La digitalisation des fonctions comptables et financières

Pourquoi digitaliser sa comptabilité ?

De fait, toutes les entités des entreprises sont désormais concernées et doivent digitaliser leur comptabilité à l’aide du logiciel adapté, pour à la fois, adapter leurs processus manuels (pour plus d’agilité, de fluidité, d’efficacité, de simplicité…), améliorer la relation avec les clients (c’est en enjeu de chiffre d’affaires et de marges), dématérialiser (pour gagner en performance et en productivité), et reconcevoir la gestion des ressources humaines (pour développer les compétences numériques).

80 % des DAF anticipent déjà des difficultés qu’ils auront, à attirer et à fidéliser des équipes de collaborateurs compétents, surtout avec des profils digitaux, selon une étude du cabinet de chasseur de têtes Robert Half sur la finance en 2020.

Cette exigence de performance, dans un environnement complexe et incertain, est notamment récurrente pour les directions financières : selon la dernière enquête PWC sur les priorités 2020 des directeurs financiers, elle arrive en tête, depuis 2018, et le restera au cours des trois prochaines années.

Il s’agit, selon l’étude,  » de mettre à disposition des données pertinentes, de qualité et qui ont du sens pour mieux anticiper et faciliter la prise de décision. Les entreprises ont besoin de systèmes ouverts, permettant d’accueillir des données extra-financières, voire externes.  »

Enfin, la transformation digitale des entreprises s’impose comme un levier de création de valeur sans précédent. De nouvelles stratégies emergent, basées sur de nouveaux usages et modèles d’affaire.

La digitalisation des experts comptables

Dans un monde de plus en plus dominé par les données, qu’il faut acquérir le plus vite possible et dont il faut garantir la qualité pour prendre de meilleures décisions, les décideurs financiers et les experts-comptables sont en première ligne, car ils sont au cœur de la maîtrise des données.

Lors des universités d’été 2018 de l’Ordre des experts-comptables de Paris-Île-de-France, Hervé Gbego, expert-comptable et commissaire aux comptes, avait justement rappelé  » en tant qu’expert-comptable, on a ce qu’il faut pour appréhender la donnée, et en tirer profit « . Et lors de l’édition, qui s’est déroulée début septembre 2019, la maîtrise de la donnée a été considérée comme l’avenir de la profession comptable.

Les intervenants à la table-ronde sur ce sujet ont d’ailleurs insisté sur le fait que l’expert-comptable reste  » le seul acteur économique qui détient autant de données statistiques et stratégiques sur une entreprise et son dirigeant. Nous parlons de données financières, mais aussi de données patrimoniales, économiques, sociologiques, technologiques et géographiques « .

La digitalisation des cabinets d’expertise comptable et son cortège de nouvelles technologies constituent donc une opportunité majeure. C’est le cas, en priorité de la dématérialisation, mais également du Big Data, de l’analytique, de la RPA (Robotic Process Automation), sans oublier l’intelligence artificielle et les assistants virtuels. Toutes ces technologies ont un objectif transversal et universel : valoriser les données.

La digitalisation de la profession comptable : quels enjeux ?

Si, dans les entreprises, les données se valorisent, c’est également le statut des professionnels de la finance, en particulier celui des experts-comptables, qui se trouve d’ores et déjà valorisé par la numérisation. De quoi relativiser les prévisions les plus pessimistes sur l’avenir de ce métier, par exemple celle de l’Institut Sapiens, qui pronostique l’extinction du métier de comptable entre 2041 et 2056 en France, victime de l’intelligence artificielle et de la robotisation. Les experts-comptables vont, au contraire, bénéficier d’au moins trois avantages : d’abord, des gains de temps considérables, avec la dématérialisation.

Une étude d’ISG a calculé que l’automatisation des processus diminue le volume de travail de 43 % en moyenne pour les processus order-to-cash (facturation, encaissement, crédit, recouvrement et tarification), de 41 % pour la comptabilité et de 34 % pour les processus de procure-to-pay.

De même, le gain de temps s’observe également pour les clôtures comptables : selon l’Institute of Management Accountants, la moitié des comptables estiment que consacrer moins de temps sur la clôture des comptes pourrait leur permettre de se concentrer sur des tâches plus stratégiques pour leur entreprise. Ensuite, les experts-comptables peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, de conseil et d’accompagnement vis-à-vis de leurs clients internes ou externes. Il faut l’admettre : cabinets d’expertise comptable et transformation digitale est un alliage qui vaut de l’or !

La digitalisation des organisations, une conjoncture indéniable

Enfin, avec la transformation digitale, les professionnels de la finance font évoluer leur positionnement dans les organisations, dans la mesure où ils sont moins perçus comme des fonctions de Back Office et davantage comme des accompagnateurs des métiers. Réussir cette évolution est crucial, dans un monde où la croissance des données reste vertigineuse : selon IDC, la taille globale de la « Data Sphère » mondiale (il s’agit de toutes les données qui sont créées, collectées ou dupliquées à travers le monde) représente 33 zettabytes en 2018, contre moins de 10 en 2012. Elle atteindra 175 Zettabytes en 2025.

La digitalisation de la fonction finance

Les données financières n’échappent pas à cette surproduction de données, notamment parce que les obligations réglementaires incitent à conserver de plus en plus d’informations de plus en plus longtemps (d’où l’importance d’un archivage optimisé), parce que l’ergonomie des outils de Business Intelligence et de visualisation incitent à multiplier les tableaux de bord et parce que la transformation digitale accélère la dématérialisation et les volumes de données numériques. La donnée reste au cœur des processus : la facture dans la dématérialisation, les données structurées pour les modèles prédictifs, les libellés pour la classification de lignes comptables, les références produits dans les ERP…

D’ores et déjà, selon PWC, dans les directions financières les plus performantes, 75 % du temps est consacré à l’analyse des données. Selon une étude de Dresner Advisory Services, parue fin 2019, 40 % des directions financières vont s’équiper en solutions de Big Data en 2020, en particulier pour disposer d’informations en temps réel, s’aligner sur les besoins de pilotage et fiabiliser les données.

Comment digitaliser la fonction finance ?

Afin de réussir leur transformation digitale, les entreprises se doivent de l’entreprendre dans l’ensemble de leurs départements (finance, RH, achats, commercial…). Les entreprises et notamment les directions financières vont donc continuer à investir massivement dans le digital, poussées par les directions générales. Selon IDC, les entreprises européennes vont consacrer, en 2020, 271 milliards de dollars à leur transformation digitale. D’autant que le niveau de maturité des entreprises dans ce domaine, s’il progresse, conserve d’énormes marges de progression : une entreprise sur deux reste au stade de la réflexion ou de l’ambition, selon Gartner. De plus, les Boards des entreprises placent, à 67 %, le digital et la disruption en tête de leurs challenges, devant l’acquisition de compétences, les problèmes réglementaires, la croissance et la profitabilité.

Les deux-tiers des DAF estiment que le succès futur de leur organisation dépend d’un bon alignement avec les technologies. De même, dans son étude sur la finance en 2020, le cabinet de chasseurs de têtes Robert Half révèle que la priorité n° 1 des DAF est de suivre les avancées technologiques, devant le suivi de la réglementation. En 2017, ces priorités étaient inversées : « L’automatisation des processus, la digitalisation des services de l’entreprise, le besoin de limiter les risques et les coûts de gestion, sont des sujets de préoccupation pour tous les professionnels de la finance. »

Pour adresser tous ces enjeux, les décideurs financiers doivent avoir quatre postures; la posture du sprinter, car la transformation digitale exige d’aller toujours plus vite ; celle du marathonien, car il faut tenir le rythme face aux flux de données et aux multiples chantiers ouverts par la transformation digitale, la posture du coach, vis-à-vis des métiers et celle de l’arbitre, pour sécuriser les prises de décision.

Digitaliser la fonction finance n’est en rien une mission impossible. Les technologies sont là pour faciliter et accélérer la transition vers les DAF 4.0 . Par rapport au positionnement historique du décideur financier, il passe d’un statut de fonction support à créateur de valeur et d’une expertise essentiellement technique pour optimiser à un leadership plus affirmé au centre de la chaîne de valeur. Selon l’étude PWC, 25 % des directeurs financiers se muent en leader de transformation digitale grâce à leur position au confluent de toutes les fonctions de l’entreprise.

Quelles nouvelles technologies privilégier pour digitaliser sa comptabilité ?

Outre les quatre postures du décideur financier, celui-ci a cinq autres principales : il pilote de la performance, il innove, reste connecté, communique et crée de la valeur. A chacune de ces missions correspond une panoplie de technologies pour digitaliser la comptabilité.

Le pilotage de la performance des process et de l’organisation s’appuie sur les applications cloud, de plus en plus nombreuses, et, bien sûr, la dématérialisation. Côté innovation, l’intelligence artificielle gagne d’ores et déjà du terrain dans les fonctions finance. Elle est aujourd’hui largement démystifiée : d’après l’Ordre des experts-comptables de Paris Île-de-France, 24 % des cabinets d’expertise comptable utilisent l’intelligence artificielle.

Les exigences collaboratives et de communication passe par des investissements en solutions de Business Intelligence et de Data Vizualisation. Quant à la création de valeur, elle découle d’un agencement intelligent de technologies qui irriguent toute l’organisation.

2019 a déjà été une année intense pour les directions financières. Selon le cabinet de conseil Protiviti, 58 % d’entre elles ont augmenté leurs budgets d’acquisition de solutions de Data Vizualisation, une proportion similaire a accru le recours aux applications financières dans le cloud, 56 % ont davantage investi dans des solutions analytiques et un DAF sur deux dans la RPA. Des investissements d’avenir qui montreront leurs bénéfices dès 2020.