La dématérialisation des documents administratifs, comme les factures fournisseurs, est aujourd'hui une priorité pour de nombreuses entreprises, soucieuses d'accélérer leur transition numérique et de se simplifier la vie au quotidien. Mais quels sont les bénéfices concrets de cette démarche ?
Les bénéfices de la dématérialisation des factures fournisseurs
Avec la dématérialisation des documents administratifs, l'entreprise profite d'un contrôle total sur son processus de gestion des factures, ce qui offre de nombreux avantages.
Des gains de productivité conséquents
La dématérialisation des factures se traduit, en premier lieu, par d'importants gains de productivité. En effet, cette solution décharge les collaborateurs d'un ensemble de tâches chronophages et répétitives : saisie, vérification et validation des factures, classement des bons de commandes, paiement, archivage... Sans oublier le traitement des retards et litiges liés aux erreurs humaines.
Par ailleurs, les coûts inhérents au stockage, à la recherche et à la perte des documents papiers sont fortement réduits. Tout au long du processus procure to pay (P2P), les opérations de vérification et de contrôle sont beaucoup plus fluides. De quoi garantir une traçabilité optimale des échanges, de la demande d'achat jusqu'au paiement.
Au final, l'entreprise libère des moyens financiers et humains conséquents, qui peuvent être affectés à des missions à forte valeur ajoutée ou à des projets de transformation ambitieux.
Une visibilité globale sur la situation financière de l'entreprise
Pour s'assurer de sa bonne santé financière au quotidien, l'entreprise doit pouvoir suivre en temps réel sa trésorerie, sa masse salariale ou encore ses encours.
C'est là qu'intervient la dématérialisation des documents administratifs, qui va bien plus loin qu'une simple numérisation des documents. Grâce à l’intelligence artificielle, au deep learning et à la reconnaissance de caractères, le service comptable bénéficie d'informations exploitables dès la réception d'une facture. Mieux encore, ces données sont compatibles avec ses outils de comptabilité, de trésorerie ou de reporting.
Injectées dans le système de gestion sans délai ni erreurs, les informations peuvent être consultées instantanément, ce qui permet d'effectuer des analyses poussées à partir de données parfaitement fiables. Par ailleurs, le service comptabilité gagne un temps précieux qui peut être alloué à l'examen approfondi des chiffres ou à l'accompagnement des directions métiers dans leurs projets.
Une meilleure maîtrise des risques
Aucune organisation n'est immunisée aux risques. Cependant, il est possible de prendre des mesures pour les anticiper et limiter leur impact lorsqu'ils deviennent réalité. La dématérialisation en fait partie, car elle garantit que les données contenues dans les factures sont fiables, sécurisées et traçables.
Ainsi, les risques liés aux litiges avec des fournisseurs et aux retards de paiement sont drastiquement réduits, ce qui évite à l'entreprise des tâches aussi coûteuses que chronophages. En effet, les erreurs inhérentes à la saisie manuelle des factures sont éliminées.
De plus, des dispositifs de contrôle intégrés sont capables d'émettre des alertes automatiques en cas de problème, par exemple si un doublon a été détecté. De par sa rigueur et sa fiabilité, le traitement dématérialisé des factures simplifie également les opérations d'audit et de contrôle, évitant tout litige avec l'administration fiscale.
Un pilotage plus précis de l'activité
La dématérialisation des factures fournisseurs permet à l'entreprise de générer des indicateurs de performance très utiles, qui seraient difficiles à obtenir avec un traitement purement manuel. Par exemple, les managers peuvent suivre en temps réel les encours de factures, les retards de paiement ou encore les factures non parvenues, afin de prendre des décisions rapides.
D'autres ratios, regroupés dans des tableaux de bord, permettent de piloter globalement l'activité de la société : temps et coût de traitement des factures, nombre de litiges, nombre de factures traitées par comptable, temps de traitement des litiges... Des chiffres précieux qui peuvent aider les dirigeants à identifier des pistes d'optimisation et à mettre en place des actions concrètes pour améliorer la performance de la structure.
Une valeur légale facilitée
La dématérialisation est un gage de sécurité et de conformité, qui aide à garantir la valeur juridique des factures. En effet, cet outil répond aux obligations légales inhérentes à la facturation électronique, à commencer par la piste d'audit fiable (PAF).
Cette dernière consiste à reconstituer de façon complète et irréfutable la chronologie du processus de facturation. Or, grâce à la traçabilité des échanges, l’entreprise peut démontrer à l’administration fiscale la réalité économique d'une opération facturée.
La dématérialisation facilite également l’archivage légal à valeur probante, qui permet de préserver l’authenticité de l'origine du document, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité par un être humain.
Enfin, pour garantir l’intégrité des documents et des données numériques, ce type de solution peut intègrer l’horodatage et la signature électronique des factures par un certificat RGS.
Une opportunité de passer à la dématérialisation des documents administratifs
La digitalisation des factures fournisseurs ne manque pas d'atouts pour l'entreprise, mais c'est aussi une porte d'entrée vers une démarche globale de dématérialisation permettant de :
- Numériser les documents administratifs
- Les classer et les organiser
- Les stocker pour les rendre facilement accessibles à tout moment
- Les partager en interne et avec les différentes parties prenantes de la société
- Les archiver
En effet, certaines solutions sont capables de prendre en charge tous types de documents autres que les factures : fiches de paie, déclarations fiscales, avenants, notes de frais, contrats commerciaux, bons de commande...
Quel que soit leur format, les documents numérisés peuvent être indexés par type, par date de création ou par auteur, puis stockés dans un environnement sécurisé, avec des règles de conservation spécifiques. L'accès aux informations est facilité par l'identification automatique et l'indexation full-text des fichiers, mais aussi par des fonctionnalités de recherche avancée.
En définitive, un outil de dématérialisation des documents administratifs permet d'améliorer considérablement la qualité de ces derniers. Les images sont interprétées par des algorithmes dédiés, les documents sont classés de manière optimale, les données sont extraites de manière contextuelle...
De cette façon, les informations peuvent être rigoureusement validées avant d'être exploitées ou transmises vers les applications métiers de l'entreprise.
Comment choisir le bon logiciel de dématérialisation des documents administratifs ?
Pour révéler tout son potentiel, la dématérialisation des documents administratifs doit obligatoirement s'appuyer sur un outil performant. Pour le choisir, il est recommandé de passer en revue quatre critères essentiels.
Le périmètre fonctionnel
Comme tout logiciel, la solution de dématérialisation doit répondre à l'ensemble des besoins de l'organisation. Prise en charge des documents quel que soit leur format (papier, EDI, PDF, etc.), vérification et validation, stockage et classement, archivage sécurisé à valeur probante...
Il faut donc veiller à choisir une solution offrant nativement un éventail de fonctionnalités complet, sans passer par des modules additionnels.
Les technologies utilisées
L'intelligence artificielle et le machine learning jouent un rôle prépondérant dans la dématérialisation des documents administratifs. C'est pourquoi il est important d'opter pour une solution moderne, exploitant tout le potentiel de ces technologies.
De plus, un logiciel ouvert et basé sur le cloud pourra se connecter très facilement avec le progiciel de gestion intégré (ERP) ou le logiciel de gestion électronique des documents (GED) de l'entreprise.
La facilité d'utilisation
Pour qu'un outil soit efficace, encore faut-il qu'il soit massivement adopté par les collaborateurs. D'où l'intérêt de sélectionner une solution intuitive, facile à prendre en main, dont les avantages sont immédiatement perceptibles par les utilisateurs. La présence d'un support technique professionnel et réactif est un autre élément à ne pas négliger.
Le tarif
Bien entendu, le prix est un critère de premier plan pour choisir un logiciel de dématérialisation des documents administratifs. En règle générale, il est préférable d'opter pour une solution cloud avec abonnement mensuel ou annuel. Cela permet d'éviter un investissement initial très lourd, mais aussi de ne payer que pour un certain nombre d'utilisateurs et de fonctionnalités.
Entre la digitalisation des factures fournisseurs et la dématérialisation des documents administratifs dans leur ensemble, il n'y a qu'un pas ! D'où l'intérêt d'adopter une solution complète et performante, permettant de numériser, stocker et archiver tous vos documents dans un seul et même endroit. Tout cela en améliorant considérablement votre processus de gestion des factures au quotidien.
