parallèle, le risque d'erreur diminue fortement : numéro de commande erroné, informations incomplètes sur le fournisseur, mauvaise adresse… Il en va de même pour le risque de perte de documents.
De manière générale, l'automatisation permet de tendre vers le zéro papier. Il en résulte d'importants gains de productivité : les factures sont, par exemple, beaucoup plus simples à retrouver, grâce à un classement efficace et un système de recherche par mot clé. Le suivi des règlements est lui aussi facilité.
10 critères pour choisir un système automatisé de comptabilité fournisseurs
Le choix d'un logiciel de comptes fournisseurs automatisés ne s'improvise pas. En effet, il existe une multitude d'offres sur le marché : c'est pourquoi il est essentiel de prendre le temps de la réflexion pour identifier un outil adapté aux besoins et aux spécificités de l'entreprise. De plus, une solution comptable est un outil stratégique pour l'organisation, qui s'inscrit dans une perspective de long terme. Voici 7 critères à passer en revue pour faire le bon choix.
1) L’accès en mode cloud
Il existe deux grandes catégories de logiciels d'automatisation de la comptabilité fournisseurs : les solutions cloud et « on-premise ».
Si chacune de ces options possède ses propres avantages et inconvénients, le cloud est à privilégier pour sa simplicité de mise en œuvre et d'utilisation. En effet, il permet d'éviter de nombreuses tâches chronophages et fastidieuses : c'est notamment le cas des mises à jour, des changements de version et des migrations, qui sont prises en charge par le prestataire.
À l'inverse, un outil on-premise est hébergé directement sur l’infrastructure informatique de l'entreprise. Ce mode de déploiement nécessite donc des ressources importantes, ainsi que de solides compétences techniques en matière de configuration et de maintenance.
2) L'automatisation des workflows de saisie et de validation
Un bon logiciel de gestion des comptes fournisseurs doit permettre de définir des règles de traitement spécifiques et de configurer les workflows (flux de travail) d'approbation. Ainsi, l'entreprise a l'assurance que ses factures seront approuvées dans les délais et que les paiements seront effectués dans le respect des conditions prévues.
De plus, les fonctionnalités d'automatisation doivent permettre de réduire (voire d'éliminer) la saisie manuelle de données, tout en rationalisant l'approbation des factures et des paiements. De quoi diminuer sensiblement le risque d'erreur et gagner un temps précieux au quotidien.
Enfin, l'outil doit être en mesure d'automatiser le rapprochement des factures fournisseurs, des bons de commande et des bons de réception (« 3-way matching »).
3) La diversité des fonctionnalités
Au-delà de l'automatisation des processus comptables, l'outil retenu doit inclure un large éventail de fonctionnalités, à commencer par l'intégration avec d'autres systèmes : progiciel de gestion intégré (ERP), logiciel de gestion de la relation client (CRM), etc.
Ainsi, l'entreprise bénéficie d'une vue d'ensemble de sa situation et assure la cohérence de ses données dans l’ensemble du système d’information.
Autre élément clé : la capture de documents depuis différents canaux, qu'il s'agisse d'une facture papier, d'un e-mail ou encore d'un portail fournisseur. Ici, des fonctionnalités de numérisation et de reconnaissance optique de caractères (OCR) s'avèrent très utiles.
Enfin, une solution d'automatisation des comptes fournisseurs doit offrir une traçabilité de bout en bout, un archivage sécurisé, des tableaux de bord et des reportings, ou encore des dispositifs de détection des fraudes et des anomalies.
4) Les mécanismes de sécurité
À l’ère du digital, la question de la sécurité des données est sur toutes les lèvres, qu'il s'agisse de la data de l’entreprise ou de celle de ses fournisseurs et autres partenaires commerciaux. Le logiciel choisi doit donc respecter les normes en vigueur en matière de protection et de confidentialité des données, surtout s'il est hébergé sur le cloud.
Mais la sécurité passe également par des mécanismes d’authentification forte, des certifications qui garantissent la qualité du contrôle interne, ainsi que la détection automatique des erreurs liées aux coordonnées bancaires, aux dates ou aux montants.
Sans oublier la détection et la prévention des fraudes, qui permettent à l'entreprise de se prémunir contre les factures et les paiements frauduleux.
5) L’adaptation aux changements réglementaires
Prochainement, la Facture Electronique deviendra obligatoire en France. Ainsi, les entreprises françaises ont tout intérêt à opter pour un logiciel d’automatisation des processus de traitement des factures qui leur permettra, à terme, d’être conformes tout en étant en mesure de gérer également les factures papiers pour les années à venir, pour une transition sans rupture.
6) La réputation de l’éditeur
Au moment de sélectionner un logiciel comptable, mieux vaut opter pour un éditeur expérimenté, établi sur son marché depuis de nombreuses années.
Les références clients d'un prestataire sont un bon indicateur de sa renommée et de la qualité de ses services. Les avis en ligne permettent d'évaluer rapidement le niveau de satisfaction procuré par l'outil.
7) La taille de la base de références clients
Une clientèle nombreuse atteste que l'éditeur est innovant, qu'il propose des solutions complètes qui répondent au mieux aux besoins des entreprises et qu'il apporte une réelle valeur ajoutée à ses clients.
8) La qualité du support client
Un support client disponible et réactif est un véritable atout pour exploiter tout le potentiel du logiciel, et ainsi gérer sereinement tous ses processus de comptabilité fournisseur. L'éditeur doit mettre à disposition des conseillers compétents, à même d'accompagner l'entreprise dans le déploiement et l'utilisation de l'outil.
Des sessions de présentation et de formation régulières sont également très appréciables, car elles permettent aux utilisateurs de comprendre les nouvelles fonctionnalités et de les prendre en main rapidement.
9) L’accessibilité en situation de mobilité.
Une solution d'automatisation du traitement des factures fournisseurs doit être accessible partout et à tout moment, y compris lorsque l'utilisateur est en télétravail ou en déplacement.
Grâce au cloud, il est possible de gérer l'approbation ou le paiement des factures fournisseurs depuis n'importe quel appareil : ordinateur de bureau, smartphone, ordinateur portable, tablette… De quoi garantir une flexibilité totale et une réactivité optimale.
10) Le design et l'ergonomie
Enfin, comme n'importe quel autre logiciel, un outil d'automatisation de la comptabilité fournisseurs doit être pensé pour offrir une expérience utilisateur optimale. La qualité du design et de l'ergonomie va notamment déterminer la facilité d'appropriation du logiciel par les collaborateurs. Un point essentiel pour exploiter toutes ses fonctionnalités.
Le choix d'un système automatisé de comptabilité fournisseurs est une décision critique pour une organisation. D'où l'importance de sélectionner un outil adapté à ses besoins, en s'appuyant sur des critères précis et exigeants. L'entreprise peut ainsi tirer tous les bénéfices de l'automatisation de ses processus procure to pay (P2P), mais aussi se préparer sereinement aux grandes évolutions à venir, notamment la généralisation de la Facture Electronique.
