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La dématérialisation des factures

La gestion des entreprises change de dimension

Les solutions de dématérialisation ont beaucoup évolué au cours de ces dernières années et proposent aujourd’hui des modèles innovants. Les organisations peuvent désormais, quels que soient les volumes de documents traités et la complexité de ses processus, accéder à des fonctionnalités avancées tout en garantissant une extrême simplicité d'accès et de paramétrage.

 
dematerialisation factures

La dématérialisation des factures fournisseurs : un passage obligé pour les entreprises

 

Tout dans leur environnement semble en effet les y pousser, à commencer par l’obligation pour toutes les entreprises de transmettre leurs factures sous format électronique à leurs clients du secteur public via le portail Chorus Pro depuis le 1er janvier 2020. À cela, s’ajoute la multiplication de règles qui nécessitent de plus en plus de produire des documents dont elles puissent garantir l’intégrité du contenu et des informations, ce qui, grâce à l’archivage à valeur probante, est l’un des avantages majeurs des factures dématérialisées.

conformité

Où en sont les experts-comptables ?

 

En première ligne de cette évolution, les experts-comptables : ils peuvent en particulier témoigner des bénéfices de la dématérialisation des factures au sein des cabinets d'expertise comptable : réduction drastique des erreurs, des retards et des litiges (et donc du temps qui leur est consacré), fiabilisation et sécurisation du processus de traitement, renforcement de la transparence et de la traçabilité des échanges, gains de productivité et amélioration du confort de travail des collaborateurs, facilité et rapidité d’accès aux documents, modernisation de l’image du cabinet en interne comme en externe…

Les solutions de dématérialisation des factures permettent une approche de la transformation digitale très pragmatique. Il s'agit d'un moyen d’amorçage pour l’ensemble des directions à travers 3 leviers. 


Tout d’abord, économique. Elles entraînent des gains de temps et une baisse des coûts. Ensuite, un levier d’engagement: les collaborateurs s’enrichissent de tâches à valeur ajoutée. Enfin, c’est une plus grande sécurisation de l’ensemble des processus, de la data et de la conformité.

François Lacas, Directeur des Opérations Adjoint, Yooz.

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Coûts et délais réduits

 

Mais, pour les professions comptables comme pour toutes les entreprises, l’intérêt n°1 reste bien entendu le coût des factures dématérialisées par rapport aux factures papier. On estime ainsi de 9 € à 20 € le coût du traitement manuel d’une facture.
 
À cela, il faut ensuite ajouter son stockage, son archivage et, le cas échéant, sa recherche pour consultation, soit 3,25 € en moyenne en tenant compte des coûts directs (temps passé, surfaces de stockage…) et indirects (pertes, retards occasionnés…).
 
En dématérialisant les factures, on peut réduire ces coûts de plus de 70 %. Mieux encore, on est alors en mesure d’automatiser un certain nombre de tâches et donc d’accroître encore le retour sur investissement. Au final, on peut aller jusqu’à diviser par 20 le cycle de traitement des factures ! 
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Le cabinet Paystream Advisors compare, dans son étude, deux indicateurs de performance des services comptables selon le niveau de maturité de l’entreprise en matière de dématérialisation du processus comptable. Les "innovators" étant les entreprises ayant le plus optimisé leur processus factures en le dématérialisant et en l’automatisant.

Le temps de traitement moyen entre la réception d’une facture et son approbation : il varie de 45 jours pour les "novices" à 5 jours pour les "innovators"!


De plus, selon le même critère de comparaison, le coût de traitement d’une facture, tous supports confondus (papier et électronique), oscille entre 14,12 €, pour les «novices» et 2,22 € pour les  "innovators", "top performers" du processus comptabilité fournisseur.

top performer

Le saviez-vous ?

  • 2 500 € : c’est le coût annuel d’entretien d’une armoire pleine d’archives papier,
  • 7,5 % des documents gérés par une entreprise se perdent,
  • 110 € : c’est le coût moyen de recherche d’un document mal classé,
  • 200 € : c’est le coût de reproduction d’un
    document perdu.
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Le choix déterminant du logiciel

 

Mais pour maximiser ces bénéfices, la question qui se pose alors est de savoir quel logiciel de dématérialisation des factures choisir. Quatre critères doivent entrer en ligne de compte.

 

Le premier est fonctionnel : la solution doit couvrir l’ensemble des besoins, de la capture des documents quel que soit le format dans lequel ils arrivent (papier, PDF, EDI…) jusqu’à leur archivage sécurisé en passant par toutes les étapes du processus comptable, et proposer tout cela nativement, sans module externe ou additionnel.

 

Le deuxième critère est technologique : une solution moderne, ouverte, dans le cloud, permettra, d’une part, d’exploiter le potentiel des nouvelles technologies (IA, Machine Learning…) et, d’autre part, de s’interfacer aisément avec les ERP et les systèmes de gestion et de comptabilité usuels.

 

Le troisième critère est pratique : la solution doit être facile à prendre en main, intuitive, agréable et bénéficier d’un support professionnel et disponible, de manière à être perçue par ses utilisateurs comme un vrai plus pour leur métier au quotidien.

 

Enfin, quatrième et dernier critère, le prix. La tarification de l’éditeur doit être claire, tout compris et ne réserver aucune mauvaise surprise. Là encore, le cloud est souvent le plus intéressant car son modèle par abonnement permet de ne payer que pour ce que l’on utilise vraiment, sans risquer d’être prisonnier d’un contrat à long terme.

Comment réussir son projet de dématérialisation de factures ?

 

Comment s’y prendre pour réussir son projet de dématérialisation de factures et obtenir à coup sûr les bénéfices escomptés ?

 

La priorité est de bien comprendre comment travaillent les métiers qui utiliseront la solution (achats, comptabilité, contrôle de gestion…) et ce qu’ils en attendent. Bien plus qu’une simple transposition de leurs façons de faire dans un logiciel, la dématérialisation des factures doit leur permettre d’en pallier les limites : tâches redondantes, ressaisies chronophages et sources d’erreur, confusions dans les rôles et les responsabilités, risques et lacunes du processus…

 

Concevoir la solution avec les utilisateurs, c’est se donner toutes les chances de leur apporter un outil qui leur conviendra et qu’ils adopteront. Pour autant que l’on ait choisi un logiciel adapté et suffisamment souple, le paramétrage, le déploiement et la prise en main s’en trouvent considérablement facilités, et les premiers résultats concrets sont quasiment immédiats.

 

Quels avantages ?

 

En conclusion, si un mot devait résumer les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises, ce serait la maîtrise. Le processus de gestion des factures, donc des dépenses, est vital pour l’entreprise. Grâce à la dématérialisation, il est placé sous contrôle tant du point de vue des risques associés (fraudes, litiges, non-conformités…) que celui de son coût intrinsèque (productivité…). Ce faisant, il devient la poutre maîtresse d’une gestion rigoureuse et transparente.

 

 

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