Chaque jour, les directions financières jonglent entre les tableaux de bord, les indicateurs de performance et les écarts budgétaires. Et pourtant, nombre d'entre elles n'exploitent pas encore le plein potentiel de l'automatisation pour simplifier, accélérer et fiabiliser le reporting financier. De quoi s'agit-il ? Quels sont les avantages de cette démarche ? Comment la mettre en œuvre ? C'est ce que nous vous invitons à découvrir.
Qu'est-ce que le reporting financier ?
Le reporting financier est un dispositif visant à collecter, analyser et partager les données financières d'une organisation. Il est généralement présenté sous forme de tableaux de bord ou de graphiques, permettant de suivre les objectifs et les états financiers de l'entreprise sur une période donnée.
Ainsi, un bon reporting doit faire coïncider les indicateurs clés de performance et les données comptables pour maximiser l'efficacité du pilotage financier.
À quoi sert le reporting financier ?
En fonction de l'organisation ou de la business unit concernée, chaque reporting financier poursuit des objectifs spécifiques, qui peuvent être liés au pilotage interne de l'entreprise ou à la communication externe avec les partenaires ou les investisseurs. Néanmoins, tous les reportings possèdent des caractéristiques communes et s’appuient sur des outils de collecte, de conception et de diffusion spécifiques.
Appuyer la prise de décision
Des données synthétiques, fiables et pertinentes sont indispensables pour évaluer l'état de santé d'une organisation. À la fois outil d'information et d'analyse, le reporting financier est une aide précieuse à la réflexion et à la prise de décision. Très utile pour les dirigeants, il peut aussi être décliné par service ou par business unit : chaque manager peut ainsi piloter finement son activité et son équipe au quotidien.
Communiquer sur la situation financière de l'organisation
Le reporting est également un excellent moyen pour communiquer périodiquement les données financières clés de l'entreprise. Qu'elles soient adressées aux dirigeants, aux managers ou aux salariés, ces informations standardisées et fiables garantissent une parfaite compréhension des enjeux du moment, mais aussi une meilleure cohésion au sein de la structure. L'organisation peut aussi s'appuyer sur le reporting pour échanger avec ses investisseurs, par exemple dans le cadre d'une levée de fonds.
Animer le processus budgétaire au quotidien
Enfin, le reporting financier permet de vérifier l’accomplissement des objectifs définis dans le cadre du processus budgétaire. Grâce aux KPI (Key Performance Indicators) retenus, représentés sous forme de graphiques ou de tableaux, l'entreprise peut faire le point régulièrement sur son budget et identifier instantanément d'éventuels écarts.
Comment exploiter tout le potentiel du reporting financier ?
La mise en place d'un reporting financier demande du temps et des ressources non négligeables. D'où l'importance d'adopter une méthodologie efficace pour mener à bien ce projet et en tirer de véritables bénéfices.
Choisir les bons indicateurs clés de performance
Le choix d’indicateurs de qualité est le socle d'un rapport financier réussi.
Un bon KPI doit servir les dirigeants et les managers en répondant à un besoin concret de pilotage de l’activité, de la trésorerie, des ventes, des coûts... Ainsi, les responsables sur le terrain doivent être impliqués dans le choix des ratios, car ils connaissent mieux que personne les facteurs essentiels qui influent sur leur business et leur performance. D'ailleurs, ces indicateurs sont généralement issus des objectifs définis dans le cadre du processus budgétaire, conjointement avec la direction générale.
Les contrôleurs de gestion jouent également un rôle crucial dans le choix des KPI. Ils apportent, en premier lieu, la méthodologie nécessaire pour les mettre en œuvre et les calculer. Ils sont aussi garants de la disponibilité et de la fiabilité du reporting. Ainsi, un indicateur (même s'il a été proposé par un dirigeant) peut être exclu s'il se base sur des données inexistantes ou peu fiables.
D'autres profils peuvent être impliqués dans le choix des KPI, comme les clients de l'entreprise. Dans tous les cas, il est essentiel de tenir compte des besoins des personnes qui utiliseront réellement le reporting.
Adapter le reporting aux différents services de l'entreprise
Le reporting financier contient des informations "macros" permettant de piloter la performance globale de l'organisation. Mais il doit aussi être décliné en rapports spécifiques, dédiés aux différents services ou business units. Chaque manager dispose ainsi d'un suivi financier adapté à ses enjeux et à ses besoins spécifiques, ce qui ne fait qu'accroître la pertinence et l'efficacité du reporting.
Rendre le reporting plus attrayant
Les collaborateurs du service finance sont accoutumés à jongler avec les chiffres, les tableaux et les graphiques dans le cadre de leur métier. Mais ce n'est pas forcément le cas des dirigeants et des managers : d'où l'importance de soigner le reporting au niveau visuel, afin de le rendre accrocheur et agréable à lire.
L'objectif est de faciliter la vie des lecteurs en allant à l'essentiel : les KPI les plus importants doivent ressortir clairement et les résultats doivent être mis en valeur par des graphiques adaptés. Attention, toutefois, à ne pas surcharger le rapport avec un trop-plein de couleurs et de représentations : l'information doit rester synthétique et lisible.
Optimiser la diffusion du reporting
Posséder des indicateurs et des tableaux de bord bien définis, fiables et simples à actualiser est un bon début. Toutefois, il ne faut pas négliger l'importance de la diffusion du reporting, qui doit être rendu accessible à la bonne personne, au bon moment.
En effet, un rapport ne doit pas nécessairement contenir les mêmes informations selon qu'il s'adresse :
- À la direction générale
- Aux actionnaires
- Aux managers des différents services
- Au CODIR ou au COMEX
- Aux salariés de l'entreprise
D'ailleurs, certains KPI peuvent être réservés à un public restreint pour des raisons de confidentialité. Il est important d'anticiper ce point pour mettre en place une politique de diffusion efficace et éviter les impairs.
Enfin, l'organisation doit tenir compte de la périodicité des indicateurs financiers pour diffuser son reporting. Les ratios purement comptables sont généralement calculés à la fin du mois, mais ce n'est pas le cas de certaines données relatives à la facturation, à la production ou aux ventes, par exemple. Ainsi, la pertinence d'un reporting quotidien, hebdomadaire ou mensuel dépend de l'activité de l'entreprise et de ses spécificités.
Quels sont les outils du reporting financier ?
Une bonne méthodologie ne suffit pas pour construire un reporting financier efficace : il est essentiel de s'appuyer sur des outils performants afin de faciliter sa mise en œuvre et d'exploiter tout son potentiel.
Les bases de données qui alimentent les rapports constituent la colonne vertébrale de ce processus. En effet, pour calculer des indicateurs et des ratios, les tableaux de bord peuvent utiliser différentes sources de data, qui doivent être fiables et accessibles pour garantir un suivi financier pertinent.
Ici, le traitement des données "à la main" sur Excel atteint rapidement ses limites... C'est pourquoi les entreprises utilisent de plus en plus des outils de Business Intelligence, conçus pour faciliter la collecte, le traitement et l'analyse de la data, tout en réduisant drastiquement le risque d'erreur.
De nombreux logiciels métiers (solutions de dématérialisation des factures fournisseurs, par exemple) proposent également des reportings intégrés pour simplifier la vie de leurs utilisateurs.
Ainsi, il est possible de centraliser toute l’activité de l'entreprise sur une seule plateforme, permettant de suivre les factures et leurs échéances, de consulter l’état des finances ou encore d'accéder à l'ensemble des flux financiers.
Tout cela avec des fonctionnalités d'automatisation puissantes, qui facilitent encore plus le processus.
Qu’est-ce que l’automatisation du reporting financier ?
Nous l'avons vu, le reporting financier fait partie des outils incontournables pour piloter la performance d’une entreprise dans des conditions optimales. Toutefois, dans un environnement en constante mutation, il devient de plus en plus complexe d'actualiser régulièrement les données contenues dans un rapport, afin de leur apporter du sens et de les transformer en opportunités d’action.
L'automatisation du reporting financier permet de relever (ne serait-ce que partiellement) ce défi. En effet, cette démarche permet à l'entreprise de se décharger de nombreuses missions chronophages et peu valorisantes, en les confiant à un logiciel dédié. Un outil pour centraliser, traiter et analyser toutes les données clés de l'organisation, tout en facilitant la diffusion des rapports auprès des collaborateurs et des autres parties prenantes.
Avec un logiciel d’automatisation, les tableaux Excel surchargés, propices aux erreurs de saisie et d'interprétation, ne sont plus qu'un lointain souvenir.
Pourquoi automatiser le reporting financier ?
L'automatisation du reporting financier présente de nombreux avantages pour les organisations.
Un véritable gain de temps
Mesurer la performance financière d’une entreprise nécessite du temps. D'où l'intérêt de ne pas consacrer trop d'énergie et de ressources à la construction des tableaux de bord, mais aussi à leur mise à jour et à leur analyse. L'automatisation permet justement d'éviter ces écueils.
En effet, les logiciels de Business Intelligence proposent notamment des modèles de restitution des données prêts à l'emploi, ainsi que des options de personnalisation simples et accessibles. Ainsi, le directeur financier (DAF) consacre beaucoup moins de temps à la conception du reporting. En comparaison, une approche manuelle (avec un tableur comme Excel ou Google Sheets) est beaucoup plus laborieuse, puisque les analyses doivent être construites à partir de zéro.
Automatiser, c'est aussi réduire drastiquement les manipulations de données liées à l'extraction ou à l'actualisation, qui sont une importante source d'erreur. La data est extraite automatiquement et l'information financière est structurée dès son intégration dans l'outil. Par conséquent, il est beaucoup plus simple et rapide d'actualiser les données lors des mises à jour périodiques du reporting financier.
Enfin, l'automatisation permet de calculer automatiquement les indicateurs de performance, sans aucune intervention manuelle. Ce type de solution inclut nativement la plupart des KPI financiers les plus utilisés, ce qui constitue un gain de temps supplémentaire. Bien entendu, il reste possible de créer des ratios personnalisés, adaptés aux spécificités de l'entreprise ou de ses business units.
Une diminution des tâches à faible valeur ajoutée
Le gain de temps apporté par l'automatisation du reporting se traduit également par la disparition de certaines tâches manuelles redondantes, qui présentent souvent une faible valeur ajoutée. En automatisant ces missions, l'entreprise peut améliorer son organisation, mieux utiliser ses compétences en interne et optimiser le management de ses collaborateurs.
Mais le reporting financier automatisé est aussi un excellent moyen pour soulager les membres du service finance et améliorer leurs conditions de travail au quotidien. En effet, le temps libéré permet à ces collaborateurs de se focaliser sur des missions plus stratégiques, tout en redonnant de l'intérêt aux tâches liées au reporting financier.
Enfin, plutôt que de consacrer tout leur temps à créer et à actualiser des tableaux de bord, les collaborateurs peuvent réellement exploiter les données de l'entreprise et en tirer des analyses poussées. L'automatisation contribue ainsi à de meilleures prises de décision, sur le plan stratégique comme sur le plan opérationnel.
Un reporting plus fiable
La qualité de l'analyse des données dépend directement de la qualité de ces dernières. Or, l'automatisation a un impact non négligeable sur la fiabilité des informations détenues par l'entreprise.
En premier lieu, parce qu'elle simplifie l’extraction et la structuration de la data provenant de sources multiples. Collectées et traitées automatiquement, les données sont ensuite croisées pour générer des indicateurs financiers enrichis et particulièrement fiables.
De plus, les modalités de calcul de chaque KPI peuvent être paramétrées avec précision. La traçabilité est totale : il est possible de consulter, dans le détail, toutes les données qui entrent dans le calcul d'un ratio. Contrairement à une approche manuelle, l'automatisation évite également tout risque de suppression accidentelle d'une information clé, susceptible de fausser les indicateurs.
Cette fiabilité accrue a une autre conséquence bénéfique pour l'entreprise : la diminution drastique des opérations de contrôle. En comparaison, un reporting financier conçu et mis à jour manuellement requiert de nombreuses vérifications, car le risque d'erreur est beaucoup plus élevé.
Avec un logiciel d’automatisation du processus P2P incluant un outil de reporting financier, l'entreprise peut gagner un temps précieux au quotidien, diminuer le risque d'erreur et se focaliser sur des missions d'analyse complexes. De l'extraction des données à la génération des tableaux de bord, cette solution permet d'automatiser de nombreuses tâches chronophages et rébarbatives, simplifiant la vie de l'organisation au quotidien.
