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Depuis la Directive Européenne 2010/45 de 2010 et sa transposition en droit français fin 2013, la législation sur la facture dématérialisée s'accélère. Les pouvoirs publics considèrent en effet celle-ci comme un outil d’efficacité, de compétitivité, de lutte contre la fraude et de bonne gestion pour les entreprises.
L’État pèse donc de tout son poids pour accélérer la diffusion de la facture électronique. Alors qu’elle était quasi inexistante en 2010, elle devient obligatoire en 2020 pour toute commande publique, quelle que soit la taille de l’entreprise émettrice, et le deviendra pour toutes les transactions entre assujettis à la TVA prochainement.
La dématérialisation des factures est désormais un point de passage obligé. Et même si cela occasionne nécessairement des changements importants, les entreprises doivent surtout y voir une opportunité car les bénéfices sont nombreux.
La dématérialisation des factures : quels bénéfices ?
La dématérialisation des factures représente avant tout un immense gain de commodité dans la gestion au quotidien et les relations avec les fournisseurs. Les échanges et processus comptables sont plus fluides, les informations facilement accessibles, les délais raccourcis, les vérifications du cycle de vie de la facture facilitées.
Cette commodité engendre des gains de productivité auxquels s’ajoutent d’importantes réductions de coûts opérationnels : papier, espace, manutention… En comptabilisant les coûts directs (temps passé, surfaces de stockage…) et indirects (pertes, retards…).
Enfin, dernier avantage, et non le moindre, la mise en place d'un projet de dématérialisation de factures permet de réduire considérablement les risques, que ce soit pour se défendre en cas de litige commercial ou pour faire face aux contrôles de l’administration fiscale.
Dans ce dernier cas, on est à même de produire facilement les pièces attendues, au format et avec les garanties exigées, et d’éviter ainsi la remise en cause de certaines déductions de TVA, les amendes pour facture de complaisance et les pénalités pour opposition au contrôle.
Toutefois, ces bénéfices ne sont possibles que si l’entreprise s’est dotée d’une solution de dématérialisation de factures capable de concilier les deux aspects clés de commodité et de conformité, notamment en matière d’archivage.
Après avoir numérisé leurs factures fournisseurs, les entreprises sont tenues par l’administration fiscale de les conserver 6 ans. De manière générale il est recommandé de conserver les factures fournisseurs, factures clients, contrats, correspondances commerciales pendant 10 ans pour couvrir les durées prévues au code de commerce ainsi que les éventuels contentieux. Pour tenir lieu de preuve, cet archivage « légal » doit satisfaire à un certain nombre d’exigences et d'obligations. Stocker passivement les documents, même sur un support dédié, ne suffit pas : il faut être capable d’assurer leur intégrité durant toute la durée de conservation et d’en permettre la production en cas de besoin.
Les exigences de l’archivage légal à valeur probante
Le système d’archivage doit donc être capable de garantir durablement les caractéristiques qui des factures ayant vocation à être utilisées comme pièces justificatives à l’égard du fisc :
- l’authenticité de l’origine (assurance de l'identité du fournisseur ou de l'émetteur de la facture électronique),
- l’intégrité du contenu (l’intégralité des mentions obligatoires de la facture ne doit pas avoir été modifié),
- et la lisibilité de la facture (la facture doit pouvoir être lue sans difficulté par l'utilisateur et par l'administration, sur papier ou sur écran).
Un simple stockage, même sur un support dédié et sécurisé, ne suffit pas. Il faut impérativement recourir à un Système d’Archivage Electronique (SAE) tel que la norme NF Z42-013 le décrit par exemple. Pour remplir toutes les conditions requises, les solutions d’archivage peuvent être relativement coûteuses. Toutefois, l’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures sous forme papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales mentionne explicitement la possibilité de confier l’archivage à un tiers spécialisé : *
« L’archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet » Art. A102 B-2 II du Livre des procédures fiscales
Enfin, dans tous les cas, le système et le processus d’archivage doivent être détaillés dans une documentation spécifique. Ils seront testés et contrôlés régulièrement pour s’assurer qu’ils permettent toujours de respecter l’ensemble des exigences énoncées plus haut, et pour être mesure, le cas échéant, de le démontrer.
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