Le métier de comptable est-il un métier à risque ? Ceux qui ne le pensent pas et estiment que c’est, au contraire, un métier où tout est tellement réglementé qu’il ne peut rien arriver à ceux qui l’exercent, devraient y regarder à deux fois. Car le processus de saisie des factures, s’il repose sur du papier et trop de tâches manuelles, est loin d’être un long fleuve tranquille ! En effet, chaque étape du processus est semée d’embûches. Revenons sur ces étapes et sur l'importance de l’automatisation de leur tenue de comptes.
Le traitement manuel des factures : le parcours du combattant
Dès la réception des factures, les difficultés peuvent surgir, par exemple des pertes de documents, des erreurs d’attribution d’interlocuteurs ou des éléments manquants. Ensuite, la phase de vérification des informations, pour s’assurer de la conformité de la facture à la réglementation, comporte le risque de laisser passer des factures qui seraient erronées ou incomplètes. Même si l’expert-comptable reste très concentré, les tâches répétitives finissent par relâcher l’attention de celui qui les exécute. Il en est de même pour attribuer les bonnes factures au bon client : une erreur est si vite arrivée !
La saisie des écritures dans un logiciel comptable, phase cruciale qui conditionne la qualité de l’ensemble du processus, constitue une zone de danger, car les erreurs de saisie, de répartition des montants, de consolidation de TVA ou de classement dans la bonne case du plan comptable peuvent se cumuler et ne sont détectables qu’a posteriori, le plus souvent lorsqu’il est trop tard.
Puis, il faut stocker les factures papier, le plus souvent dans des armoires : hélas, le temps de recherche d’un document s’allonge fortement en fonction du nombre de documents stockés. Quant au traitement des litiges, c’est là aussi un domaine à risque et de perte de temps, même si les informations sont bien classées et accessibles facilement en cherchant dans la bonne armoire où sont stockées les factures.
Dématérialisation et automatisation, réductrices d’incertitude
On le voit, outre le fait que la gestion manuelle des factures est probablement la tâche la plus fastidieuse pour les collaborateurs d’un cabinet d’expertise comptable, c’est celle qui comporte le plus de risques d’erreurs aux conséquences qui finissent par coûter très cher, si elles ne sont pas anticipées.
Le mieux est, évidemment, d’éviter les multiples chausse-trapes qui parsèment le processus de gestion des factures papier. Comment ? Par la dématérialisation et l’automatisation, en particulier de la saisie des factures qui, rappelons-le, occupe en moyenne 30 % du temps de travail d’un comptable.
Heureusement, les multiples bénéfices de l'automatisation de la tenue de comptes sont largement documentés, reconnus et plébiscités par les entreprises et les cabinets d’expertise comptable. Elles combinent sécurité (génératrice de confiance…), intégrité des données (finies les erreurs…), rapidité de traitement des factures (l’ordinateur va plus vite que l’humain…), facilité d’archivage (adieu les armoires…), fluidité des workflows (la collaboration devient réalité…). Sans oublier la tranquillité d’esprit des comptables, et de leurs clients !
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Les étapes du traitement manuel des factures et avantages de la dématérialisation
| Étapes du Traitement Manuel des Factures | Difficultés/Risques | Avantages de l'Automatisation |
| Réception des factures | Pertes de documents, erreurs d’attribution, éléments manquants | Réduction des pertes de documents, meilleure attribution et suivi |
| Vérification des informations | Risque de laisser passer des factures erronées ou incomplètes, fatigue due aux tâches répétitives | Conformité automatique des factures, réduction des erreurs humaines |
| Saisie des écritures dans le logiciel | Erreurs de saisie, répartition des montants, consolidation de TVA, classement incorrect dans le plan comptable | Saisie automatique et correcte des écritures, meilleure répartition et consolidation des montants, classement précis |
| Stockage des factures papier | Temps de recherche allongé en fonction du nombre de documents stockés | Archivage numérique facile et rapide, accès instantané aux documents |
| Traitement des litiges | Perte de temps, difficulté à accéder aux informations nécessaires | Résolution rapide des litiges grâce à l'accès instantané aux informations |
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