Pourquoi automatiser le rapprochement des factures fournisseurs et des bons de commande ?

Bien qu'indispensable pour identifier d'éventuels écarts de montants ou de quantités, le rapprochement des factures fournisseurs et des bons de commande est une tâche complexe et chronophage pour le service comptable. Heureusement, une solution d'automatisation et de digitalisation comptable peut aider l'entreprise à gagner en productivité, tout en réduisant considérablement les coûts, les erreurs et les délais de paiement.

Qu'est-ce que le rapprochement de factures ?

Le rapprochement de factures consiste, comme son nom l'indique, à rapprocher une facture fournisseur et son bon de commande, dans l'objectif d'identifier d'éventuels écarts. Ce processus permet donc de garantir la correspondance entre ces deux documents clés :

• La facture, envoyée par le fournisseur après expédition de la commande. Elle contient de nombreuses informations comme par exemple le prix unitaire et la quantité des articles livrés, les coûts d'expédition, les taxes et autres frais.
•  Le bon de commande, rempli par le transporteur au moment du dépôt des marchandises. Il doit notamment contenir l'identité de l'expéditeur, mais aussi celle du destinataire et du transporteur, ainsi qu'une description de la marchandise livrée.

Comment rapprocher les factures fournisseurs et les bons de commande ?

Traditionnellement, le rapprochement des factures est effectué manuellement par le service comptable de l'entreprise. Différentes méthodes peuvent être employées.

Le rapprochement de factures à deux facteurs

Cette méthode consiste, en premier lieu, à identifier les numéros de chaque facture et de chaque bon de commande. Pour ne pas être obligé de les passer en revue l'un après l'autre, il est préférable de les étiqueter et de classer les factures par ordre de priorité et d'importance. La tâche est ainsi rendue moins fastidieuse.

La deuxième étape du rapprochement a pour but de faire correspondre le montant inscrit sur la facture avec les articles mentionnés sur le bon de commande. Concrètement, il faut s'assurer que chaque article a bien été comptabilisé et que les quantités indiquées sur la facture ont bien été livrées. 

Si des écarts sont identifiés, adressez-vous à votre fournisseur pour lui faire part du problème. Un avoir peut également être créé pour corriger le montant d'une ou plusieurs factures si une erreur a été détectée.

À l'issue de cette vérification, la facture peut être acceptée ou rejetée. Quant aux articles mentionnés dans la facture, ils peuvent être acceptés sur la base des informations contenues dans les documents de référence (comme le bon de commande) ou dans la facture. Enfin, après l'approbation de la facture, les écritures correspondantes peuvent être enregistrées en comptabilité.

Le rapprochement à trois facteurs

Contrairement au rapprochement à deux facteurs, qui prend seulement en compte les factures et les bons de commande, le rapprochement à trois facteurs exploite les trois documents indispensables du processus de validation des factures :

• Le bon de commande : créé par le service des achats, il est envoyé au fournisseur et sauvegardé dans le système de commandes de l'entreprise sous la forme d'une copie numérisée.
• La réception des marchandises : au moment de la réception des marchandises (que ce soit dans un centre de distribution ou un quai de livraison), la commande est saisie dans le système informatique, ainsi que les informations présentes sur le bordereau d'expédition.
• La facture : le service comptable et le service des achats attestent que la réception des marchandises correspond à la commande effectuée. La facture peut ensuite être transmise au fournisseur pour validation, avant d'être réglée.

Le processus de vérification commence dès que le service comptabilité reçoit une facture fournisseur, dont les informations correspondent au bon de commande auquel l'article se rapporte. La facture fournisseur est ensuite vérifiée par rapport à un reçu d'achat pour s'assurer que les marchandises ont bien été reçues, que la quantité est correcte et que le prix est exact.

Bon à savoir

Si votre fournisseur vous envoie un bon de livraison différent pour chaque facture, il n'est pas obligatoire de faire correspondre chaque bon avec une facture. Toutefois, vous devez vous assurer que tous les détails de la facture correspondent bien à ceux du bon de livraison, afin de les rapprocher. Pour le fournisseur, cela permet d'apporter la preuve que les différentes marchandises ont bel et bien été livrées.

Les limites du rapprochement de factures manuel

La gestion manuelle du rapprochement des factures fournisseurs et des bons de commande peut entraîner des problèmes majeurs, à commencer par des doublons, des retards de paiement ou des fraudes. Au bout du compte, il en résulte souvent une détérioration de la relation avec le fournisseur.

Effectué manuellement par le service comptabilité, le rapprochement à trois facteurs revient à gérer « à la main » des centaines de documents papier qui doivent être numérisés, vérifiés et validés. Cela prend du temps, tout en consommant des ressources humaines et matérielles précieuses, qui pourraient être consacrées à des tâches plus importantes.

Si des écarts sont constatés — qu'il s'agisse du coût d'un article, de la quantité, du montant ou de la date de paiement — et que les informations d'une facture et d'un bon de commande ne correspondent pas, la transaction doit être signalée et une action corrective doit être effectuée. Mais encore faut-il que l'erreur soit repérée par l'équipe comptable, qui a déjà fort à faire.

Avec un rapprochement des factures manuel, le risque d'erreur humaine au cours du processus augmente également. Les fournisseurs recherchent en priorité un cycle d’achat et de paiement fluide et rapide. Ils peuvent donc choisir de faire affaire ailleurs si le paiement et la facturation sont systématiquement incohérents.

Pour éviter ces écueils, les entreprises peuvent utiliser des outils tels que la reconnaissance optique de caractères (OCR), qui facilite la numérisation des documents et leur saisie dans l'ERP ou le logiciel financier. Mais l'ensemble du cycle (de l'achat jusqu'au paiement) peut également bénéficier de l'automatisation du rapprochement des factures fournisseurs et des bons de commande.

Les avantages de l'automatisation du rapprochement de factures

Avec le rapprochement automatique, le service comptable n'est plus dans l'obligation de vérifier la conformité de chaque facture avec son bon de commande associé. Concrètement, il s’agit de supprimer toute intervention humaine dans le processus pour que la facture soit automatiquement mise en paiement. Une approche qui présente de nombreux avantages pour l'entreprise.

Réduire le risque d'erreur et de fraude

Une tâche répétitive et chronophage telle que le rapprochement de factures est mieux exécutée avec une solution automatisée, en particulier lorsque des erreurs peuvent entraîner des problèmes critiques. Pour l'entreprise, l'automatisation permet donc de réduire les risques, de détecter plus efficacement les erreurs et de synchroniser en temps réel les documents financiers.

En plus de protéger la société contre les doublons, les inexactitudes et les erreurs de paiement, l'utilisation conjointe de l'automatisation et du rapprochement à trois facteurs permet de diminuer la probabilité de payer des factures frauduleuses.

Sécuriser l'ensemble du processus de commande

L'automatisation du rapprochement des factures fournisseurs présente un autre avantage majeur : l'entreprise a l'assurance que son cycle achat-paiement est correct à 100 %. En effet, le paiement n'est traité que lorsque les factures sont associées à un bon de commande, mais aussi à une confirmation de livraison des marchandises.

Par conséquent, la société s'assure non seulement qu'elle a bien reçu ce qu'elle a payé, mais aussi qu'elle sécurise l'ensemble du processus de commande, de l'achat au paiement — autrement dit, du moment où une commande est passée jusqu'à la réception de la facture et au traitement du paiement.

La conformité, la visibilité et le contrôle sont des éléments essentiels dans la fonction financière. C'est précisément ce qu'apporte le rapprochement à trois facteurs, surtout lorsqu'il est automatisé, en plus d'être un véritable filet de sécurité en cas de problème.

Diminuer drastiquement les coûts

Grâce à l'automatisation du rapprochement des factures fournisseurs et des bons de commande, le service comptable peut réduire le temps et le coût de traitement des factures et des paiements d'environ 80 % par rapport à un processus manuel. Il peut ainsi prouver au reste de l'entreprise que l'ensemble de son cycle purchase-to-pay est sûr, précis et efficace.

Associé à un logiciel de comptabilité fournisseur, le rapprochement automatisé peut ainsi entraîner des réductions de coûts significatives, grâce notamment à un traitement plus rapide des factures et à une forte diminution du risque d'erreur.

Gagner du temps

Comme dit précédemment, l'automatisation permet au service comptabilité de passer moins de temps à effectuer des tâches fastidieuses comme le rapprochement des factures. Ces ressources humaines précieuses peuvent ainsi être consacrées à des missions à forte valeur ajoutée.

En outre, cette technologie se synchronise avec la plupart des systèmes ERP et logiciels de comptabilité, permettant une gestion encore plus rapide et fluide du processus de commande.

Améliorer les relations fournisseurs

Dernier atout de l'automatisation, et pas des moindres : une nette amélioration des relations client-fournisseur. En effet, un rapprochement de factures rapide et fluide permet de mettre en place un processus plus transparent, sans faille ni erreur, qui sera fortement apprécié par les fournisseurs.

Réalisé manuellement, le rapprochement des factures fournisseurs et des bons de commande est une opération complexe, à la fois source d'erreurs et de pertes de temps. L'automatisation permet heureusement de répondre à ces problématiques en améliorant l'efficacité, la fiabilité et la sécurité de ce processus de A à Z.