Dans un environnement toujours plus concurrentiel, l’efficacité opérationnelle s’impose à tous les niveaux de l'entreprise, et la fonction achat ne fait pas exception… Toutefois, il existe un moyen d'optimiser le système de gestion des achats et la comptabilité fournisseur pour une performance accrue : l'automatisation du processus procure-to-pay.
Définition du procure-to-pay
Le terme procure-to-pay (P2P), également appelé purchase-to-pay, désigne un flux d’activités qui s’étend de la recherche de produits jusqu’au paiement, dans le cadre d'une relation entreprise-fournisseur. Il inclut notamment :
- L'identification des besoins
- Les demandes d'achat auprès des fournisseurs
- La gestion des bons de commande.
- La réception des marchandises.
- Le traitement et le paiement des factures associées
- La mise à jour des comptes fournisseurs
Les grandes étapes du processus procure-to-pay
Il est possible de diviser le processus P2P en 3 étapes, basées sur les grands cycles du procure-to-pay : demande, approvisionnement et paiement.
1) La demande d'achat
Le processus d'achat commence par la planification des biens ou services nécessaires, en déterminant quoi acheter, en quelle quantité et à quel prix. C'est la fonction achat qui est chargée de mener cette réflexion, en tenant compte du budget de l'entreprise.
Une fois que le besoin a été identifié, la société doit choisir un fournisseur adapté. Deux cas de figure sont possibles :
- Si l'entreprise a déjà travaillé avec le fournisseur en question, elle peut passer directement à la demande d'achat.
- S'il s'agit d'un besoin émergent, le service des achats doit dresser une liste de fournisseurs potentiels.
S'ensuit une phase de négociation, durant laquelle la société demande aux fournisseurs sélectionnés de lui soumettre un devis indiquant le prix, les conditions de livraison, les éventuelles remises et toute autre information utile à la prise de décision.
Une fois le fournisseur retenu, le service des achats conçoit un formulaire de demande contenant différentes informations comme la description de la commande, les instructions de livraison et le devis signé.
2) L’approvisionnement
Après l'envoi du formulaire de demande d’achat, le processus d'approvisionnement se poursuit par l'envoi d'un bon de commande. Ce document est essentiel pour contrôler l’achat de produits ou services auprès du fournisseur.
En effet, sa validation signifie que le fournisseur s'engage à livrer la commande en respectant les conditions énoncées et qu'il accepte les conditions générales de vente de l’entreprise. Dans le même temps, l'acheteur s'engage à retirer ladite commande.
Le fournisseur se charge de préparer et d'acheminer la marchandise auprès du client, qui doit alors établir un bon de réception. Ce document permet de vérifier que les produits ou services réceptionnés correspondent bien à la commande.
Pour ce faire, le bon de réception est comparé avec le bon de commande afin de mettre en lumière des différences éventuelles. Si la correspondance n'est pas avérée, ou si des marchandises sont endommagées ou manquantes, l'entreprise doit effectuer une réclamation auprès du fournisseur.
Avant de valider la commande, le client doit notamment s'assurer que :
- Les produits réceptionnés sont utilisables
- La quantité demandée a bien été livrée
- Les produits répondent aux spécifications demandées
- Le prix correspond à celui indiqué sur le bon de commande
3) Le paiement
Après la vérification des produits ou services livrés, le fournisseur peut éditer une facture qui sera ensuite envoyée à l'acheteur. Cette étape est primordiale : non seulement la facture doit être envoyée dans les délais prévus, mais elle doit aussi être conforme à la commande et contenir toutes les mentions obligatoires.
S'ensuit une phase de traitement des factures fournisseurs, constituée d'un ensemble de tâches répétitives et chronophages : vérification des documents, enregistrement comptable, planification des versements, archivage… Sans oublier la mise à jour du compte fournisseur.
Tout au long du processus P2P, l'entreprise doit donc faire preuve d'une grande vigilance pour garantir la performance de son système de gestion des achats. Heureusement, l'utilisation d'une solution procure-to-pay permet d'automatiser la plupart des traitements manuels, avec de nombreux bénéfices à la clé.
Les avantages de l'automatisation du processus purchase-to-pay
En automatisant les tâches manuelles liées au système de gestion des achats, l’entreprise gagne un temps précieux, réalise des économies et sécurise ses processus.
Gain de temps
L'automatisation du processus d'achat et d'approvisionnement permet de décharger les équipes de certaines tâches manuelles comme le classement, la saisie des données, l'impression ou la numérisation. Toutes les pièces comptables sont centralisées et traitées en quelques clics grâce à une solution de collecte. Les feuilles et les e-mails qui s’entassent ne sont plus qu'un mauvais souvenir.
Grâce à la facturation électronique, l'approbation des factures est beaucoup plus rapide, car les collaborateurs n'ont plus à courir après les différents signataires. Ainsi, la plupart d'entre elles sont payées sur la base de conditions déjà connues : la fonction achat n'a plus qu'à gérer les documents comportant des exceptions.
Enfin, en libérant les collaborateurs des tâches les plus chronophages, l'optimisation du workflow leur permet de se focaliser sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, les responsables achats gagnent un temps précieux qu'ils peuvent consacrer à l'élaboration de leur politique d'achat ou de leur stratégie de sourcing fournisseurs.
Réduction des dépenses
Avec l'automatisation du processus procure-to-pay, les dirigeants bénéficient d'une meilleure compréhension des performances de l'entreprise. En effet, elle permet de maîtriser les achats avec des dépenses approuvées au préalable, catégorie par catégorie, auprès de fournisseurs fiables.
Un logiciel de gestion des achats donne accès à de nombreuses informations sur la qualité des fournisseurs, mais aussi des statistiques pour mieux maîtriser les paiements anticipés et les frais de retard. Des détails importants pour mettre en place des stratégies pertinentes en matière de dépenses, négocier les meilleurs prix et éviter que les fournisseurs ne surfacturent leurs produits ou services.
Par ailleurs, l'optimisation du processus P2P est synonyme de rentabilité pour l'entreprise. Par exemple, la diminution du risque d'erreur de saisie diminue le coût de traitement des factures. L'accélération des opérations peut aussi diminuer les dépenses de la société, car elle est plus susceptible de bénéficier d'escomptes pour paiement anticipé.
Diminution du risque d’erreur
Un système de gestion des achats entièrement manuel engendre un risque d'erreur important :
- Paiement d'un montant incorrect
- Duplication de facture
- Erreur de saisie
- Paiement à la mauvaise date
Au-delà des économies de temps et d'argent réalisées, l'automatisation du processus procure-to-pay permet à l'entreprise de se prémunir contre ces risques, grâce à une approche entièrement dématérialisée de la facturation. En effet, de la réception de la facture fournisseur jusqu’à sa comptabilisation, les traitements manuels sont réduits au strict minimum.
Meilleure visibilité
Avec une solution P2P, l'entreprise bénéficie d'une interface personnalisée pour la gestion des achats et des factures fournisseurs, ce qui facilite considérablement les échanges et le traitement des commandes.
En outre, l'automatisation offre une meilleure visibilité sur les dépenses de la société. Elle peut donc suivre ses flux physiques et informationnels, tout en analysant ses performances en temps réel, ce qui facilite la prise de décisions stratégiques.
Amélioration de la relation fournisseur
Enfin, un outil procure-to-pay permet à l'entreprise d'entretenir des relations de confiance avec ses fournisseurs. Un lien privilégié qui s'explique par la diminution du nombre d'erreurs, le raccourcissement des délais de paiement, mais aussi une meilleure communication tout au long du processus.
6 étapes pour déployer une solution procure-to-pay
Le déploiement d'un logiciel procure-to-pay est un projet complexe qu'il ne faut pas prendre à la légère. Voici 6 étapes clés à suivre pour garantir son succès.
1) Faites le point sur la situation
Avant de mettre en place un système de gestion des achats automatisé, il est essentiel de lister les processus existants, et ce à différents niveaux :
- La recherche de produits
- La demande d'achat
- La gestion des bons de commande
- La réception des marchandises
- Le traitement des documents
- Le paiement des factures
Ensuite, il est nécessaire d'estimer les coûts, les erreurs et les pertes de productivité générés par les processus actuels, tout en mesurant leur impact sur l'entreprise. Cela permet d'identifier des points faibles à améliorer grâce à l'automatisation.
2) Déterminez vos objectifs
Après avoir analysé la situation actuelle, les bénéfices attendus de la solution P2P doivent être clairement définis. Il faut donc fixer des objectifs concrets en matière de réduction des coûts de fonctionnement, de diminution des risques ou d'amélioration des relations avec les fournisseurs.
En outre, des indicateurs clés de performance (KPI) peuvent être définis pour chaque objectif, afin de mesurer précisément l'impact de l'automatisation du processus procure-to-pay.
3) Listez les fonctionnalités de la solution P2P
L'outil retenu doit être assez polyvalent pour répondre aux besoins de vos activités clés. Toutefois, attention à l'excès de personnalisation et de paramétrage, qui se transformera vite en contrainte pour l'entreprise.
Dans tous les cas, un logiciel procure-to-pay doit contenir un certain nombre de fonctionnalités de base :
- Suivi et gestion du référentiel fournisseur
- Constitution et actualisation de catalogue
- Gestion des contrats d'achats et des contrats-cadres
- Archivage électronique des documents dans le respect de la piste d'audit fiable
- Création et validation des demandes d'achat, des bons de commande, des factures ou des bons de réception
- Reportings financiers pour mieux contrôler le budget, les dossiers des fournisseurs ou les engagements d'achat
4) Créez un cahier des charges
Après avoir défini les fonctionnalités prioritaires, il est temps de rédiger un cahier des charges, dont les objectifs sont multiples :
- Décrire les besoins et la stratégie d'automatisation du système de gestion des achats
- Mettre en forme le plan d'implémentation du logiciel
- Préciser le périmètre fonctionnel de la solution
- Définir les nouveaux processus
- Estimer le budget alloué au déploiement de la solution P2P
- Énoncer des objectifs précis et mesurables pour le suivi de la performance
5) Impliquez les équipes et les fournisseurs
Une solution d'automatisation du processus procure-to-pay doit apporter de la valeur aux collaborateurs de l'entreprise, mais aussi à ses fournisseurs. En effet, bien plus qu'un outil de négociation de prix, elle permet de fluidifier les relations avec les partenaires.
Il faut donc impliquer les différentes parties prenantes dans le processus d'implémentation, en partageant et en expliquant les objectifs du projet, mais aussi les avantages pour chacun des acteurs.
6) Prévoyez un plan de conduite du changement
L'intégration d'un nouveau logiciel P2P aura des répercussions plus ou moins grandes selon :
- La taille de l'entreprise
- Le nombre et la fréquence des demandes d'achat
- La quantité de fournisseurs
- La complexité des relations avec ces derniers
Néanmoins, il peut être judicieux (et même indispensable dans certaines structures) de mettre en place un plan de conduite du changement, mené par un responsable dédié. Ce dernier est le garant de l'implémentation de l'outil auprès de l'ensemble des équipes.
En effet, l'automatisation du processus purchase-to-pay ne concerne pas seulement les fonctions achat et comptabilité, bien qu'elles soient en première ligne. Pour améliorer globalement la productivité, tous les métiers doivent être impliqués et des feedbacks doivent être récoltés régulièrement. En outre, il faut que chaque collaborateur soit conscient des bénéfices de la solution.
Mais la conduite du changement doit aussi être étendue aux partenaires externes. D'où l'intérêt d'accompagner les fournisseurs dans l'adoption des nouveaux outils et méthodes issus de l'automatisation de la comptabilité.
Les bénéfices de l'automatisation du processus procure-to-pay sont indéniables, car elle répond à plusieurs enjeux majeurs pour les organisations, tels que la hausse de la productivité ou la diminution des coûts. Cependant, cette transition vers la digitalisation du système de gestion des achats ne peut pas être opérée sans une préparation minutieuse et un effort d'accompagnement au changement, sans oublier l'utilisation d'un logiciel P2P adapté.
